Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

Содержание

25 способов повысить продуктивность

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

«Каждая новая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трёх категорий: оптимизация управления временем, вниманием или энергией», – говорит Крис Бэйли.

По его словам, когда мы тратим время понапрасну, мы просто постоянно откладываем дела. Если же мы не можем сосредоточить своё внимание, значит мы отвлекаемся. А без энергии мы устаём и выгораем.

Описанные автором приёмы позволяют управлять всеми тремя компонентами продуктивности.

1. Определяем мотивацию

Автор уверен, что самое главное в процессе повышения своей продуктивности – это понимание своей мотивации, которая, кстати, должна быть мощной, чтобы не дать вам откатиться назад.

Возможно, что некоторые изменения вам и не нужны, поэтому мотивы надо ещё и ставить под сомнение.

Крис Бэйли предлагает читателям одно простое задание на выявление своих ценностей – оно состоит из ответов на два вопроса:

  • Представьте себе, что в результате применения рекомендаций, предлагаемых в этой книге, у вас появляются два свободных часа каждый день. Как вы используете это время? Какие новые проекты начнете? На какие существующие проекты будете тратить больше времени?
  • Когда вы взяли в руки эту книгу, какие цели в области продуктивности вы ставили перед собой? Какие новые привычки или ритуалы хотели выработать?

2. Составляем список критически важных задач

Нельзя повысить свою эффективность, если не определить для себя дела, выполнение которых будет иметь максимальный эффект. Другими словами, важна не только интенсивность действий, но и их рациональность. Не все задачи равноценны. «Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела», – считает Бэйли.

Он советует провести инвентаризацию своих дел, для этого нужно:

  1. Составить список всех своих обязанностей на работе.
  2. Спросить себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени»?
  3. Задать себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить ещё два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время»?

3. Следуем «правилу трёх»

По опыту автора, очень эффективно в начале каждого дня выделять три основных дела, которые должны быть выполнены к его окончанию. Они и должны оставаться всегда в фокусе вашего внимания. Так же стоит начинать и каждую рабочую неделю. По этому же принципу можно планировать личное время.

Дело в том, что наш мозг приспособлен мыслить «тройками» – начало, середина, конец или золотая, серебряная и бронзовая медали, Три медведя, Три мушкетёра и т.д. Поэтому, придя на работу, первым делом нужно мысленно перенестись в конец дня и спросить себя, какие три дела я хотел бы видеть выполненными к завершению рабочего процесса.

4. Наблюдаем за своим биологическим пиком

Бэйли призывает читателей понаблюдать за уровнем своей энергии, как он меняется в течение дня, в какие часы наблюдается спад, а в какие, наоборот, подъём. Это позволит определить, в какое время стоит решать наиболее важные и сложные задачи, а когда будет лучше заняться текучкой. Только на период исследования нужно отказаться от таких стимуляторов как кофе, сахар и алкоголь.

Также стоит начать вести журнал использования времени, в котором записывать, чем вы занимаетесь каждый час, чтобы обнаружить, на какие дела вы тратите время непродуктивно, на что отвлекаетесь.

«Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трёх недель», – говорит автор.

5. Ищем подход к неприятным делам

Человек склонен откладывать всё самое сложное и срочное на потом, это называется прокрастинацией. Вот и Крис Бэйли в течение одной недели провёл шесть часов, откладывая то, что намеревался сделать.

Чтобы отключить спусковые механизмы прокрастинации необходимо постараться повысить для себя привлекательность задачи.

Для начала нужно понять, какие её негативные триггеры включились, к таковым относятся скучность выполнения цели, рутинность, сложность, отсутствие удовлетворения. А потом постараться найти позитивные стороны.

Например, если вам нужно заполнить налоговую декларацию, то можно подумать о размере налогового возмещения и на что можно будет его потратить.

Кроме того, будет полезно составить список резервных дел – в качестве альтернативы, и негативных последствий от невыполнения задачи. Или же просто взяться за дело. «Попробуйте установить таймер всего на 15 минут, после чего позвольте себе остановиться и заняться чем-нибудь другим. Если через 15 минут работы вы чувствуете, что можете продолжать, – продолжайте», – пишет Бэйли.

6. Отправляем письмо себе в будущее

Чаще всего мы воспринимаем себя в будущем как чужого человека, поэтому нам проще переложить на него все неприятные дела, другими словами – отложить на завтра.

Избавиться от этого можно, познакомившись с будущим собой, для этого автор предлагает:

  • создать память о себе в будущем, представив себя тем человеком, который вовремя выполнил все нужные задачи;
  • написать и отправить себе письмо в будущее;
  • воспользоваться приложением, которое показывает, как вы будете выглядеть через много лет, например, AgingBooth.

7. Отключаем интернет на максимально возможное время

«Самый лучший способ минимизировать потери времени, который мне удалось найти, очень прост: интернет надо просто отключать, когда мы работаем над трудными или неприятными задачами», – делится Бэйли.

Это поможет противостоять искушению отвлекаться на малоэффективные дела – электронную почту, мессенджеры и соцсети.

8. Переходим от тайм-менеджмента к экономике знаний

Управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией, говорит автор. Поэтому перед составлением плана на день надо понять, на какое количество внимания и энергии в этот день можно рассчитывать и чего нужно достичь.

9. Отводим на важные дела меньше времени

Или работаем меньше. Всё дело в том, что чем больше часов мы трудимся сегодня, тем меньше можем концентрироваться и восстанавливать энергию.

В ходе эксперимента Крис Бэйли выяснил, что при 90-часовой работе в неделю он смог сделать ненамного больше, чем при 20-часовой. Просто, когда у вас мало времени для выполнения задачи, вам требуется прилагать больше усилий и внимания, чтобы успеть её сделать.

Идеальная продолжительность недельного рабочего процесса – 35 или 40 часов. «Мой любимый способ – установить таймер на телефоне на половину времени, которое, по моему мнению, должно занять выполнение определённого дела. Если я думаю, что понадобится четыре часа, чтобы подготовить важную презентацию, я буду планировать на неё только два», – раскрывает свой секрет автор.

