+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Содержание

Как выбрать заместителя?

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Рано или поздно, из-за большой загруженности, финансовый директор задумывается о том, что неплохо бы было иметь помощника. Но как выбрать достойного заместителя?

Задачи заместителя финансового директора во многом схожи с теми, что стоят и перед его непосредственным начальником. Разница – в масштабе информированности и степени ответственности. Важные функциональные обязанности заместителя директора предполагают наличие у соискателя на эту должность ряда знаний, умений и навыков.

Предполагаемый заместитель директора по финансам обязан разбираться в общих экономических вопросах и в налоговом законодательстве; быть знакомым со спецификой отрасли, в которой работает компания; «подкованным» в области основ договорного права.

Он должен понимать основы бухгалтерского учета, ведь в ходе работы ему придется иметь дело с внутренними отчетами и с бухгалтерской отчетностью контрагентов.

Важно, чтобы ассистент умел «читать» бухгалтерский баланс, форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках) и другие формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, понимал, что стоит за активами и пассивами организации.

Но этим требования к кандидату не исчерпываются. Заместитель директора на уровне пользователя обязан также знать работу программных продуктов, применяемых для организации учета в компании. Он, при необходимости, должен уметь составить любой отчет, который эти программы формируют для пользователя.

Портрет претендента

Обычно кандидату на должность заместителя директора по финансам нет и тридцати лет. Он полон кипучей энергии, готов усваивать большие объемы разнообразной информации, что поможет ему плодотворно трудиться на благо компании.

Что касается образования, то оно, как правило, высшее, экономическое или техническое. Замечено, что специалист с техническими навыками обладает блестящим логическим мышлением, это позволяет ему четко структурировать свои знания.

Правда, если дипломом об окончании технического вуза исчерпывается все образование претендента, то, скорее всего, должность зама по финансам не для него.

Дело в том, что без знаний в области экономической теории и анализа финансовой деятельности финансиста нельзя считать квалифицированным специалистом, поэтому кандидат-«технарь» должен иметь за плечами хотя бы годовой курс по экономике и финансам.

Если кандидат приятно удивил наличием двух высших образований, то это говорит само за себя. Перед вами наверняка целеустремленный человек. Истинные свои качества он проявит во время испытательного срока, и если «корочки», допустим, липовые (ведь и такое бывает!) – «белые пятна» в знаниях тут же обнаружатся.

Если вы берете на должность заместителя директора по финансам мужчину, то имейте ввиду – за редким исключением представители сильного пола нацелены на карьерный рост, поэтому если в компании нет соответствующих перспектив, то они надолго не задержатся. В отличие от них, женщины чаще всего ценят в работе стабильность и долговременность. Само собой, все эти различия весьма условны. Подробней о личностных характеристиках определенного кандидата можно узнать непосредственно на собеседовании.

Функциональные обязанности заместителя директора

Понятно, что разнообразной работы в финансовом отделе, как говорится, выше крыши. Но не спешите посвящать нового зама во все сразу, чтобы снять с себя нагрузку, это может дорого обойтись компании.

Ведь новичок может поработать некоторое время и уволиться, и коммерческие секреты, которые он успел узнать, может передать конкурентам. Именно поэтому лучше заранее конкретно определить функциональные обязанности заместителя директора по финансам.

По мнению экспертов журнала «Консультант», заместителю можно поручить ряд дел.

Во-первых, проводить первичный анализ заключаемых договоров (в том числе определять существенные расхождения с положениями уже существующих соглашений).

Во-вторых, проверять сметы расходов поставщиков и подрядчиков (например, не завышают ли они статьи затрат, соответствуют ли их расценки среднерыночным).

В-третьих, согласовывать по поручению финансового директора некоторые параметры смет, статей бизнес-планов с руководителями других отделов и служб.

В-четвертых, контролировать исполнение отдельных статей бюджета компании, выявлять основные причины расхождений.

В-пятых, вырабатывать рекомендации по некоторым управленческим решениям для финансового директора. Здесь важен «свежий взгляд» на проблему, выявление новых сторон или вероятных последствий разрешения каких-либо ситуаций.

Помимо этого, важно предупредить новичка, что никто не имеет права давать помощнику финансового директора указания и поручения, кроме его непосредственного руководителя.

