+7(499)495-49-41

7 советов по организации успешного мероприятия

Содержание

Как организовать крутое мероприятие своими силами

7 советов по организации успешного мероприятия

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

  • EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
  • theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
  • YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.

Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.

Можно. Стандартный план выглядит так:

  1. Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
  2. Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
  3. Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
  4. Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
  5. Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
  6. Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
  7. Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
  8. Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
  9. Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
  10. Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.

Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?

Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.

Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.

Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.

Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре.

Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете.

У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.

Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.

Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.

Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:

  • Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
  • Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
  • Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
  • Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
  • Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.

Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.

Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.

Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.

Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.

Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.

Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в , «ВКонтакте» и страницу события в Instagram.

Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую.

Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.

Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.

Источник: https://lifehacker.ru/orgranizaciya-meropriyatiya/

Как организовать успешное мероприятие

7 советов по организации успешного мероприятия

Нишевое event-агентство Pencil Group специализируется на организации мероприятий в сфере медиа, таких как «Точилка», «EpicMedia», «3D журналистика». его цель – развитие медиа-сообщества в России. Александра Корнева, директор по развитию Pencil Group, рассказала нам, как организовать успешное событие, на что обратить внимание и как и кого лучше пригласить.

Александра Корнева,
директор по развитию Pencil Group

Выявление миссии

«Для того, чтобы организовать значимое мероприятие, сначала нужно понять – для чего вы это делаете.

Ответьте на вопрос: какова его миссия и станет после него хоть кому-то светлее и лучше жить? Например, сейчас мы запустили новый курс Константина Бочарского – основателя Preesfeed.

ru – «Бизнес и Медиа: PR на практике», потому что поняли, что владельцы бизнеса и PR-специалисты не понимают, как создавать инфоповоды или как и с какими журналистами общаться. И мы можем спать спокойно, зная, что как минимум 60 человек после этого курса будут работать эффективнее.

Для проведения успешного мероприятия обязательно нужно знать вашу целевую аудиторию. Вы должны точно понимать, кто они, чем они занимаются, почему они придут к вам на мероприятие и, главное, что они получат на выходе.

Место и время

Для начала нужно выбрать дату и площадку. Конечно, все зависит от того, какой у вас ивент. Прежде всего, вы должны проанализировать рынок и узнать, какие конкурирующие мероприятия могут проходить в то же самое время.

Например, если вы организуете неделю моды, то она не должна совпадать с неделями моды в Нью-Йорке или Милане. В таком случае вы будете делить вашу целевую аудиторию с очень известным конкурирующим событием. Многие участники не доедут до вас, многие спикеры и гости откажутся от участия.

Поддержку медиа также будет труднее получить, так как все предпочтут написать про неделю моды в Лондоне, чем в Санкт-Петербурге или Москве.

Необходимо грамотно выбрать день недели и время, но это тоже напрямую зависит от формата вашего мероприятия. Например, если это форум, и участники идут от компаний, тогда подходят будни. Если же мероприятие носит развлекательный характер, тогда выходные подойдут больше.

Существует несколько критериев, по которым стоит выбирать место для мероприятия. Здесь важно, чтобы площадка находилась близко к центру и обязательно недалеко от метро.

Другой случай – специфическое мероприятие, например, событие только для вашего района или стрит-арт на заброшенном заводе. В таком случае центр – не ваш формат.

Но вам нужно продумать варианты того, как люди будут добираться до вас.

Мы также обращаем внимание на атмосферу на площадке. Для нас важно, что это за место и кто туда ходит. Есть еще очень один немаловажный момент, а иногда и решающий – это денежная составляющая. Мы выбираем адекватные площадки, где люди понимают, что значит крутой проект и как здорово, если он будет проходить у них.

Если у вас платное мероприятие, то скорее всего вам придется платить за аренду, если же бесплатное, то можно договариваться и на каких-нибудь других условиях. Площадку обычно интересует PR и то, каких людей вы привлечете к ним после вашего мероприятия.