10. Разумно тратим время биологического пика

Концентрироваться на самых важных делах, нужно не тогда, когда у вас больше для этого времени, а в периоды биологического пика.

«Зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьёзной работе», – советует Крис своим читателям.

11. Устанавливаем день технического обслуживания

Определение дня или специально отведённого времени для всех хозяйственных дел, таких как поход в магазин, уборка, стрижка, и технических задач позволяют высвободить дополнительные ресурсы внимания и энергии на более важные нужды.

12. Уменьшаем количество дел

Автор призывает максимально упрощать процесс работы и план на день, чтобы оставалось как можно больше открытого времени в графике. Это позволит гибко реагировать на изменения ситуации, например, на колебания способности концентрировать внимание.

13. Сжимаем неважное

У основных дел всегда есть вспомогательные с низкой отдачей, которые нужно стремиться сжать. Сделать это не так сложно – требуется измерить количество затрачиваемого на них времени и внимания и сократить их с помощи установки лимита. Например, можно выделить только несколько промежутков по 30 минут для работы с электронной почтой или совершить все необходимые звонки за один раз.

14. Устраняем рутинные дела

Рутинные дела можно и нужно делегировать другим.

«Если вы хотите поднять ставки ещё больше, призываю вас также: сделать завтра сознательное усилие и сказать «нет» пяти делам независимо от того, крупные они или не очень; подумать об обязательствах и обязанностях, выполнение которых обрекает вас на дела с низкой отдачей, и задать себе вопрос: действительно ли они являются настолько ценными для меня? Может быть, стоит отказаться от некоторых из них?», – делится Крис Бэйли.

15. Записываем идеи

Бэйли приводит слова автора книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена: «Голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей». Для повышения своей организованности список незавершённых задач и новые идеи лучше записывать в блокноте, на компьютере или смартфоне.

16. Составляем список «горячих точек»

Раз в неделю полезно просматривать все свои записи, проекты, обязательства и проделанную работу с высоты птичьего полёта. Можно составить перечень «горячих точек» в семи областях:

  • интеллект
  • тело
  • эмоции
  • карьера
  • финансы
  • отношения
  • развлечения

Просканировав этот список, можно выписать из него задачи, которыми нужно заняться на предстоящей неделе. «Увидев пометку «стоматолог», относящуюся к «горячей точке» «тело», я вспоминаю, что давно не был у стоматолога и записываюсь к нему на приём», – приводит пример автор.

17. Разрешаем мыслям уходить в блуждающий режим

Нужно хотя бы по 15 минут в день позволят своему сознанию блуждать, путешествовать и мечтать. «Вас поразит, какие мысли могут прийти к вам», – восклицает Бэйли. По его словам, он предпочитает установить на это время таймер и засесть в тихом месте с ручкой и блокнотом.

18. Тренируем внимание

Один час работы полностью сконцентрированным равняется двум-трём часам выполнения задания, сфокусировавшись на нём наполовину. Внимание состоит из трёх компонентов, которые нужно тренировать:

  • центральный исполнительный компонент – ваш мыслящий и планирующий мозг;
  • концентрация: сужение фокуса внимания;
  • осознанность.

Каждый раз, прерывая работу, нужно записывать этот случай в блокнот, чтобы определить отвлекающие факторы и минимизировать их в будущем.

19. Отключаем уведомления

Автор рекомендует отключать в течение рабочего дня на телефоне, компьютере и других устройствах всплывающие уведомления и звуковые сигналы об обновлениях, новых сообщениях.

20. Включаем однозадачный режим

Нельзя делать несколько дел одновременно, это снижает продуктивность, хотя и создаёт иллюзию обратного.

«Независимо о того, что вы решили – сфокусировать всё внимание на работе, телефонном звонке, разговоре, книге или процессе приёма пищи, в течение 15-30 минут сосредоточьтесь только на этом», – говорит Бэйли.

21. Медитируем

Однозадачный режим, по сути, представляет собой состояние полной осознанности, достичь которого позволяет медитация – упражнение на концентрацию внимания. Автор рекомендует установить таймер, для начала достаточно и пяти минут, и просто наблюдать за своим дыхательным ритмом, каждый раз возвращая к нему внимание, которое обязательно будет пытаться блуждать.

22. Пополняем энергию

Наши силы зависят от питания. Бэйли выделяет два правила, следование которым поможет чувствовать себя энергичнее:

  1. Есть больше необработанных продуктов.
  2. Отслеживать момент, когда вы уже наелись, и прекращать есть.

23. Пьём больше воды и меньше сахаросодержащих напитков

Повысить уровень энергии может вода. Нужно пить её как можно больше. И отказаться при этом от кофеина, алкоголя и сахаросодержащих напитков. Можно сокращать их количество постепенно.

24. Занимаемся спортом

Конечно же, ещё один приём увеличить свою энергию – это делать физические упражнения, особенно аэробные: ходить, бегать, заниматься на эллиптическом тренажёре хотя бы по 15 минут.

25. Высыпаемся

«Помните: недосыпая один час, вы теряете, по крайней мере, два часа продуктивности», – говорит Крис Бэйли. Он советует выбрать и всегда придерживаться разумного времени отхода ко сну. 

Валентина Фомина

Источник: https://www.Sravni.ru/text/2017/4/14/25-sposobov-povysit-produktivnost/

10 советов, как повысить свою продуктивность (часть 2)

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

Продуктивность – важный показатель для любого предпринимателя. Как в свое время верно говорил Владимир Довгань, термин предприниматель имеет общие корни со словом предпринимать. Как раз числовые параметры продуктивности показывают, как хорошо человек может предпринимать.

Этот показатель важен не только в офисной работе и не только для топ-менеджеров. Сейчас все больше людей стараются заниматься еще какими-то делами вне своего рабочего времени. Поэтому, естественно, они заинтересованы в том, чтобы работать более продуктивно.

Первые три совета по повышению своей продуктивности рассмотрены ранее, а сегодня мы продолжим разговор на эту тему.

Совет 4.
Четко определяйте
время для своих задач.

