+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

5 способов проследить за своим бухгалтером

Содержание

Как контролировать бухгалтера?

5 способов проследить за своим бухгалтером

Не секрет, что мало кто из руководителей и собственников бизнеса разбираются в бухгалтерии. Обычная ситуация, когда бухгалтеры пользуются этим и, выстраивая доверительные отношения с директором, воруют. Или же просто по своей халатности или лени подсаживают компанию на лишние расходы. Причем зачастую воруют и бухгалтеры-друзья, и бухгалтеры-родственники!

Для подавляющего большинства руководителей бухучет – это темный лес, и контроль кажется запредельно сложной задачей. На самом деле это не так. Контролировать бухгалтерию можно и обязательно нужно. Вот несколько простых правил, которые уберегут вас от потерь, а бухгалтеров – от соблазна.

1. Контролируйте деньги компании

Чтобы контролировать расчетный счет, необходимо усложнить процедуру перевода денег. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи руководителя.

Это один из самых простых способов увода денег. Например, введите систему двух ключей: один ключ бухгалтера, второй – руководителя.

Бухгалтер создает платеж, подписывает своим ключом, но без подписи ключом руководителя деньги никуда не уйдут.

Даже когда платежей много, нельзя подписывать платежки списком. Обязательно открывайте каждую платежку и проверяйте, куда и за что платите деньги! Да, проверка займет немного вашего драгоценного времени, однако это поможет избежать многих казусных ситуаций.

Если в вашей системе платежки создаются без ключа, по логину с паролем, а у вас есть флешка с одним ключом руководителя, не оставляйте ее бухгалтеру в постоянное пользование!

В некоторых системах «клиент-банк» при совершении платежа руководителю на сотовый телефон приходит смс с паролем, без которого банк не выполнит платеж. Если у вас не десятки платежей ежедневно, то имеет смысл выяснить в своем банке о подобной услуге.

Если в вашей компании есть корпоративная пластиковая карта, ограничьте ее расходы лимитом.

Для контроля снятия денег со счета по чековой книжке каждый чек подписывайте только в заполненном виде. Не подписывайте чистые чеки и тем более по несколько штук.

2. Контролируйте отчетность компании

Мы все знаем, что несвоевременная сдача отчетности в налоговую чревата последствиями.

Поэтому, дотянув до последнего, некоторые бухгалтеры отправляют «левый» отчет, главное, чтобы уложиться в сроки, установленные законодательством, не нарваться на штрафы и не вызвать повышенного интереса налоговой.

Потом же отправляют уточненную декларацию. Все вроде бы ничего, штрафов за это не предусмотрено. Вот только в результате очень легко попасть «на карандаш» с вытекающими из этого налоговыми проверками…

Поэтому всегда сами подписывайте отчетность, даже электронную. Поручите бухгалтеру составить календарь со сроками сдачи отчетности на год вперед и фиксируйте там, что и когда сдано. Только так вы будете видеть всю картину целиком, бухгалтер будет знать, что вы контролируете процесс.

3. Контролируйте налоги компании

Речь идет не об оптимизации, это отдельная история.

Начните хотя бы с контроля их оплаты. Главное, чтобы они были оплачены вовремя, чтобы не платить потом пени и без ошибок в платежных документах, иначе налог будет считаться неоплаченным.

Для этого введите в обязанности бухгалтера своевременную подачу вам информации о начисленных налогах. Лучше, если это будет заранее, за неделю-две до официальных сроков. Особенно, если для их оплаты еще предстоит аккумулировать средства на счете.

Раз в году давайте команду делать сверку с налоговой. Отчет – вам на стол.

Резюмируем:

Покажите бухгалтеру, что вы следите за его работой, что вы «в теме». Не стесняйтесь задавать вопросы, контролировать, проверять, в этом нет ничего постыдного.

Оговорите ответственность бухгалтера за его ошибки, в результате которых предприятие несет убытки. О штрафах за штрафы от налоговой! А иногда не грех будет и аудитора пригласить…

Цель всех вышеописанных действий – быть в курсе финансовой жизни предприятия.

Остается только удивляться, как мало руководителей готовы вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его! А ведь это элементарные правила финансовой безопасности компании.