Поэтому прежде чем договариваться, вам нужно точно понимать, насколько ваша целевая аудитория может стать потенциальными клиентами площадки.

Спонсоры и инфопартнеры

Поиск спонсоров – один из самых щепетильных моментов. Они важны и нужны. Прежде всего, вы должны понимать вашу целевую аудиторию и уметь ее продавать. Как только вы поймете кто они, вы сможете выбрать компании, которым было бы интересно вас поддержать. После этого начинается работа по выстраиванию отношений.

Конечно, лучше всего, если у вас есть «теплый» контакт с компанией, так что ищите друзей или знакомых, кто работает там. Если «теплого» контакта не оказалась, то «холодные» звонки тоже действенны. Главное, назначить встречу и уже на ней рассказать и продать ваш продукт. Со спонсорами надо договариваться заранее.

Всегда стремитесь работать только с самыми сильными брендами, так как вы таким способом будете продвигать и свою компанию.

Помимо спонсоров стоит подумать об инфопартнерстве со СМИ.

У каждого медиа свои условия, но в целом они включают в себя анонс мероприятия, интервью с создателями, пост-релиз, репортаж, баннер на сайте, посты в социальных сетях, теле и радио-эфиры и так далее.

Здесь главное понимать, что вы можете попросить у СМИ и что вы им дадите на выходе. Помните, много – не всегда хорошо. Пусть лучше 15 целевых СМИ напишут о вас, чем 25, но неизвестных и с некачественным контентом.

Участники

Следующее, что нужно решить – кто будет выступать и присутствовать. У каждого организатора должно быть несколько списков участников. Условно их можно разделить так: opinion-makers, эксперты, СМИ и сами участники.

Opinion-makers – это те люди, на которых равняется ваша целевая аудитория и мнение которых для нее играет решающую роль. Сюда могут относиться так называемые селебрити. Эту группу людей чаще всего приглашают бесплатно, просто чтобы они «засветились» на вашем мероприятии или написали потом о нем в социальных сетях. Их именами оперируют.

Эксперты – это часто не медийные люди, но известные в узких кругах. Они – профессионалы в своем деле. Мы всегда приглашаем только самых выдающихся, так как от того, что будут рассказывать эксперты, зависит все мероприятие.

Что касается СМИ, то у каждого организатора должен быть список с контактами профильных журналистов (радио, телевидение, печатные и интернет СМИ).

Организаторам нужно создать грамотную форму регистрации, в которой журналисты точно пропишут, когда выйдет анонс, пресс-релиз, пост-релиз и сколько людей увидят эти материалы.

И уже ориентируясь на эти данные можно аккредитовать тех или иных журналистов.

Конечно, ни одно мероприятие не обходится без самих участников. Для того, чтобы их пригласить, вы должны знать, где они «обитают» в интернет-пространстве. От этого зависят каналы привлечения: социальные сети, таргетинг, рассылка от Timepad, email-маркетинг, партнерские рассылки и многое другое.

Регистрация участников

Мы работаем с Timepad уже много лет. У них есть огромное количество разных ресурсов, как бесплатных, так и платных. Например, есть рассылка, которая всегда приносит новых клиентов. С ними удобно работать.

Если у вас бесплатное мероприятие, тогда они не берут с вас вообще никаких денег. Они помогают создать удобную анкету регистрации, которую вы потом скачиваете со всеми email участников и делаете свою рассылку.

Через сервис Timepad можно делать рассылку и по тем людям, которые у вас когда-либо регистрировались.

Если у вас платное мероприятие, то Timepad берет комиссию, но это одна из самых низких комиссий, которые есть вообще. Взамен они предоставляют оформление документов для юридических лиц и более 50 способов оплаты. Ребята из команды Timepad всегда очень отзывчивы и готовы помогать. Они постоянно придумывают новые удобные и интересные фишки.

Команда

Без грамотно подобранной команды нельзя организовать ни одно мероприятие. Здесь нужно помнить и о качественном оборудовании, и о надежной команде организаторов.