Об этом можно было бы не говорить, если бы в нашей голове была всего лишь одна единственная задача на один момент времени. Однако жизнь современного человека отличается тем, что у него одновременно присутствует множество разнообразных задач.

Не случайно все чаще перед людьми встает вопрос, как все успеть или как можно делать все и сразу. Как ни крути, больше 24 часов в сутках не появится.

Когда вы четко выделяете определенные временных интервалы для конкретных задач, то вы сможете обеспечить охват всех своих дел. Таким образом, ваша работа будет гармонично продвигаться по всем направлением.

Предположим, у вас есть три равнозначных глобальных проекта: А, В и С. Заметьте, для расчете важно, что все проекты для вас имеют именно одинаковое значение. Тогда вы можете двигать их параллельно. Если же какая-то задача стоит в приоритете, то для нее может понадобиться больше времени или же надо будет вообще выделить все время.

В нашем случае вы решили, что задачи А и В у вас равнозначны, вы на них выделяете по 1,5 часа (для задачи А – с 9:00 до 10:30, для задачи B – с 10:30 до 13:00).

А вот задача С более важна и для нее уже отвели 2 часа с 14:00 до 16:00. Таким образом, вы успеваете продвинуться сразу по всем трем направлениям. Обязательно обратите внимание, что распределяется не все время.

Нужно оставлять свободное время на текущие и непредвиденные срочные дела.

Конечно, редко какая задача может быть полностью сделана за столь короткий промежуток времени. Но вы можете разбить свою задачу на более мелкие подзадачи так, чтобы иметь возможность их финалить за это время. Очень важно именно финалить – ваш мозг должен видеть реальный прогресс вашего продвижения.

Конечно, финалить — это не совсем простое дело. Чтобы научиться ему, попробуйте организовать свою работу по следующим простым принципам:

    1. Четко определяйте конечный результат каждого куска (подзадачи). Например, “За этот час я напишу минимум 1000 слов для своей статьи”.
    2. Установите в отрезке времени ряд контрольных точек по проверке результата. Для вас они станут своеобразными ориентирами, что помогут не потерять скорость.
    3. Если проверка показала, что вы не успеваете, попробуйте увеличить скорость своих действий: начните что-то делать быстрее (двигаться, говорить, читать, печатать).
    4. Откажитесь от перфекционизма. Вы должны действовать качественно, но не стремитесь добиться совершенства. Есть определенный предел, когда улучшение просто ни на что не влияет.

Такой подход позволит вам работать без напряжения и спешки. Более того, он также освободит вас от стрессов. Множество людей привыкло тянуть время, откладывая выполнение нужных задач.

Потом они получают стрессовую ситуацию, пытаясь в спешке за считанные дни наверстать упущенное. Недавно на блогах кто-то делился своим опытом, что в студенческие годы не спал трое суток, чтобы успеть выучить предмет.

Предмет был сдан, но как это повлияло на здоровье? Стоит ли так издеваться над своим организмом?

Совет 5.
Сначала все самое
важное и неприятное.

Стивен Кови в своей книге “7 навыков высоко эффективных людей” считает это правило одним из самых важных. Потому что, как бы вы ни старались себя организовывать и превратить себя в сверх продуктивного человека, вы никогда не сможете переделать всех задач, что могут встать перед вами.

Успешных людей отличает то, что они умеют ранжировать свои задачи.

Каждый из нас хоть раз в жизни писал список дел, которые нужно было бы сделать. Естественно, за день все сделать не удавалось. Дела переносились изо дня в день, списки ширились и пухли.

В результате только накапливалось раздражение на себя и даже могла упасть самооценка. Ибо человек начинал думать, что он не способен организовать себя.

А дело было не в организованности, а в том, что человек слишком много на себя навалил.

Кучи надо уметь разгребать. У каждого найдутся сотни дел, которые хотелось бы сделать. Но только некоторые из них действительно важны.

Важно лишь то,
что приближает вас к вашей цели.

Источник: https://siellon.com/10-sovetov-kak-povyisit-svoyu-produktivnost-chast-2/

Простые шаги, как увеличить свою продуктивность

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

Наш мир так устроен, что победа не приходит спонтанно, великие цели достигаются не за один день. То, что мы видим, как внешнее проявления успеха, состоит из огромного количества работы, проб, ошибок и регулярных действий. Все это скрыто, как бы за ширмой, и порой создается впечатление, что это легко или вот повезло.

Путь в тысячу миль — начинается с первого шага

Все стремятся быть эффективными, получать нужные результаты, при этом больше успевать, правильно распределять свою энергию, время и получать от этого удовольствие.

Нужно помнить, что для ловли рыбы важно не только место и время, а и удочка — инструмент.

Правильно выбранные инструменты способны увеличить силу ваших знаний и навыков, а также ускорить ваше движение на пути к достижению целей.

Сейчас написано сотни книг тренингов и снято видео, что на поиски работающих практик необходимо потратить немало времени. В результате поисков, оказывается, что многое просто не работает, а еще часть не подходит лично вам. Есть и другой путь — начать использовать то, что на 100% работает и уже проверено временем. Это очень простые и невероятно эффективные навыки.

Получите энергию

Совершенно очевидно, что для любых наших действий необходима энергия. Самый эффективный способ ее получить – это наше тело. Начните утро с зарядки, для этого может подойти: прыжки, растяжка, бег на месте, йога, все, что заставит ваш организм проснуться и вспотеть.

Таким образом, тело передает сигнал в головной мозг, что вам нужна энергия, и она начинает вырабатываться. Давно замечено, что люди занимающиеся спортом, более продуктивны, устойчивы к стрессу, лучше концентрируются.

Освободите свою голову

Для этого вам понадобится лист бумаги и ручка. Перенесите на бумагу все дела, которые находятся в вашей голове. Пишите абсолютно все, от починки крана дома, до сдачи финансового отчета, все дела, что на вас висят. Все, что вы хотите сделать в ближайшие 3-6 месяцев.