Для пущей важности приведу примеры из практики моих клиентов:

  • В ходе аудиторской проверки в одной небольшой столичной компании выявилось, что главный бухгалтер, пользуясь полным доверием генерального директора, не только благополучно оплачивала со счета предприятия кредит за свой авто в течение почти 3 лет, но и совершала другие приятные покупки (ювелирные украшения, одежда, туристические путевки и пр.) Упс… Выявлен ущерб около 4,5 млн. руб.
  • В нижегородской оптовой компании случайно были раскрыты махинации главного бухгалтера, находящегося в сговоре с коммерческим директором. За 1,5 года их совместного «творчества» на несуществующую рекламу, промо-акции, апгрейд и ремонт офисной техники, представительские расходы и многое другое на счета фирм-однодневок ушло более 3 млн. руб. Как вам такое?..
  • При выходе из состава учредителей одного из собственников предприятия случайно было обнаружено, что в штате предприятия присутствуют «мертвые души». При проверке оказалось, что двое давно уволившихся сотрудников продолжают исправно получать зарплату, отпускные и даже премии. Бухгалтер объяснила, что ей просто очень нужны были деньги… О как! Украдено более 800 тыс. руб. Сейчас идет полная аудиторская проверка.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-kontrolirovat-buhgaltera.html

10 лучших приложений для ведения персональных финансов

5 способов проследить за своим бухгалтером

Money Lover — приложение для тех, кто хочет держать свои финансы под контролем. С его помощью можно следить за тратами, формировать бюджет и всегда быть в курсе того, сколько у вас имеется сбережений. Кроме того, приложение умеет фиксировать ваши долговые обязательства и постоянные выплаты, а также напоминать о необходимости совершить очередной платёж.

2. Money Manager

Это очень функциональное приложение. Оно позволяет контролировать доходы, расходы, а также предоставляет исчерпывающую статистику за любой интересующий вас период времени. Среди наиболее значимых функций можно отметить следующие: доступ к данным с компьютера, применение системы двойной записи, планирование бюджета по отдельным категориям, управление кредитными и дебетовыми картами.

3. Дзен-мани: учёт расходов

«Дзен-мани» умеет самостоятельно фиксировать расходы, что избавляет от необходимости вручную вносить каждый платёж и покупку. Для этого к приложению можно подключить импорт операций из «Сбербанка», «Альфа-банка», «Тинькофф банка», «Яндекс.Денег», Webmoney или QIWI.

Кроме того, приложение умеет получать информацию о списании денег из приходящих СМС от всех крупнейших банков России, Украины, Беларуси. С помощью «Дзен-мани» вы сможете увидеть общую картину ваших финансов и понять, сколько денег свободно и сколько надо зарезервировать на оплату счетов.

4. Bills Monitor

Каждому из нас приходится ежемесячно совершать большое количество обязательных выплат. Арендная плата, коммунальные услуги, кабельное телевидение, интернет, языковые курсы, тренажёрный зал и многое другое. Просрочка любого из этих платежей создаст вам проблемы или лишит каких-либо благ, так что лучше постараться про них не забывать.

С приложением Bills Monitor вы будете абсолютно уверены, что вовремя заплатили по всем счетам, а также получите представление, сколько же денег остаётся в итоге на жизнь.

5. Money Wallet

Некоторым пользователям может показаться, что для платформы Windows написано мало качественных приложений для ведения персональных финансов. Однако это не так. Живой пример — Money Wallet, которое объединяет все ваши счета в одном месте, следит за состоянием бюджета и вовремя напоминает о запланированных платежах.

В приложении можно вести счета различных типов (наличные, банковский счёт, кредитная карта). Оно поддерживает многовалютность с возможностью обновления текущего курса через интернет, а также позволяет создавать еженедельные, ежемесячные и ежегодные бюджеты.

Цена: Бесплатно

6. Goodbudget

Goodbudget — это приложение для контроля над своими персональными финансами.

Его главное отличие от других программ заключается в том, что пользователю предлагается самому составить финансовый план на месяц.

Вы указываете, сколько хотели бы потратить на развлечения, транспорт, питание и другие категории расходов, а Goodbudget проследит, насколько хорошо вы придерживаетесь намеченных целей.

7. Monefy

Monefy поможет вам организовать удобную систему учёта всех ваших расходов. Это приложение обладает интуитивно понятным интерфейсом, позволяющим мгновенно добавлять новые записи.