Техническая поддержка – это очень важная часть мероприятия. Она включает в себя свет, звук, видео/фото продакшн. Это то, на чем вы ни в коем случае не должны экономить.

Если у вас будет плохой звук, то каким бы хорошим оратором не был спикер – его никто не услышит.

К вопросу технического обеспечения следует подходить серьезно: выбирайте лучших, просматривайте портфолио и только потом соглашайтесь на сотрудничество.

Кроме того, стоит помнить об освещении вашего события в социальных сетях. Мы обычно выбираем 3-4 людей, которые занимаются SMM на самом мероприятии. Вы должны быть всегда в сети, ваш хештег должен быть повсюду.

Работа с волонтерами одна из самых трудных, так как чаще всего здесь нет денежной составляющей, а есть только эмоциональная связь волонтера и события. Отсюда и такая большая текучесть волонтеров. Мы набираем 70 человек, понимая, что к мероприятию останется примерно 40.

К сожалению, на волонтеров не всегда можно положиться, они не чувствуют ответственности и могут в последний момент не прийти или не сделать чего-то. Для того, чтобы с волонтерами все было хорошо, надо работать с ними, ведь они – часть вашей команды. Необходимы четкие задания: вы должны знать, когда и что они будут делать.

И сразу предупреждайте, что могут быть форс-мажоры.

Само мероприятие

На площадке необходимо обращать внимание на все: от того, сколько мусорных корзин стоит, до света и звука. Здесь мелочей нет. Вы должны знать свою площадку идеально: что, где и как будет. Если что-то пойдет не так, то вы должны быть к этому готовы.

Но трудности могут возникнуть, даже если вы уже проводили мероприятие на этой площадке. В 2013 году проходил крупнейший в России медиа-форум «3D Журналистика», и мы были готовы ко всему, так как это было третье мероприятие на одной и той же площадке. Но, как оказалось, мы ошиблись. Кулер с водой потек.

Под ним, в углу, была дырка, поэтому лужи рядом не было, но зато был залит весь нижний этаж.

Чтобы уменьшить количество «сюрпризов», обязательно как можно раньше делайте монтаж и тестируйте все. Мы всегда составляем чек лист, а также проигрываем роль каждого гостя. Например, вы – участник.

Вы заходите на площадку. Понимаете ли вы, где идет регистрация, как она проходит, где гардероб, зал, туалет, буфет или столовая, где можно узнать дополнительную информацию и так далее.

Постарайтесь полностью пройти весь маршрут участника.

Оценка эффективности

Прежде всего – это отзывы участников. Мы всегда запускаем конкурс на самый объективный отзыв. Нам важно услышать, что думают наши участники, что понравилось, а что нет.

Важно знать все, чтобы в следующий раз сделать качественнее. Обычно люди пишут про программу, спикеров, площадку, техническую сторону и про атмосферу в целом.

Здесь нам, конечно, важна оценка контента: насколько людям понравились спикеры и то, что они говорили.

Одним из показателей успешного мероприятия является то, сколько пришло людей и кто эти люди. Если они из «тусовки» вашей целевой аудитории, то это замечательно. Мы также отдельно оцениваем, сколько профессионалов из отрасли зашли на наше мероприятие, а также сколько наших спикеров осталось послушать своих коллег.

Естественно, мы отслеживаем все, что пишут о нас по хештегу. Также мы стараемся отслеживать разные истории после наших мероприятий. У нас есть огромное количество историй про то, как после наших курсов «Точилка» увольняли всю редакцию и собирали заново, а затем становились лидерами в своих нишах.

Писали о том, как находили работу или партнеров по бизнесу, а иногда и любовь».

Источник: https://www.be-in.ru/news/35852-kak-organizovat-uspeshnoe-meropriyatie/

Новость 10 СОВЕТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ УСПЕШНОГО ИВЕНТА

7 советов по организации успешного мероприятия

04.09.2018

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину.

Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи.

Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций.

Например, в практике каждого ивент-менеджера был  случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. И нужно срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель.

Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам.

Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д.

У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Внешне вы абсолютно спокойны, даже если внутри идет бурная работа и шквал эмоций». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами.

Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану.

В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой.

Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия.

Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

Мероприятие можно организовать самим, а можно обратиться к профессионалам. АМК “Четыре Пи” занимается организацией мероприятий с 2004 года. Сэкономьте Ваше время и деньги! Обратитесь в наше агентство!

ИСТОЧНИК: https://www.culturepartnership.eu/article/10-tips-for-successful-event

Источник: http://forpromote.ru/news/10-sovetov-po-organizatsii-uspeshnogo-iventa/

7 советов по организации успешных вебинаров для новичков

7 советов по организации успешного мероприятия

Итак, вы только планируете провести свой первый вебинар или уже начали внедрять этот инструмент в работу, но не получаете ожидаемых результатов. Вас наверняка интересует ряд вопросов: с чего начать, когда и где проводить, как подобрать интересный и полезный контент, где взять аудиторию и как довести ее до целевого действия…

Маркетологи академии eTutorium подготовили для вас небольшое руководство по организации вебинаров. После прочтения этой статьи у вас в голове выстроится четкий алгоритм: от времени проведения и структуры, до нюансов привлечения и взаимодействия с аудиторией.

Что такое вебинар?

Для начала давайте обозначим, что такое вебинар и в чем состоит «весь сок» его использования.

Вебинар — это современный формат проведения конференций, презентаций, совещаний, лекций, тренингов, мастер-классов и других мероприятий в режиме онлайн.

Это интерактивный семинар, организованный с использованием веб-технологий и средств коммуникации (демонстрация рабочего экрана спикера, трансляция звука, ой и текстовый чат, загрузка и обмен документами, опросы и ания), которые позволяют ведущему вести мероприятие на высочайшем уровне в тесном взаимодействии с аудиторией.

Так же, как и в случае с очным семинаром путем прохождения регистрации формируется целевая аудитория. В назначенное время ведущий вебинара и его слушатели по ссылке заходят в специально организованную веб-комнату.

Здесь участники могут слушать лектора, задавать вопросы и получать консультации, не покидая рабочего места или находясь в командировке или дома. Ведущему, в свою очередь, больше не нужно заморачиваться по поводу аренды помещения, кофе-брейков и переездов.

Провести вебинар онлайн можно в несколько кликов! Проще говоря, это выбор тех, кто понимает ценность времени.

P.S. Полную запись мастер-класса вы можете посмотреть здесь

Ниже мы сделали подборку из 7 простых советов, на которые обращают внимание далеко не все ведущие-новички. Применение этих фишек позволит вам быстро превратить вебинары в источник постоянного развития, привлечения новых слушателей и расширения клиентской базы.

1. Выберите правильные дату/время проведения вебинара

День недели. Не планируйте вебинар на выходные дни (если только это не специфика вашей аудитории). Но какой из будних дней выбрать? Мы рекомендуем проводить мероприятие в любой день в промежутке со вторника по четверг. Всем известно, что понедельник — день тяжелый, а в пятницу все мысленно настроены на отдых.

Время суток. Здесь ориентироваться нужно исключительно на вашу целевую аудиторию. И прежде, чем установить время, ответьте себе такие вопросы:

  • Чем конкретно занимается моя аудитория? Так вы сформируете представление о том, в какое время слушатели чаще всего свободны.
  • Какой у них часовой пояс? Особенно важно это определить, если вы живете не там, где сосредоточена основная масса вашей целевой аудитории.

Если у вас возникают трудности с датой и временем вебинара, спросите у своих потенциальных слушателей. Например, анонсируя мероприятие, создайте опрос, в котором предложите 2-3 варианта времени старта, и попросите их проать.