Помимо вышеперечисленных обязанностей, директор по финансам может наделить своего заместителя функциями внутреннего контролера-аудитора или дать ему право выражать мнение финансового департамента на совещаниях. Эти условия регламентируются внутренними должностными инструкциями.

Заместителю финансового директора не обойтись без общения с руководителями отделов компании и контрагентами. Именно поэтому он должен уметь грамотно формулировать темы переговоров. Однако вступать в дискуссии для него – табу. За исключением ситуации, когда «добро» на полемику дает непосредственный шеф.

Что заместитель директора знать не должен

В каждой компании есть конфиденциальные сведения, которые не должны просочиться за ее стены. Именно поэтому заместителю финансового директора лучше не знать в подробностях определенную информацию о компании, а именно:

– данные об источниках возникновения и пополнения активов фирмы;

– об участии собственников компании в ее прибыли;

– о неформальных договоренностях руководства фирмы с управляющими компаний-поставщиков, о связях руководства во властных структурах, правоохранительных и налоговых органах;

– персоналии участников схем, применяемых для снижения налоговой нагрузки на предприятии. В противном случае кто поручится, что отчеты с полным перечнем «имен, явок и паролей» участников незаконной оптимизации случайно не попадут в руки контролеров?

Задача – удержать

Хороший заместитель финансового директора дорогого стоит, поэтому пока его не переманили конкуренты, нужно подумать, что может удержать сотрудника. Неплохо создать заму такие условия, чтобы он ощущал себя на самостоятельной позиции, которая стоит того, чтобы держаться за нее.

Он должен ясно представлять свои перспективы развития. В том числе и рост зарплаты пропорционально росту выполняемого объема работ.

Только тогда заместитель директора будет пребывать в уверенности, что фирма по достоинству оценивает его ценный вклад в развитие организации и, в свою очередь, способствует процветанию сотрудника, приносящего ей пользу.

Некоторым категориям работников все-таки желательно представить перспективы карьерного роста. Это вполне может быть место руководителя департамента одного из филиалов компании.

Стоит заметить, что должность заместителя финансового директора сегодня есть и в крупных компаниях и в фирмах с небольшими, но разнообразными направлениями деятельности.

От этого «винтика» многое зависит, поэтому так хотелось бы на него положиться в будущем. Таким образом, при отборе кандидатуры на эту должность требуется особое внимание.

Окончательно решение лучше принимать только после оценки всех положительных и отрицательных качеств каждого кандидата.

Источник: www.buhnews.ru

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=125

Как подобрать помощника: 4 совета для поиска надежного заместителя

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Руководитель, подбирающий помощника, ищет профессионального работника, на лояльность которого можно рассчитывать. Коммерческий директор задумывается об этом обычно в тот момент, когда собственная занятость уже не позволяет ему самостоятельно упорядочить ведение дел в подразделении: контролировать сроки исполнения поручений, готовиться к встречам и совещаниям, организовывать работу.

Анна Гражданкина,

руководитель отдела персонала, Сity Express

В этой статье вы узнаете:

  • Как подобрать помощника
  • Как не ошибиться в выборе заместителя 
  • На что стоит обратить внимание на собеседовании

Как подобрать помощника, если коммерческая служба сильно загружена? Повысить эффективность ее работы поможет разделение обязанностей на основные и вспомогательные. Основные — это работа с поставщиками и потребителями, поиск и привлечение новых клиентов, продвижение товара.

Вспомогательные — работа с договорами и другими документами, прием и распределение входящих сообщений, подготовка к переговорам и совещаниям. Последними обычно и занимается помощник коммерческого директора.

Одновременно на него может быть возложен целый ряд обязанностей — от учета и анализа данных о продажах до разработки сувенирной продукции.

1. Решите, кто вам нужен

При выборе помощника следует заранее определить, какие именно из вышеперечисленных функций он будет выполнять. В соответствии с этим можно выделить несколько типов личных помощников, которые могут решать различные задачи.

 От поставленных перед потенциальным сотрудником задач будет зависеть, какие требования вы станете предъявлять к кандидатам.

Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку, исполнительность, коммуникабельность и аккуратность потребуются от личного помощника, выполняющего функции секретаря.