Если у вас несколько устройств или вы хотите следить за расходами всей семьи, то в приложении имеется система синхронизации через Dropbox.

В этом же облачном сервисе хранятся резервные копии данных на случай какого-то сбоя или потери смартфона.

8. Splittable

Приложение Splittable создано специально для тех людей, которые вместе снимают квартиру или делят затраты на содержание домохозяйства с другими членами семьи.

С его помощью можно легко понять, кто больше платит за коммунальные услуги, сколько денег каждый потратил на закупку продуктов и другие общие нужды.

Splittable наведёт порядок в ваших общих расходах, что поможет избежать ненужных споров и обид.

Цена: Бесплатно

9. Expensify

Основная задача Expensify заключается в хранении и распознавании кассовых чеков. Вам достаточно просто сфотографировать счёт в кафе, баре, магазине, чтобы умное приложение само занесло представленную на нём сумму в нужную категорию расходов. Идеальный инструмент в командировках, после которых необходимо представить в свою фирму детальный отчёт о потраченных деньгах.

10. Moneygraph+

Moneygraph+ — простой и понятный способ учёта финансов для предпринимателей, фрилансеров, копирайтеров, деловых людей и представителей других профессий, которые имеют постоянно меняющиеся источники и размеры доходов.

Приложение позволяет создавать несколько счетов и делать между ними переводы, пользоваться встроенными и создавать свои собственные категории расходов, настраивать и сохранять отчёты, синхронизировать данные между несколькими устройствами через OneDrive.

Цена: Бесплатно

А какими приложениями для управления личными финансами пользуетесь вы?

Источник: https://lifehacker.ru/planirovat-rashodyi/

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

5 способов проследить за своим бухгалтером

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть.

Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Важно!

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку.

Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.

Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.

Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.

Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.

Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии.

Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Важно!

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

  1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах Как это сделать:
    • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
    • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
    • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

    Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

  2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям) Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

    Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.

  3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

    Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!

  4. Посчитайте долю вычета по НДС Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

    Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

    Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

Важно!

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-proverit-bukhgaltera/

Как контролировать своего бухгалтера: пять способов

5 способов проследить за своим бухгалтером

Не редкость такие ситуации, фирма берет на работу на частичную занятость бухгалтера, у нее хорошие рекомендации и резюме, денег просит не много. Работает этот бухгалтер некоторое время и потом исчезает. Через некоторое время из налоговой присылают штраф, а старого бухгалтера уже не найти. Такие ситуации подрывают доверие директора к любым бухгалтерам.

Можно ли как-то подстраховаться от подобных случаев? Если вы, начиная свой бизнес, постарались хоть немного разобраться в основах бухучета и налогов самостоятельно, вам, конечно, будет легче.

Если не разобрались, потратьте какое-то время и разберитесь, организуйте для себя налоговый ликбез.

Имейте в виду, что если вы нашли специалиста, который смог вам просто и понятно разъяснить взаимоотношение вашего бизнеса с государством, его явно можно считать хорошим бухгалтером.

Предлагаем вам несколько простых советов, которые помогут вам наладить со своим бухгалтером доверительные отношения.

Договариваясь с бухгалтером о работе на дому, будьте внимательны

На первичном этапе любого бизнеса более выгодно найти бухгалтера, приезжающего к вам пару раз в неделю или в месяц, чтобы забрать документы и потом привезти отчетность, а потом самостоятельно сдающего ее по вашей доверенности в налоговую и во всевозможные фонды.

С таким бухгалтером надо обязательно заключить договор, взять все его возможные контакты, вплоть до близких родственников: не надо стесняться, если надо, им позвонить: вдруг пропавший бухгалтер в больницу попал?

Если такого договора вы не заключили, полезно было бы каждый раз брать с бухгалтера расписки в получении документов. На всякий случай, не передавайте бухгалтеру свое право подписи как платежных, так и налоговых документов.

Проверяйте банковские выписки

При возможности просите своего бухгалтера расшифровывать вам все строчки в банковской выписке. Если что-либо покажется вам странным, попросите показать подтверждающие документы. Особенно внимательно надо проверять суммы, которые снимаются для выплаты зарплаты, для командировочных расходов или для хозяйственных нужд.

  • Полезно также в программе Excel завести документ, включающий графы:
  • остаток на начало дня;
  • поступления за день;
  • расходы за день
  • остаток в конце дня.