2. Заранее проинформируйте слушателей о дате и времени вебинара

Конечно, вебинар гораздо более прост и быстр в организации, чем очный семинар. Но это не значит, что оповещать слушателей можно за день до намеченной даты. Мы рекомендуем рассылать приглашения за 1 неделю, с последующим напоминанием за 3 и 1 день до начала трансляции. Для лучшего эффекта в некоторых случаях этот критерий может быть увеличен до 2–3 недель.

Качественно проанонсированное мероприятие привлечет больший поток слушателей. Укажите в рассылке ключевые пункты доклада, информацию о лекторах (опыт, наличие дипломов, заслуги, экспертность по отношению к теме), акцентируйте внимание на актуальности вебинара конкретно для них.

Вот наглядный пример того, как мы информируем
своих слушателей о предстоящих мастер-классах

3. Выберите надежную площадку для проведения вебинаров

Вам нужна удобная в использовании, интуитивно понятная и многофункциональная платформа… Вся подготовка к вебинару может пойти насмарку, если в самом разгаре вашего выступления вдруг возникнут неполадки с оборудованием, проблемы со звуком, с демонстрацией презентации и т.д.

Сегодня в сети можно найти множество бесплатных онлайн-сервисов. Но, как показывает практика, именно им характерны регулярные сбои и нестабильность в работе.

Все дело в том, что технология, которую применяют для синхронизации видео и аудио, очень сложная и может давать сильные помехи. Для организации своего вебинара лучше воспользоваться качественной и проверенной площадкой.

Поэтому, выделите время, чтобы поэкспериментировать и протестировать каждую, прежде чем запускать свой полноценный вебинар.

Высокой надежностью и стабильностью отличается площадка вебинаров eTutorium Webinar. Благодаря использованию новейших технологий, мощным серверам и защищенному соединению, она работает без сбоев и задержек.

4. Запустите рекламную кампанию вебинара

Тема вебинара утверждена, цели поставлены, программа и контент подготовлены, платформа выбрана… Что дальше? А дальше вам нужно решить, как привлечь людей на мероприятие. Где лучше всего разместить анонс предстоящего события, чтобы потенциальные слушатели не прошли мимо него и точно зарегистрировались?

Но если кратко — вот перечень самых эффективных каналов лидгена, с которыми вы сможете собирать огромные аудитории на свои мероприятия:

  • Посадочная страница под мероприятие (Landing Page)
  • Социальные сети
  • Email-рассылка по вашей базе подписчиков
  • Партнерские программы
  • Ваш сайт и/или блог
  • Тематические форумы
  • Контекстная реклама в Google и Яндекс
  • Промо-вебинары.

5. Создайте яркую и запоминающуюся презентацию

Презентации — это сильный инструмент, который продает экспертность, идеи, знания и опыт. И это факт! Но проблема в том, что людей уже не удивишь привлекательными слайдами, оформленными в традиционном PowerPoint. Слушатели «клюют» на что-то оригинальное, интерактивное, динамичное…

Итак, никакого «сухого» текста! Соберите визуальный контент: графики, инфографики, картинки, диаграммы, цифры, тексты, изображения, а затем воспользуйтесь одним из сервисов для создания презентаций. Для этого рекомендуем изучить статью «ТОП-7 сервисов для создания по-настоящему крутых презентаций» и выбрать подходящий.

Вам также будет интересно!
Недавно в Академии eTutorium прошел мастер-класс на тему «Дизайн презентаций для НЕдизайнеров: как слайды помогут Вам усилить эффект на вебинаре». Екатерина Лежнева вместе со слушателями разобрали самые распространенные ошибки в презентациях, принципы дизайна хорошего слайда, а также пошагово проработали реальные презентации участников. Посмотреть мастер-класс

6. Запустите тестовый прогон вебинара

Несмотря на всю простоту организации онлайн-мероприятия, не игнорируйте его тестовый запуск. Это важно для проверки звука, корректности отображения слайдов презентации, качества проведения тестирования, возможности задать вопросы и т.д. Времени это займет совсем мало, зато так вы сведете к минимуму все риски технических сбоев и «накладок» в ходе своего выступления.