Основная задача — освободить голову. Когда вы держите в голове много дел, это мешает сосредоточиться и полностью погрузиться в какой-либо процесс и постоянно отвлекает. В списке должно быть не менее 50 дел. Более того, все не завершенные дела словно не поднятые якоря, которые мешают плыть кораблю.

Разбейте все дела на категории

Можно делить по классическому принципу, а можно на категории.

  • «Быстрые дела» – это те дела, для завершения которых вам необходимо 5-20 минут. Это может быть быстрый звонок, ответ на письмо, покупка.
  • «Средние дела» — это дела, требующие выполнения от нескольких часов до нескольких дней.
  • Дела-«Слоны» — это масштабные проекты, с вовлечением большого количества людей, ресурсов, длящиеся от 3 месяцев до 1 года. Например, это может быть ремонт в квартире, покупка машины и т.д.

Дальше взгляните детально на список и отметьте в нем срочные «горящие» дела, что нужно было уже сделать вчера, позавчера и т.д. Возможно, это и будут ваши первые действия в планах на ближайший день-два. «Слона», как мы знаем, легче съесть по кусочку.

Освобождаем время

Инфо-голодовка — это практика, которая помогает избавиться от всех отвлекающих факторов, которые пожирают ваше время.

  1. Прекратите смотреть телевизор, вообще. Все интересные и позитивные новости вы можете найти в интернете или вам о них расскажут друзья, родственники, коллеги по работе.
  2. Ограничьте себя от социальных сетей, оставьте 10-15 минут в день в виде награды за проделанную работу.

Да, поначалу будет больно, буквально все тело будет в ломках, но оно того стоит, вы удивитесь, сколько времени у вас появится для других интересных и важных дел. Еще можно отключить себя от искусственных стимуляторов: кофе, сигареты, алкоголь. Это только увеличит вашу мощность.

Концентрация внимания

Это способность, которую можно тренировать с помощью регулярных практик. Для этого подойдет дыхательная практика или йога, медитация. Также множество упражнений можно найти в специализированной литературе.

Давно известно, что мы там, где фокус нашего внимания. Если мы одновременно везде, то мы нигде. Концентрация позволяет погружаться в процесс полностью и доводить начатые дела до результата. Когда вы научитесь управлять своим фокусом внимания, ваша продуктивность вырастет в разы.

Последовательная многозадачность

Многие исследования в области работы человеческого мозга подтверждают тот факт, что при одновременном выполнении нескольких дел, снижается и скорость, и качество. Другие опыты доказывают, что выполнение тех же дел, но поочередно с полным «погружением», приводит к качественным и быстрым результатам.

Существует мнение, что представительницы прекрасного пола могут делать много дел одновременно. Отчасти это так, но секрет кроется в том, что у них сильно развита способность быстро переключаться между задачами.

Отдыхайте правильно

Давайте учиться у природы. Посмотрите на море, одна волна сменяет другую, при этом отступая от берега и накатывая на него с новой силой.

Такой принцип прослеживается во всем, период активной деятельности должен сменяться правильным отдыхом и восстановлением энергии (физической, эмоциональной, умственной и духовной).

Делайте перерывы в работе, вовремя и правильно питайтесь, планируйте свой отдых.

На первый взгляд, это очень простые и понятные для большинства рекомендации. Когда вы начнете практиковать их регулярно, увеличение эффективности будет неизбежным. Вы перейдете на совершенно новый уровень и сможете расширить представление о собственных возможностях.

Еще больше о мышлении, коучинге и инструментах для достижения любых целей ты сможешь узнать на 7-недельном онлайн тренинге Ицхака Пинтосевича «Новый Код Коучинга».

Источник: https://5sfer.com/22389-prostyye-shagi-kak-uvelichit-svoyu-produktivnost.html

10 уроков о том, как повысить свою продуктивность

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

В среднем, рабочая неделя составляет около 40 часов. Если вы не удовлетворены результатами своих усилий и не успеваете сделать все запланированное, напрашивается два варианта для улучшения ситуации:

  1. Работать больше.
  2. Повысить эффективность.

Несмотря на кажущуюся простоту постановки вопроса, в реальной жизни выбрать один из вариантов сложно. Большинство идет по первому пути, количество рабочих часов увеличивается, берется работа на дом.

Автор Автор сайта a Year of Productivity Крис Бэйли получил предложение поработать на протяжении месяца с рабочей неделей по 90 часов. В качестве вознаграждения за эти мучения ему предложили возможность расслабиться в следующем месяце, сократив нагрузку в неделю до 20 часов.

Крис решил принять это предложение и на практике проверить эффективность работы в столь напряженном режиме. Своими впечатлениями и выводами он поделился на страницах сайта.

Многочасовая работа и производительность

Я просто анализировал объем работы, который смог выполнять на протяжении дня, и на второй неделе заметил закономерность. До среды производительность немного повышалась, но в четверг резко падала. В субботу я не выдавал и половины результата понедельника.

Отдыха в воскресенье хватало лишь до среды, и эта ситуация повторялась каждую неделю.

Занятия в спортзале, утренняя пробежка всегда дают мне мощную подзарядку, нос четверга даже занятия спортом не помогали взбодриться.

Я чувствовал вялость, неспособность сконцентрироваться на поставленных задачах и искал любые возможности для того, чтобы оттянуть момент начала работы.

Я сделал вывод, что многочасовой труд повышает производительность лишь на короткое время, но в конечном варианте результат намного ниже, чем при стандартной 40-часовой рабочей неделе. Это один из самых важных уроков, полученный мною в ходе эксперимента.

Постоянная занятость и продуктивность

Очень часто между этими понятиями ставят знак равенства. На самом деле это разные вещи. Я уверен, что продуктивность не повышается с увеличением рабочих часов.

Измерять продуктивность следует другим способом – ответьте себе, сколько задач вы доводите до логического завершения или промежуточных результатов, если речь идет о долгосрочном проекте.

Простой пример. Вы приходите на работу, получаете или уже знаете об определенном объеме задач, которые следует выполнить.

Вы можете начать что-то, но отвлечься на разговоры с сослуживцами, проверить почту, перезвонить клиенту. Результат – дело начато, но не доведено до конца, хотя вы были заняты целый день.