Но если на него будут возложены обязанности планирования, контроля за соблюдением сроков оплаты и исполнением договоров, сбора и первичного анализа маркетинговой информации, организации выставок и мероприятий, а также анализ работы коммерческого отдела — советую вам составить расширенный список знаний и навыков, которые потребуются от помощника коммерческого директора.

  • Как увеличить объем продаж в сжатые сроки

Бывают случаи, когда работа помощника предполагает высокую степень самостоятельности сразу с момента начала его трудовой деятельности (в случаях когда, например, просто некому передать дела либо компании нужен конкретный уникальный навык, которым никто из других сотрудников не располагает).

В такой ситуации надо искать опытного сотрудника с конкретным набором знаний — обязательных, которые нужны сразу и без которых никак не обойтись, и желательных, которым можно научить в процессе работы.

Понятно, что, если помощнику предстоит общаться с зарубежными партнерами, мы не сможем дать ему время на изучение иностранного языка. А вот если контакты с носителями языка мы только планируем, будет даже лучше принять на работу сотрудника с базовым уровнем языка и с огромным желанием его совершенствовать, т. к.

, приняв в такой ситуации человека, свободно владеющего иностранным языком, мы рискуем потерять его через несколько месяцев. Из-за отсутствия языковой практики он может уволиться.

2. Необходим профессиональный помощник руководителя

Как подобрать помощника, чтобы он имел представление о бизнес-процессах закупок и продаж? Так как в его обязанности может входить работа со множеством документов: бухгалтерских, финансовых, банковских, в том числе работа с актами сверки и счетами-фактурами, он должен знать, какие документы создаются в процессе работы на конкретном участке и в какие сроки надо предпринять те или иные действия.

Наличие подходящего образования и опыта работы еще не говорит о том, что кандидат вам подходит, так как он может не в полной мере понимать специфику коммерческой деятельности как в целом, так и в вашей конкретной области.

Чтобы определить, сможет ли помощник коммерческого директора выполнять возложенные на него обязанности и как быстро сможет сориентироваться в вашей сфере деятельности, можно предложить ему решить несколько конкретных задач (кейсов), которые складывались в вашей или в других компаниях.

Это поможет выявить профессионализм соискателя, его умение применять знания и навыки в конкретных обстоятельствах и принимать решения.

  • Зарубежный опыт управления: Швеция для российского бизнеса

С целью оценить склонность кандидата к той или иной работе мы часто применяем технику проективных вопросов.

Например, если должностные обязанности будут предполагать постоянное общение с людьми, можно предложить: «Укажите, пожалуйста, три плюса и три минуса работы с людьми… А теперь то же самое для работы с документами».

У нас был случай, когда по всем остальным параметрам идеально подходящий кандидат уверенно назвал три плюса работы с документами и еле-еле вспомнил один плюс работы с людьми (что-то вроде «это обогащает опыт общения»).

Мы некоторое время колебались, принимая во внимание его сильные стороны (и образование подходящее, и опыт), но приняли решение отказать этому кандидату, так как в работе его ожидало весьма плотное телефонное общение с клиентами. Что интересно, мы даже не успели сообщить о своем решении кандидату, он первый связался с нами и сообщил, что данная работа ему не подходит.

В качестве кейсов мы стараемся использовать реальные задачи, с которыми придется столкнуться профессиональному помощнику руководителя.

Например, просим кандидата прокомментировать конкретный договор (если придется работать с юридической документацией) или рассказать, как именно он будет выполнять то или иное задание руководителя («Вас просят найти новый офис.

Ваши действия?», «Вас просят подготовить документы для отправки поставщику. Как вы будете действовать? Какая информация вам нужна? Сколько времени понадобится?»).

При этом в подавляющем большинстве случаев нас интересуют не конкретные знания и навыки человека, а сам алгоритм его рассуждений и действий. Как правило, методы выполнения одних и тех же задач в разных компаниях очень сильно различаются, поэтому конкретика часто не важна.

Мнение

Ставьте перед помощником коммерческого директора реальные задачи

Евгений Семенов, генеральный директор, «Агис-Моторс»

Для выявления, насколько хорошо кандидат разбирается в коммерческой деятельности, я также советую использовать кейсы.