Загрузите слайды и пролистайте их, тестируя все дополнительные функции (анимационные эффекты, видеоролики и ссылки). Попробуйте запустить опрос, тестирование. Проверьте, как включить, выключить и остановить аудиосвязь и вебкамеру. Не забудьте убедиться, что вебинар будет записываться.

7. Не растеряйте своих потенциальных участников

Многие тренеры, приступив к организации вебинара, имеют четкое представление о том, сколько людей им нужно собрать. И настойчиво идут к этой цели любыми возможными путями. Но получив намеченное количество регистраций, расслабляются и забывают о них до самого старта вебинара… А потом неприятно удивляются, почему пришло так мало участников…

По статистике, показатель посещаемости вебинаров составляет всего 25-30% от общего количества регистраций. Но вы можете увеличить этот показатель.

Что для этого нужно сделать?

  • Отправьте письмо-благодарность с подтверждением регистрации.

Такое письмо — прекрасная возможность напомнить о мероприятии. Это выгодный повод еще раз сообщить дату, время и тему вебинара, а также рассказать, что человека ждет до, во время и после вебинара.

  • Отправьте несколько писем с полезностью.

Вы не забыли, что 70-75% зарегистрировавшихся вообще забывают о вебинаре? Поэтому не бойтесь напоминать им о предстоящем событии. Хотя бы 2-3 раза.

А чтобы ваши рассылки не приняли за навязчивое «впаривание», попробуйте разбавить их каким-либо ценным контентом. Это могут быть ваши авторские статьи, видео-лекции, записи прошедших вебинаров и др.

Главное, чтобы материал был пропитан ценностью для вашего для читателя и гармонировал с темой предстоящего вебинара.

Как, например, в этом письме, где мы даем ссылку
на полезную статью от лидера мнений

  • Отправьте 2 последних напоминающих письма

Речь идет о 2 последних письмах-напоминалках, которые отправляются участникам перед самим вебинаром. Одно из них лучше отправить за 1 день, а второе непосредственно за час до начала трансляции. В этих письмах еще раз укажите время, дайте ссылку и данные для доступа в вебинарную комнату.

  • Проанонсируйте вебинар в соцсетях

Здесь все понятно. Социальные сети — это очень эффективный инструмент взаимодействия с целевой аудиторией. Поэтому смело извлекайте пользу из своих страничек, чтобы ненавязчиво напомнить участникам о предстоящем мероприятии.

Удачных вам вебинаров и высоких конверсий!

Верю, что с помощью качественного контента можно обогнать конкурентов, завоевать доверие читателя и превратить его в благодарного клиента.

Елена Демищенко
Копирайтер проекта eTutorium. Автор и редактор тематического блога.

Источник: https://etutorium.ru/blog/7-sovetov-po-organizatsii-vebinarov

5 ключевых признаков успешного мероприятия

7 советов по организации успешного мероприятия

Мы живём в динамичном мире, в котором каждый день происходит что-то новое. Меняются технологии, отдельные научные теории и взгляды на жизнь, поэтому человек просто не может стоять на месте. Он тоже должен развиваться, узнавать что-то новое, чтобы достичь успеха.

В этом ему призваны помогать различные семинары, выставки и конференции, где можно получить новые знания и расширить свой кругозор.

Только часто даже самые интересные мероприятия оказываются провальными, причиной чему становится неправильная организация.

Чтобы не сталкиваться постоянно с одними и теми же проблемами, стоит запомнить 5 ключевых признаков успешного мероприятия.

Признаки успешного мероприятия:

1. Возможность привлечения обширной аудитории

Если на разрекламированное и активно продвигаемое мероприятие приходит только несколько десятков человек, ни о какой успешности говорить не приходится.

Если при качественной рекламе на мероприятие с удовольствием приходят сотни людей, если они готовы прийти на продолжение или повтор — всё состоялось. Только практика показывает, что такой популярностью пользуются не все конференции и концерты.

Причина — слабая осведомлённость и низкая активность организаторов, которые ленятся делать яркую и запоминающуюся рекламу.