Ощущение собственной продуктивности обманчиво

Поставить объективную оценку собственной продуктивности очень сложно. Часто мы обманываемся, принимая усиленный труд за продуктивность. Особенно показательны случаи с многозадачностью. Вы успеваете поучаствовать во многих процессах и уверены, что сделали массу полезной работы.

Но проанализируйте реальные результаты и сравните их с ситуацией, когда вы были сосредоточены на одном вопросе. Результат очевиден – в первом случае ничего, во тором – реальный прорыв. То же происходит и с долгим трудовым днем. Вы испытываете благородную усталость и чувствуете себя героем.

Но постарайтесь беспристрастно оценить свои результаты.

Первые несколько часов вы работали очень эффективно, но постепенно усталость брала над вами верх – вы все чаще отвлекались, брали перерыв на кофе, иногда ловили себя на том, что просто пялитесь на монитор компьютера и не способны выдать ни одной толковой мысли.

Планируйте рабочее время заранее

Эта привычка позволяет ощутимо повысить качество труда. Вы начинаете работать более организованно и добиваетесь нужных результатов с меньшими затратами времени. В качестве примера можно привести офисного служащего, который хватается за срочные дела. Он «тушит пожары», теряет массу времени на настройку и попытки разобраться в возникшей проблеме.

В результате, важные дела так и остаются незавершенными. В ходе эксперимента я видел, что работаю с невысокой отдачей и занимаюсь маловажными делами. Особенно явно это проявлялось в последние часы рабочего дня. Провести объективный анализ своей эффективности я смог лишь через некоторое время после окончания этого безумного месяца.

Вывод работы над ошибками – при планировании заранее можно было не допустить бездарных потерь времени.

Минута планирования сэкономит 10 минут работы

Это одна из самых выдающихся цитат от великого Брайана Трейси. Относительно 10 минут можно поспорить, в жизни результаты скромнее. Но принцип подхода к работе чрезвычайно ценен.

Не планируя дела заранее, вы не можете действовать по-умному.

Вы можете работать дольше и больше своих коллег, но лучшие результаты покажет ваш сослуживец, который тратит на работу меньше времени и заранее планирует свои ежедневные дела.

Ограничивайте сроки на выполнение задач

Это очень эффективный прием для повышения продуктивности. Обладая определенным опытом в своей сфере, вы приблизительно осведомлены, сколько времени занимает выполнение той или иной работы. Желаете успевать делать значительные объемы? Старайтесь делать больше за определенную единицу времени.

Пример. Для составления отчета вам нужно около 3-х часов. Поставьте перед собой задачу сделать это за 2 часа, отрезав любые пути к отступлению. Вы обязательно справитесь, если сосредоточитесь на этой работе, не будете отвлекаться и позволять себе перерывы.

Если вы знаете, что у вас есть определенный запас времени, вы и работаете менее эффективно, растягивая выполнение задачи до заранее установленного дедлайна.

Вы помните об эксперименте с 90-часовыми и 20-часовыми рабочими неделями? Я поставил перед собой цель выполнять за 20 часов объем стандартной 40-часовой недели. У меня все получилось.

Пополняйте запасы энергии

Если вы воруете для работы время у сна, употребляете нездоровую пищу, не занимаетесь спортом и мало отдыхаете, эффективность работы будет неумолимо снижаться. Вы будете терять энергию, как аккумулятор, длительное время работающий без подзарядки. Качественный и регулярный отдых восстановит запас энергии, и вы сможете работать меньше времени, но более результативно.

Слишком длительный рабочий день уничтожает жизненные силы

С просьбами начальства поднапрячься, заставить себя и мобилизовать последние силы для прорыва в авральные моменты на работе сталкивался каждый. Заставляя себя работать по 15 часов в день и отдыхая лишь по воскресеньям, я серьезно истощил свои ресурсы.

Последняя неделя эксперимента проявила очень тревожные последствия: — Я избегал важных решений.- Мозг просто отказывался выполнять работу.- Я с трудом просыпался утром и чувствовал себя немощным стариком.- Начала исчезать радость, угас интерес к жизни. Мой эксперимент был очень жестким. Но вы должны помнить.

Выбирая увеличение рабочих часов, вы начинаете уничтожать свою жизненную энергию.

Быть честным с самим собой

Если вы врете себе, любые попытки добиться эффективности бесполезны.

Ответьте честно на вопросы: — Как часто вы переносите на потом важные, но неприятные дела?- Как часто вы отказываетесь от высоких целей после первых трудностей?- Просыпаетесь ли вы пораньше, чтобы совершить пробежку, или обещаете себе начать завтра и спите до последнего?- Сколько времени вы проводите перед телевизором, зная, что вас ждут важные дела?

Такие вопросы стоит задавать себе по любой стороне вашей жизни, если вы чувствуете, что недовольны положением дел. Честные ответы покажут, что нужно сделать для исправления ситуации.

В жизни есть вещи важнее работы

Работа важна, но семья, увлечения, друзья и любимые всегда должны стоять на первом месте. Если вы теряете возможность проводить время с близкими или отдаваться хобби, необходимо срочно задуматься о своей жизни и искать способ все исправить.

Работая больше, вы не выполняете больше дел и не повышаете свою эффективность. Сокращая рабочие часы за счет увеличения продуктивности, вы освобождаете время для более важных вещей.

Об это стоит помнить, это станет наилучшим стимулом для кардинальных изменений в подходе к работе.

Да, в мире много людей, влюбленных в свою работу или бизнес. Как правило, эти ребята уверены, что выполняют важную миссию.

Но если вы работаете ради обеспечения финансового достатка, жертвовать временем, которое можно провести с любимыми, детьми, друзьями точно не стоит.

Источник: http://businessmens.ru/article/lajf-khak/10-urokov-o-tom-kak-povysit-svoyu-produktivnost

7 способов повысить свою продуктивность

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

В 1915 году Альберт Эйнштейн представил свою блестящую и революционную теорию относительности. На протяжении трёх лет, предшествующих этому, он полностью посвятил себя созданию этой теории, не отвлекаясь ни на что другое.