Например, если в обязанности помощника будет входить установление контакта с логистическими компаниями с целью формирования новых каналов поставок грузов, можно задать вопрос о том, на что нужно обратить внимание при заключении договора с компанией-перевозчиком, или другие вопросы, связанные со спецификой работы вашей компании.

Но не менее важно понять, не разгласит ли он по неопытности информацию, составляющую коммерческую тайну. В одной из компаний соискателю предложили следующий кейс. В организацию, занимающуюся оптовой продажей оборудования, позвонил клиент с целью узнать, поставка какого товара и в каком объеме ожидается в ближайшее время.

Его интересовали наименования деталей. Соискатель предложил следующее решение. Клиенту можно направить прайс-лист, изъяв из него информацию о ценах, по которым товар был закуплен. Информация о закупочных ценах, как правило, относится к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Она будет существенно отличаться от выходной цены товара (по которой фирма продает продукцию), включающей стоимость доставки, величину таможенных платежей и все дополнительные расходы, понесенные в ходе доставки груза, а также наценку. Такое решение положительно повлияло на исход собеседования, и претендент был принят.

3. Как подобрать помощника: оцените его личные качества

Но наибольшая, на мой взгляд, сложность при подборе личного помощника — это найти сотрудника, идеально подходящего руководителю по личным качествам. В моей практике были случаи, когда для кандидата пересматривали функциональные обязанности, потому что его психологический портрет идеально соответствовал запросам директора.

Как правило, личные качества кандидата можно определить при встрече.

Опытному менеджеру по работе с персоналом, который обычно проводит предварительное собеседование, достаточно нескольких секунд, чтобы составить мнение о соискателе.

Но при выборе профессионального помощника руководителя более важным может быть мнение руководителя, который будет с ним работать, поэтому персональная встреча кандидата с коммерческим директором необходима.

  • Высококвалифицированный иностранный специалист: за и против

Первое впечатление от кандидата необходимо фиксировать, так как в большинстве случаев оно интуитивно верно и может служить его косвенной характеристикой.

Понять, насколько соискатель внимателен к деталям, поможет элементарный вопрос: например, видел ли он вывеску, здание или определенную машину, пока шел на встречу.

Для выявления степени его собранности достаточно спросить число и день недели. Результат может вас удивить.

Также эффективно для проверки личных качеств задавать идентичные простые вопросы несколько раз в течение собеседования.

Например, можно спросить у соискателя: «Что для вас наиболее важно при выборе новой работы?», а чуть позже попросить кандидата заполнить анкету, где будет похожий вопрос-тест с вариантами ответов, например: зарплата, хороший коллектив, возможность карьерного роста и т.

д. Сравнив ответы, можно составить более точное представление о личных качествах будущего сотрудника в зависимости от степени различия в ответах.

4. Кому поручить, где искать и как подобрать помощника

Как показывает практика, проще всего найти ассистента по личным и профессиональным связям. Прежде всего это определяется самим понятием «личный», так как, кроме функций и компетенций, к сотруднику должно возникнуть личное доверие.

Со 100-процентной вероятностью вы будете больше доверять не человеку с улицы, а дочери или сыну вашего знакомого, коллеги или партнера.

Второй путь — это брать молодежь, которую в дальнейшем нужно будет многому обучать в надежде, что молодые еще не испорчены корпоративными интригами и амбициями.

Если принято решение искать помощника коммерческого директора посредством подачи объявлений на профессиональных порталах и в СМИ, очень важно первое впечатление: как выглядит кандидат, его манеры, темперамент. Вы почти сразу поймете, сможете с ним работать или же он не впишется в коллектив, не разделит ценности и миссию компании.

Установление достоверности фактов, изложенных в резюме, можно поручить департаменту по работе с персоналом и службе безопасности компании. Но для определения профессиональных и личных качеств соискателя, как я уже упомянула выше, необходимо участие коммерческого директора, который и будет принимать решение о приеме соискателя на работу.

В нашей компании для поиска сотрудников используются ведущие интернет-ресурсы по трудоустройству, где с помощью правильно составленного объявления можно получить хороший отклик. Я часто обращалась в кадровые агентства.