Великолепный сервис автоматической организации мероприятий дарит уникальную возможность — создание рекламных объявлений и другой продукции для продвижения своего мероприятия.

За считанные мгновения вы создаёте яркие и красочные плакаты и объявления, которые станут доступным тысячам пользователям глобальной сети.

Благодаря такому подходу, можно охватить максимальное количество людей, а посещаемость окажется гарантированно высокой.

Кроме предварительной рекламы, нужно обеспечить доброжелательный приём гостей мероприятия. Специалисты за стойкой ресепшн дожны быть не просто украшением, их обязанностями является подробная консультация, регистрация участников (если это необходимо), раздача редламных материалов и сувениров. Театр начинается с вешалки, а конференция — с ресепшн.

2. Актуальность тематики

Актуальность тематики играет огромную роль при проведении любого мероприятия, поэтому необходимо правильно оценивать общую обстановку в стране, городе. Также нельзя сбрасывать со счетов близость определённых праздников и другие тонкости, которые могут сыграть против вас.

Нужно просчитать всё, определить направление мероприятия — и уже тогда начинать подготовку. Например, если летом проводить какой-то семинар по рукоделью, посещаемость окажется минимальной, так как многие дамы заняты своими дачными участками.

При этом небольшой семинар по флористике окажется весьма полезным, потому что летом многие занимаются выращиванием цветов.

3. Временной фактор

При планировании необходимо чётко понимать, сколько времени понадобится на ту или иную выставку, на семинар или конференцию.

С одной стороны, выступающим должно хватить времени на полный рассказ или на всестороннее освещение своих идей; с другой стороны, слушатели не должны устать от огромного потока информации. Особенно это касается конференций и семинаров, которые носят познавательный характер.

Оптимальная продолжительность подобных мероприятия составляет полтора-два часа, а при более длительном проведении люди вряд ли в следующий раз пойдут на такой семинар.

Современные концерты тоже иногда слишком затянуты, что не оправдано. Уже в середине зрители сильно устают, начинают отвлекаться или уходить домой. Конечно, артистам выгоднее отработать в одном городе концерт на 4 часа и уехать с прибылью, чем два разных концерта по 2 часа, но с переездами. Однако необходимо думать не только о прибыли, но и о состоянии зрителей.

4. Формат проведения мероприятия

В зависимости от тематики, необходимо правильно выбрать формат проведения мероприятия. Если планируется познакомить людей с особенностями ведения домашнего хозяйства, можно выбрать как семинар, так и конференцию.

Для знакомство аудитории с особенностями успешного ведения домашнего хозяйства стоит приглашать деловых женщин, которые умело совмещают обустройство быта и управление бизнесом.

Такие дамы охотно делятся некоторыми своими секретами, удерживают внимание публики и хорошо укладываются в определённые временные рамки.

Развлекательные мероприятия лучше всего проходят в форме концертов, когда публике дают возможность отдохнуть. При этом требования к выступающим предъявляются минимальные, хотя тут всё зависит от уровня публики.

5. Грамотная организация

Чтобы любое мероприятие оказалось успешным, его нужно правильно организовать. В этом вам всегда готов помочь сервис организации мероприятий, который охотно возьмет на себя многие обязанности.

За считанные мгновения о предстоящем мероприятии узнает максимальное количество людей, что становится возможным благодаря стильной рекламе. Продажа билетов осуществляется онлайн, при этом человек может использовать абсолютно любые платежные системы.

Также организаторы при желании легко добавляют скидки, которые автоматически предоставляются при выполнении покупателями определённых условий.

Использование современных систем позволяет экономить время, более грамотно планировать проведение мероприятия и наслаждаться комфортом. При этом выгоду получают не только организаторы, но и посетители, которые могут оплачивать билеты любым удобным способом.

Источник: http://www.antibiotic.ru/blog/world/5-klyuchevyx-priznakov-uspeshnogo-meropriyatiya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.