Я не призываю вас тратить три года на создание одного проекта, но такой метод фокусировки действительно эффективен.

Это был небольшой экскурс в прошлое, а теперь обратимся к современным реалиям: сегодня стала довольно популярной тенденция «делать меньше». Как следует из названия, это направление охватывает техники, с помощью которых можно достичь больших результатов, прикладывая меньше усилий.

Сегодня я хочу поделиться с вами некоторыми из этих техник. Надеюсь, что они помогут вам достичь наилучших результатов в кратчайшие сроки.

1. Закон Парето, или принцип 20/80

В общем виде данный принцип формулируется так: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Закон 20/80 применим практически во всех сферах жизни. Например, согласно этому закону, 20% преступников совершают 80% преступлений.

Если вы знаете, как воспользоваться законом Парето должным образом, это поможет вам не только в профессиональной, но и в повседневной жизни. Это маленький удобный трюк, который сумеет помочь спрогнозировать результат.

Например, если вы общительный человек, то у вас, скорее всего, много друзей. Подумайте, кто из этих людей придёт к вам на помощь в трудной ситуации. Вероятно, их будет немного, как раз что-то около тех пресловутых 20%.

Стоит принять это к сведению и стараться поддерживать общение с этими 20%, вместо того, чтобы тратить время на виртуальных друзей.

Как это работает

Согласно закону Парето, следует делать все неважные задачи тогда, когда ваша производительность невысока. К примеру, многие люди, как только пришли с утра на работу, не могут сразу же включиться в рабочий процесс. Им нужно пообщаться с коллегами, выпить чашечку кофе или сделать что-то ещё, что поможет им настроиться на рабочий лад.

Только в этом случае они смогут продуктивно работать. Важно расставить приоритеты между рабочими задачами. Старайтесь выполнять важные задания именно в то время дня, когда ваша работоспособность будет на высоком уровне.

2. Три важные задачи

Многие составляют список дел, это позволяет сделать рабочий процесс более организованным. Конечно, в 21 веке мы уже отошли от того, чтобы записывать предстоящие дела на бумаге, для этого у нас есть смартфоны и компьютеры.

Я предлагаю вам следовать одному простому правилу: каждое утро потратьте пять минут на то, чтобы записать три наиболее важных задачи на день. А затем сосредоточьте все свои усилия на выполнении этого короткого списка.

Это замечательная альтернатива тем бесконечно длинным спискам задач, которые мы обычно любим составлять. Кого мы обманываем, ведь на них не хватит и недели, не говоря уже про один день. Сосредоточьтесь на этих трёх основных задачах, и если вы успеете выполнить их раньше срока, то можете приняться за что-нибудь ещё.

Это простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.

3. Философия «Делай меньше»

Философия «Делай меньше» очень популярна в современных реалиях. Различные авторы предлагают различные подходы. Например, Марк Лессер написал книгу «Достичь большего, делая меньше«, основанную на дзен-буддизме.

Его манифест «делать меньше» начинается с опровержения утверждения о том, что снижение нагрузки делает сотрудников ленивыми и негативно сказывается на их производительности. Когда мы выполняем меньшее количество задач, мы можем насладиться своими достижениями.

Марк Лессер рекомендует находить несколько минут во время рабочего дня для того, чтобы помедитировать. Это выравнивает ваше дыхание, вы придёте в чувства, избавитесь от стресса и сможете лучше сконцентрироваться на поставленной задаче.

Не забывайте про расстановку приоритетов. В первую очередь выполняйте важные задачи, а затем уже переходите к низкоприоритетным. Не перегружайте себя большим количеством задач: лучше сделать меньше, но качественно и с удовольствием, чем больше, но без энтузиазма.

4. Помидорная техника

Помидорную технику предложил Франческо Чирилло. Техника называется помидорной из-за того, что её автор первоначально применял кухонный таймер в виде помидора для измерения времени.

В основе методики лежит принцип работать 25 минут над конкретной задачей без перерыва, но после этого обязательно сделать перерыв.

5. Миф о многозадачности

Режим многозадачности вовсе не делает нас более продуктивными, это миф. На самом деле, когда мы концентрируемся на многих заданиях одновременно, это оказывает негативное влияние на нашу производительность и концентрацию.

Независимо от того, насколько хорошо вы приноровились работать в режиме многозадачности, ваша производительность будет намного меньше, чем если бы вы решили сосредоточиться от начала и до конца на выполнении одной задачи.
Дэвид Мейер, профессор университета штата Мичиган

Эффективно выполнять одновременно несколько задач возможно только в некоторых особых случаях. Скажем, когда вы делаете что-то автоматически, например идёте и одновременно разговариваете. Ходьба — это деятельность на автомате, она не требует того, чтобы вы на ней сосредоточились. Хорошо это иллюстрирует известная притча:

Однажды муравей встретил на лесной тропинке сороконожку, которая весело и безмятежно бежала ему навстречу. Муравей спросил сороконожку: «Как ты так ловко переставляешь все свои 40 лапок? Как тебе удаётся так легко и быстро передвигаться?» Сороконожка на минутку задумалась и… не смогла больше сдвинуться с места!

Если вы хотите выполнять поставленные задачи более продуктивно, лучше сосредоточьтесь на одном задании, выполните его от начала до конца и только потом переходите к другим.

6. Информационная диета

В наше время перегрузить свой мозг информацией так же просто, как получить тепловой удар в пустыне Сахара. И даже симптомы схожи: нарушение сна, рассеянное внимание и замедленная реакция. Наш мозг перегружен информационным шумом. В современном мире люди постоянно ищут новости, хотя они и так везде окружают нас.

В этом случае Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“, жить где угодно и богатеть» советует людям «сесть на информационную диету». Подумайте, действительно для вас важны все электронные письма, блоги, газеты и журналы, которые вы читаете? Вам на самом деле нужно тратить так много времени на социальные сети и телевизор?

Постарайтесь получать как можно меньше совершенно ненужной для вас информации хотя бы на протяжении недели и проследите, как это скажется на вашей продуктивности.