Дело в том, что вакансии секретаря, ассистента, личного помощника популярны у соискателей, и поток кандидатов может быть весьма внушительным (к примеру, 500 резюме за 2 недели). Нужно быть готовым к большому отсеву на этапе первичного отбора.

В решении этой задачи можно идти двумя путями.

Первый: выделить ресурсы в компании на обработку резюме и первичный отбор кандидатов. Если в компании есть менеджер по персоналу, он справится довольно быстро. Но любому другому сотруднику, тем более лично коммерческому директору, придется нелегко, и это нужно учитывать.

Второй: обратиться в кадровое агентство. Этот вариант предпочтителен в том случае, если в компании нет внутреннего рекрутера.

Гонорар агентства вполне сопоставим с затратами на организацию самостоятельного поиска, которые могут включать в себя платные интернет-ресурсы, рабочее время сотрудника, невыполненную сотрудником его основную работу (так как времени на отбор уйдет очень много), из-за той же нехватки времени затянувшийся на несколько месяцев процесс поиска.

Информация об авторе и компании

Анна Гражданкина окончила МГППУ, квалификация «психолог». В сфере управления персоналом — с 2003 года, имеет опыт работы в кадровом агентстве, в производственно-торговой и инвестиционно-строительной компании. В City Express с 2007 года С мая 2008 года возглавляет отдел персонала.

Сity Express основана в 1993 году. Осуществляет экспресс-доставку любых отправлений по городу, России и всему миру. В России открыто более 60 отделений, 7 представительств на Украине. Имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи, входит в Ассоциацию экспресс-перевозчиков (АСЭП) и Ассоциацию негосударственных операторов почтовой связи (АНОПС).

«Агис-Моторс» занимается оптовой продажей запчастей для легковых автомобилей, преимущественно корейского производства. Дилер брендов Parts-Mall (Республика Корея) и Flennor (Германия). Официальный сайт — www.agis-motors.ru

Источник: https://www.kom-dir.ru/article/114-qqq-16-m8-30-08-2016-kak-podobrat-pomoshchnika

Как правильно подобрать себе помощника — 4 проверенных способа

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Как-то раз один руководитель сказал, что найти толкового заместителя гораздо сложнее, чем найти хорошую жену. И с ним можно спокойно согласиться.

Многолетний опыт показывает, что идеальных заместителей, как и жен, не существует в принципе, но встречаются идеальные пары.

В сегодняшней статье мы хотим поделиться с вами проверенными рекомендациями, которые были наработаны в процессе кадрового консалтинга. Нижеприведенные рекомендации помогут вам подыскать подходящего зама.

Шаг первый – Определитесь с тем, кто вам на самом деле нужен

Для начала вы должны задать себе вопрос – а нужен ли вам зам вообще? Как оказалось, этот вопрос не такой уж праздный, как показалось на первый взгляд.

На сегодняшний день тяжело найти руководителя, который охотно будет делиться полномочиями и ответственностью с каким-либо работником. В данной ситуации лучше найти компетентного личного помощника, чем заместителя.

Во всех остальных случаях, менеджеры стараются создать в лице своего заместителя партнера или соратника, который смог бы поровну разделить будущие риски и ответственность.

Шаг второй – Разложите работу на «молекулы»

Если внимательно вчитаться в определение «зама», то можно сделать вывод, что этот человек является помощником. Хорошие и толковые заместители должны всегда помогать своему начальнику выполнять основную работу. Чтобы избежать возможных недоразумений с распределением обязанностей, вы должны как следует разобраться с вашей работой.

Изучите рабочие задачи свысока, и зафиксируйте их все на листе бумаги. В итоге у вас получится длинный список, который необходимо разделить по роду деятельности и на задачи, которые вы будете выполнять лично. Отнеситесь ко второму этапу серьезно, так как хорошему заму должна нравиться та работа, которую вы не любите делать.

В этом случае вы сможете избежать ненужной конкуренции за любимую работу.

Шаг третий – Определитесь с качествами, которые нужны для достижения успеха

Рассмотрите под микроскопом вашу трудовую деятельность и соотнесите ее бизнес моделью, которая свойственна вашей компании. Определитесь с основными деловыми качествами, которые нужны для достижения успеха в вашей работе, а какие моменты меньше всего оказывают положительное влияние на успех в работе.