При этом остаток на конец дня должен совпадать с остатком в соответствии с выпиской на начало будущего дня.

Внимательно следите за наличными

Бывает, и весьма часто, что бухгалтер забывает оформлять кассовые документы – расходные и приходные кассовые ордеры. А если налоговая выявит несоблюдение кассовой дисциплины, это грозит штрафом для фирмы на 1300 долларов, а для индивидуального предпринимателя – на 170 долларов.

Поэтому надо завести правило: раз в месяц просить бухгалтера показать кассовую книгу, журнал учета приходных и расходных кассовых документов, а также полные данные обо всех расходах. Для этого будет недостаточно предъявить копии чеков. Если бухгалтер затрудняется с ответом, что-то здесь не в порядке.

Необходимо обращать внимание на даты, проставленные в документах: они должны соответствовать тому периоду, который вы проверяете.

Разберитесь, кому были выданы деньги, для какой цели, достаточно ли разборчиво прописаны суммы.

Можно сопоставить остатки на конец и начало дня, записи в кассовых приходно-расходных документах и в кассовой книге. Все они должны совпадать с действительными доходами и расходами.

Делайте выборочные проверки остатков на складе

Полезно запросить у бухгалтера отчет, касающийся остатков на складе, а также ведомость о движении товаров. В случае, если ваш ассортимент – это не один-пять товаров, надо заранее определиться, когда и что именно вы будете проверять.

Для проверки надо выбирать или дефицитные товары, или самые ходовые, а также самые ценные из материалов и сырья.

Можно обратить внимание, адекватны ли единицы измерения и количество товаров в приходных и в расходных документах, совпадают ли эти величины с указанными в отчете по остаткам, а также в ведомостях движения товаров.

Подобные проверки желательно проделывать не менее раза в месяц, если, конечно, вы сами не выполняете функции продавца и кладовщика, и не держите все товары здесь же, за занавеской.

Шпионить тоже можно

Контролировать движение денег и товаров – наилучший способ проверки работы бухгалтера, да и любого другого человека, которому вы доверяете заботу о своих финансовых потоках.

Можно пользоваться и более экзотическими способами – проверять бухгалтерский компьютер, используя специальные программы, устанавливать в кабинете бухгалтера потайные микрофоны и видеокамеры, организовать слежку. Можно делать тайные пометки на важных документах – договорах, счетах, актах, подписанных вами, чтобы вероятность подделки подписи была исключена.

Если бухгалтер пропал

Если у вас пропали деньги или документы, надо обратиться в полицию с заявлением. Там необходимо взять справку в подтверждение приема у вас заявления, и отдать ее в налоговую инспекцию. В этом случае можно предупредить штрафы за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетов.

Не надо торопиться увольнять бухгалтера, пока вы не разберетесь, сможете ли вы привлечь его к административной или уголовной ответственности. Проведите сверку с налоговой и всеми фондами. Вместе с новым бухгалтером придется проверить все периоды, за которые нес ответственность ваш сбежавший специалист.

Источник: http://www.vseidei.biz/business-process/buhgalteriya/kak-kontrolirovat-svoego-buhgaltera-pyat-sposobov

Как контролировать бухгалтера интернет-магазина

5 способов проследить за своим бухгалтером

Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.

Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.

Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.

Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.

Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.

Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.

Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.

В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.

Возможные последствия отсутствия контроля

Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.

Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.

Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.

Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники

Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.

В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.

Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.

Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.

Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».

Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.

Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:

  • Нет офиса и штатных сотрудников.
  • Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
  • Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» – стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
  • Определенный юридический адрес отсутствует.
  • Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
  • Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
  • Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.

Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.

Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.

А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.

Методы проверки работы

Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.

Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.

Что нужно предпринять бизнесмену:

  • Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
  • Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
  • Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.

Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.

Как производить контроль

С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.

Берем под контроль финансы организации

Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.

Еще несколько советов по платежам:

  • Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
  • Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
  • Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
  • Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.

Контролируем отчетность компании

Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.

Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.

Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.

Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.

Контролируем уплату налогов

Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.

Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.

В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.

Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.

Следим за бухгалтером

Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.

Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.

Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.

Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.

Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:

  • Изучение расчетов с контрагентами.
  • Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
  • Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
  • Узнать, не участились ли визиты инспекторов.

Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.

Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:

  • Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
  • Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
  • Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.

Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.

Если бухгалтер исчез

Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.

Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.