7. Живите по графику

Спросите любого успешного человека, когда он или она просыпается, и, скорее всего, услышите, что этот человек рано встаёт. Это довольно несложно: в первой половине дня не так много отвлекающих факторов, поэтому мы можем сфокусироваться на приоритетных делах.

Помните, что есть время отдыхать, а есть время работать. Проведите чёткие границы между тем и другим. Начните с того, что прекратите заниматься делами, как только почувствуете, что вам необходимо отдохнуть.

Лучше жить с планом, чем без него.

Закон Паркинсона гласит, что «работа заполняет время, отпущенное на неё». Это означает, что если вы, к примеру, решили, что напишете отчёт за неделю, вы всю неделю будете его писать.

Особенно закон Паркинсона применим к делам, которые нам не нравятся и которыми у нас нет никакого желания заниматься. Многие из нас склонны растягивать дела настолько, насколько это возможно.

Но если вы заключите каждую задачу в жёсткие рамки, это позволит вам расправляться с делами куда более эффективно. Когда у вас есть дедлайны, вы стараетесь успеть выполнить всё в срок, так что это отличнейшая мотивация.

Источник: https://lifehacker.ru/work-less-get-more/

Увеличь свою продуктивность — 12 рабочих приемов

Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время

Давайте будем честны — сколько бы вы не пытались планировать свое рабочее время, в конце дня, недели или месяца вас ждало разочарование. Ошибка многих заключается  в том, что во-первых, они не «фильтруют» полученную информацию, а во-вторых, они не анализируют прочитанное и не пытаются ее применить на практике.

Вместо того, чтобы расписать долгосрочные и краткосрочные цели, постараться понять, на что он тратит время впустую, человек начинает заниматься бесполезными задачами, например такими как уборкой своего рабочего стола, думая что порядок поможет сконцентрироваться на процессе. Или другой пример — человек начитавшись множество умных книг начинает сразу применять все 100500 приемов, заводить сложные ежедневники, старается выполнять несколько задач одновременно. Результат — психологическая усталость, разочарование.

К сожалению, сегодня многие хотят заработать на этой теме и пытаются навязать пустые техники, которые не только не работают, но и создают еще больше для проблем.

 На самом деле все намного проще, чем кажется — вам нужно для начала вычеркнуть все лишнее, проанализировать свое поведение, выбрать приоритеты и вести записи. Вот и все, остальное проявление усидчивости, и стремление.

Об этом написано здесь и здесь. Вы либо хотите добиться цели, либо нет.

Ну что, вы готовы повысить свою эффективность, получить в своё распоряжение больше времени, достигать желаемого и наслаждаться жизнью? Тогда следующие 12 приемов– именно для вас. Воспользуйтесь ими немедленно!

Давайте сразу определим разницу между продуктивностью и простой занятостью. Действовать продуктивно значит использовать своё время для достижения тех целей, что важны. А вот занятость предполагает, что вы заполняете всё своё время как можно большим количеством дел. Следующие 12 советов позволят вам из занятого человека превратиться в продуктивного и эффективно использовать все свои ресурсы.

1 — Сначала подумайте, от каких дел можно отказаться

Как бы парадоксально это не звучало, но чтобы работать больше, следует отказаться от выполнения каких-то дел. В первую очередь нужно понять, что в сутках всего 24 часа и у нас всегда найдётся, чем их занять. Поэтому, чтобы всё успевать нужно создать определённый запас времени.

Довольно много людей считает, что тайм-менеджмент позволяет выполнять как можно больше заданий продолжая загружать себя делами до тех пор, пока не окажутся под завалом. Поэтому вы должны определить, от чего можно отказаться или, по крайней мере, кому можно перепоручить выполнение какого либо задания.

Тим Феррис в своей блестящей книге «Как работать по четыре часа в неделю» показал, как это реализовать. Элементарный пример –услуги автомойки. Это экономит около 2-ух часов на выходных, которые можно использовать более эффективно. Крайне важно определить, отказ от каких заданий предоставит вам необходимый запас времени.

2 — Выполняйте незначительные задания партиями

Вам нужно сделать несколько мелких поручений или телефонных звонков, лучше выполните их за один раз. Например, вместо того, чтобы совершать покупки трижды в неделю, целесообразнее составить список и приобрести всё за один раз.

Работа с электронной почтой – ещё один превосходный пример. Замечали ли вы за собой привычку постоянно проверять не появились ли новые письма? А теперь представьте, сколько времени вы можете сберечь, если будете отвечать на письма всего лишь 2 раза в день, не отвлекаясь от более важных заданий. Кроме того, выполняя незначительные дела партиями, вы будете успевать больше за короткое время.

3 — Избавьтесь от отвлекающих моментов

К сожалению, во время работы мы постоянно отвлекаемся на проверку электронной почты, смс или общение в социальных сетях.

Психологи утверждают, если во время работы над важным проектом вас прерывают или вы отвлекаетесь то, чтобы сосредоточиться на нём заново, потребуется, как минимум, 20 минут.

Если такое случается хотя бы 3 раза в день, то вы потеряете 1 час своей продуктивности. А за 2 недели эта цифра увеличится в 10 раз, в итоге – целый рабочий день будет упущен.

Подумайте только, сколько вы смогли бы сделать и успеть, если бы каждые 2 недели у вас появлялся бы дополнительный день. Теперь вы знаете, как повысить свою продуктивность и сэкономить при этом время, если перестать отвлекаться во время работы.

4 — Используйте свой прайм-тайм

Для телевиденья прайм-тайм очень важен, ведь это время, когда большинство людей собирается возле экранов. В это время реклама максимально дорогая. Не удивительно, что именно тогда транслируются лучшие шоу или передачи. Есть ли прайм-тайм и у человека?

Было доказано, что многозадачность угнетает умственные способности человека.

Безусловно. Это тот период дня, когда вы находитесь на пике своей продуктивности. Поэтому его стоит использовать для выполнения самых сложных и важных заданий. К примеру, для многих людей прайм-тайм приходится на утро или вечер, следственно в обед нужно заниматься делами, требующими небольших усилий.

5 — Разделяйте своё рабочее время на периоды

Следует разбить свой график на несколько периодов по 45 или 90 минут, во время которых вы будете полностью сосредоточены на делах.

Лучше всего, чтобы эти периоды приходились на прайм-тайм вашей продуктивности, кроме того, нужно устранить все отвлекающие факторы.

Вы очень удивитесь, осознав сколько вы успели, практически не устав при этом, если правильно распределили своё время.

6 — Будьте сосредоточенным и целеустремлённым

Во время работы, не отвлекайтесь на мысли о других заданиях или проблемах. Сконцентрируйтесь полностью на том, что делаете прямо сейчас. Особенность нашего мышления в том, что сосредотачиваясь на каком-то конкретном деле, мы подсознательно начинаем использовать все необходимые для этого ресурсы.

Если же вы пытаетесь держать в уме кучу информации, то это существенно снизит вашу продуктивность. Поэтому, когда вам приходит в голову какая-то идея или мысль, просто запишите её в блокнот и продолжайте работать, пока не закончите. Поверьте, так вы будете успевать куда больше.

7 — Никогда не занимайтесь над несколькими задачами сразу

Нас долгое время убеждали в том, что многозадачность – едва ли не единственный способ повысить эффективность своей работы. Однако оказалось, что это утверждение в корне неправильно. Если, кто и сможет справить сразу с нескольким делами, то это женщины в силу особенностей своей психики, да и в этом случае – задания должны быть незначительными.

Яркий пример – одновременный разговор по телефону и заполнение анкеты. Любое занятие, требующее значительной затраты сил и времени, не следует совмещать с другими делами.

Вместе с тем бывают люди, которым многозадачность не вредит. В любом случае, вас стоит попробовать, по крайней мере, в течение недели работать исключительно над одним важным делом за раз. Поверьте, ваша продуктивность увеличится в разы.

Кроме того, было доказано, что многозадачность угнетает умственные способности человека. Скорее всего это связано с тем, что мы просто перестаём напрягать своё мышление. Это говорит о том, что выполняя сложное и важное задание, не стоит заниматься другими, даже очень простыми, делами. Вы и не заметите, как продуктивность работы возрастёт на 30-50%.

8 — Ставьте перед собой цели

Обязательно ставьте перед собой цели, как краткосрочные, так и на долгую перспективу. Не зная, к чему вы стремитесь, очень легко оказаться под завалами разнообразных дел и разочароваться в своей работе. С уверенностью можно говорить о том, что продуктивность в жизни напрямую связана с тем, как много времени вы уделяете реализации своих целей.

9 — Расставьте приоритеты

Итак, вы определили свои ежедневные цели – теперь настал час расставить приоритеты. Главный секрет того, как из занятого человека превратиться в продуктивного, состоит в распределении времени для выполнения задач.

На первое место нужно поставить наиболее важное задание, а дальше размещайте свои дела в порядке их ценности и важности.

В таком случае, даже если ваш распорядок дня будет нарушен, вы всегда можете быть уверены в том, что самое главное дело сделано и цель достигнута.

10 — Старайтесь всё записывать

По сути не имеет значение, как хорошо вы спланировали свой день – неожиданные задания будут появляться всегда. Но не стоит растрачивать свои силы, стараясь сделать всё. Просто запишите новую задачу и сравните её важность с уже запланированными делами на этот день.

Зачастую неожиданные дела обладают меньшей ценностью, поэтому в большинстве случаев вы можете спокойно придерживаться своего первоначального плана.

Этот простой совет не только позволит повысить продуктивность работы, но и убережёт вас от стресса, вызванного чрезмерной загруженностью.

Даже если новое задание оказалось сверхсрочным и вам нужно выполнить его немедленно, ваши планы не пострадают. Ведь вы будете полностью уверены в том, что занимаетесь по-настоящему важным делом.

11 — Вносите свои цели в расписание

Вы поставили перед собой цели, но не выделили на них время. Тогда реализовать их просто невозможно. К примеру, перед вами стоит небольшая, но очень полезная цель – дважды в неделю посещать тренажёрный зал.

Если вы не внесёте это время в своё расписание, то ни на одну тренировку вы не попадёте, ведь всегда найдётся, чем заняться.

С другой стороны, если в вашем ежедневнике будет отведено 2 часа на спорт, то уже не получится назначить на это время встречу или другое дело.

Планируя достижение своих целей и приоритетов, вы полностью измените свою жизнь. И если раньше вы подстраивали их под обстоятельства и ничего не получалось, то теперь обстоятельства будут подстраиваться под вас.

Например, сколько раз вы обещали себе, что начнёте бегать 3 раза в неделю? А сколько из этих обещаний стало реальностью? Ни одного! И всё потому, что вы просто не внесли пробежки в своё расписание, оставив себе пути для отступления.

Хотите повысить эффективность своей жизни, вносите цели в свой график!

12 — Управляйте своим состоянием

У каждого из нас случаются приступы лени или нежелания хоть что-нибудь делать. И с ними нужно бороться, ведь такое состояние и настроение попросту убивает продуктивность. Как повысить её и избавиться от чувства лени? Существует множество способов.

Прогуляйтесь на свежем воздухе, выпейте стакан воды или попросту попрыгайте на месте раз 10. Если коллеги вас не поймут, то в офисе можно ограничиться простым потягиванием в кресле или походом к кофеварке. Главное – изменить своё состояние и окружение.

И уже буквально с первых минут вы почувствуете, что лень отступает, а на смену ей приходит желание работать и добиваться своего.

Оказывается, повысить свою продуктивность очень легко. Теперь в вашем арсенале есть 12 полезных и эффективных приемов, которыми следует воспользоваться прямо сейчас. Вы просто не поверите, как измениться ваша жизнь. Однако не стоит торопиться и использовать все сразу. Лучше делать это постепенно, что позволит вам насладиться ощущением  управления  своей жизни, меняя её к лучшему.

Источник: http://menspassion.ru/uvelich-svoyu-produktivnost-12-rabochix-priemov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.