Как выбрать хорошего бухгалтера

Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.

Советы при подборе бухгалтера:

  • Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
  • Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
  • Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
  • Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.

Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.

Признаки хорошего бухгалтера:

  1. Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
  2. Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
  3. Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
  4. Имеет большой опыт работы в разных сферах;
  5. Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.

Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.

Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-kontrolirovat-buhgaltera

Как контролировать бухгалтера

5 способов проследить за своим бухгалтером

Не каждый, не всех и не всегда, но это слабенькая гарантия для тех, кто доверяет бухгалтеру деньги.

Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и заработать санкции налоговой.

Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет.

Наш читатель и бухгалтер Елена Глоткина подготовила советы

для руководителей компаний, которые хотят быть уверенными в своем бухгалтере.

Контроль денег

Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи
руководителя деньги не уходили.

Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж

и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.

В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это

обезопасит ваш расчетный счет.

В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место

жительство в бухгалтерском компьютере.

НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ФЛЕШКУ НА ПОСТОЯННОЕ МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВО В БУХГАЛТЕРСКОМ КОМПЬЮТЕРЕ

В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж.
Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.

Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую
книжку с заранее подписанными листами.

Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать
защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.

Контроль отчетности

Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное
внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.

Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют «уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют,

но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД

Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.

Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками.
Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.

Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер
поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.

Контроль налогов

Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно.
Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.

Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги
оплачивались:

вовремя — чтобы не платить потом пени;

без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.

Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах (сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать

средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.

Как работать с бухгалтером

Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это

элементарные правила финансовой безопасности.

Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться
во всем, для этого и существуют профессионалы.

Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним,
но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.

Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых
организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.

НЕ СТЕСНЯЙТЕСЬ СВОЕЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ И ЗАДАВАЙТЕ МНОГО ВОПРОСОВ

Материал для этого выпуска рассылки подготовила Елена Глоткина: читатель рассылки и руководитель
бухгалтерской компании «7бизнес».

Елена помогает наладить работу бухгалтера в компании, найти правильного стороннего бухгалтера
и проконтролировать его работу. Бухгалтерам Елена помогает работать эффективнее и зарабатывать больше.

Источник: https://Megaplan.ru/letters/book-keeper

5 способов проследить за своим бухгалтером — Эльба

5 способов проследить за своим бухгалтером

Если вы подошли к тому периоду жизни, когда бухгалтер становится ее неотъемлемой частью, вас можно поздравить: вы растете и развиваетесь. Теперь представьте себе ситуацию. Фирма наняла бухгалтера на частичную занятость: приятная внешность, отличное резюме, хорошие рекомендации, и берет недорого. Разве что место работы меняла раз в полгода, ну с кем не бывает.

Бухгалтер запрашивает первичку, качает головой, но успокаивает: все поправим.

Через 10 месяцев она перестает отвечать на звонки и письма, обрывает все контакты, а после этого приходит штраф из налоговой тысяч на 17.

Фирма осталась без первички, без бухучета, заплатила штраф и наняла штатного бухгалтера на полный рабочий день. Директор, понятное дело, уже настороже и больше не доверяет бухгалтерам как виду.

Как обезопасить себя от недобросовестных бухгалтеров?

Хорошо, если вы взяли на себя труд разобраться в вопросах бухгалтерии и налогов сами, когда начинали бизнес, — вам будет легче. Если вы этого не сделали, то лучше потратить немного времени с тем же бухгалтером на налоговый ликбез. Кстати, специалист, который сможет вам разъяснить по-простому, по-человечески основы отношений вашего бизнеса с государством, — это уже хороший бухгалтер.

Итак, несколько несложных советов, которые помогут вам иметь дружественно-доверительные отношения с вашим специалистом по проводочкам.

Будьте внимательны с бухгалтерами на дому

На старте бизнеса часто оказывается, что вам выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает к вам раз-два в неделю или в месяц, забирает документы, увозит их и привозит вам отчетность. Или сам сдает отчетность по доверенности в налоговую и Фонды.

Не поленитесь заключить с таким бухгалтером договор. Возьмите с него все возможные контакты, даже близких родственников, а в случае чего не стесняйтесь позвонить им. Вдруг внезапно пропавший бухгалтер угодил в больницу? Тогда наезжать надо не с упреками, а с фруктами и цветами.

Если договора нет, то будет полезно брать расписки в получении документов. И, на всякий случай, право подписи платежных и налоговых документов оставляйте за собой.

Смотрите банковскую выписку

Если есть возможность и необходимость, то попросите бухгалтера каждый день расшифровывать вам каждую запись по выписке. Кратенько, чтобы было понятно. Если увидите что-то странное, попросите подтверждающие документы. Особенный интерес могут представить суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.

Хорошо бы для себя завести табличку в Excel: остаток на начало дня — приход за день — расход за день — остаток на конец дня. Остаток на конец дня должен завтра совпасть с остатком в выписке на начало дня.

Не выпускайте из виду наличку

Часто (я лично с этим сталкивалась несколько раз) бухгалтеры опускают оформление кассовых документов — приходных и расходных кассовых ордеров. А ведь за несоблюдение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать фирму на 40 000. ИП немного легче — иногда проще заплатить штраф в 5 000, чем копаться в бумажках.

Поэтому раз в месяц было бы неплохо попросить у бухгалтера показать вам кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и все расходники (причем за расходами нужен особый контроль) за месяц. Копий чеков здесь недостаточно. Если бухгалтер не сможет этого сделать — тут что-то не так.

Обращайте внимание на даты в документах. Нужно, чтобы они соответствовали периоду, который вы проверяете. Дальше смотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, как прописаны суммы — разборчиво или нет. Сверьте остатки на начало и конец дня, приходы и расходы за день по журналу приходно-расходных кассовых документов и кассовой книге. Они должны совпадать.

Точечно проверяйте остатки на складе

Возможно, у вас пока еще не очень большой бизнес, поэтому проверить остатки можно только по головам и приходно-расходным складским документам — накладным или актам на поступление от поставщика или на отгрузку покупателю. Будет полезно запросить отчет о складских остатках, и, если нужно, ведомость движения товаров. Также нужно определиться с периодом проверки и с тем, что будете проверять, если ваш ассортимент состоит не из 1-5 товаров.

Выбирайте либо наиболее ходовые товары, либо дефицитные (на них есть спрос на рынке), либо просто ценное сырье и материалы. Проверьте, чтобы, например, единицы измерения и количество товара в приходных документах были адекватны тем, что в расходных. И совпадали с теми, что указаны в отчете об остатках и в ведомостях движений товаров.

Это может звучать немного сурово, но надо понимать, что хотя бы раз в месяц такую операцию нужно проводить. Если конечно вы не сам себе кладовщик и продавец, а все товары лежат у вас за занавеской в соседней комнате.

Шпионские игры для тех, кому не хватает драйва

Контроль движения денег и товаров — это классические способы мониторинга деятельности бухгалтера (да и любого человека, которому вы доверяете заботу об артериях вашего бизнеса).

Есть и более экзотические «бондовские» способы: контроль за компьютером бухгалтера с помощью специальных программ, установка тайных видеокамер и микрофонов в кабинете бухгалтера, слежка. Можно помечать тайком документы (важные договоры, акты, счета), которые вы подписываете, чтобы исключить вероятность подделки подписи.

Шпионские игры — это не шутка. Небольшие компании, которые не всегда ведут бухгалтерию «по белому», страдают от действий неопытных или недобросовестных бухгалтеров даже больше, чем бухгалтерии крупных предприятий. Все потому, что обычно в таких фирмах многое строится на доверии, надежде на человеческую порядочность и здравый смысл.

Бухгалтер таки вас покинул: что делать?

  • Если у вас увели документы и/или деньги, обратитесь с заявлением в полицию;

  • Возьмите в полиции справку, подтверждающую прием заявления и отдайте в налоговую. Тогда можно избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетности;

  • Не торопитесь увольнять, пока неясно, сможете ли вы привлечь бухгалтера административно или уголовно;

  • Проведите сверки с налоговой и фондами;

  • С новым бухгалтером перепроверьте все периоды, за которые отвечал сбежавший бухгалтер.

И напоследок

Помните, что эти советы в большей степени пригодятся в начале вашего знакомства. Если бухгалтер окажется порядочным и компетентным специалистом, то у вас не возникнет желания загибать уголочки на документах или копаться в каждом платеже по выписке. Мира и гармонии вам и вашим бухгалтерам!

Статья актуальна на 01.01.2014 

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/151

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.