Бизнес тренеры своим клиентам часто предлагают способ, состоящий из набора карточек с компетенциями, где одна компетенция – это одна карточка.

Затем менеджеру дают колоду карточек, из которых он должен разложить пасьянс: в верхнем ряду должны находиться самые важные компетенции в его деятельности, средний ряд предназначен для важных, но не критических; самый нижний ряд отводится по компетенции, которые являются полезными, но не определяющими успешность работы. Если вы проделаете подобное упражнение, то вы сможете составить полный профиль своей позиции.

Шаг четвертый – Вычеркиваем все лишнее

Как правило, хороший заместитель является копией своего руководителя. Безусловно, исключения бывают, но давайте разбираться по порядку.

Для начала вы должны разобраться с чрезвычайно важными компетенциями и определиться, совпадают ли они сильными качествами руководителя. Если совпадают, то их нужно вычеркнуть из профиля своего зама.

Это нужно для того, чтобы он не дублировал ваши положительные качества и не конкурировал с вами.

Допустим ситуацию, когда заместитель и начальник оба ориентированы на составление стратегий и аналитику. Мирно сосуществовать эти два человека будут до тех пор, пока у них одинаковые взгляды на мир.

Но, мы то понимаем, что в один прекрасный момент взгляды разойдутся и вам придется искать компромиссные решения, которые подойдут обоим менеджерам. Если же вы в чем-то не сильны, то эти моменты необходимо включить в перечень обязанностей вашего заместителя.

Идеальный помощник это такой зам, у которого ровный профиль, которого лишены топ-менеджеры.

А теперь рассмотрим самый нижний ряд наших компетенций.

Как правило, это компетенции, которые ответственны за те задачи, которые руководитель либо не желает выполнять собственноручно, либо считает их не важными.

Но, этой работой ни в коем случае пренебрегать нельзя, она в любом случае должна выполняться качественно, просто ее лучше поручить кому-нибудь другому. Именно для этой цели зама мы и ищем.

На эту должность нужно подбирать целеустремленных и напористых людей, которые не боятся браться практически за любую работу. Бывают случаи, когда помехой становится излишняя скурпулезность при постановке задач.

Источник: http://businesjournal.ru/kak-pravilno-podobrat-sebe-pomoshhnika-4-proverennyx-sposoba.html

Какой самый лучший ой помощник

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

Искусственный интеллект, который мы так привыкли видеть в фильмах жанра фантастики, уже давно перестали быть вымыслом. Большое количество умной техники мы наблюдаем среди нас. В этой статье речь пойдёт о ых помощниках для андроида. А если быть точнее о том, какой самый лучший ой помощник.

Эти ассистенты внедрены в телефоны и компьютеры, чтобы упростить нам работу. Из них самые известные это Сири, Алиса и Окей, Гугл.

Как общаться с Алисой

Алиса Яндекс — известный ой помощник.

Она была создана, как аналог Сири, но стала индивидуальной умной помощницей, которая может подсказать прогноз погоды, попытаться развеселить анекдотом, да просто поговорить на различные темы.

Она всё больше становится похожа на реальную девушку: кокетничает, задаёт порой глупые вопросы, просит ласки и комплиментов.

Чтобы начать с неё разговор, надо:

  • Зайти в приложение «Яндекс Алиса».
  • Написать или произнести «Привет», и она сразу же вам ответит.
  • Это не составит труда.
  • Сейчас есть возможность поговорить с ней:
  • В приложении «Яндекс»
  • В браузере Яндекс
  • В специальном приложении «Яндекс Алиса”

Какие ые помощники существуют

Мир всё время открывает и создаём что-то новое. Исключением не стал и искусственный интеллект. Для одного андроида сейчас существует свыше десяти ых ассистентов. Вот список, в который входят меньшая часть:

Алиса

Как говорилось выше, этот ой помощник — попытка создать русский аналог Сири. Но несмотря на некоторые расстройства разработчиков, вышла довольно забавная кокетка, которая поможет узнать точную информацию, прогноз погоды, набрать номер телефона, написать смс и многое другое. Также с ней можно поговорить в свободное время.

Ассистент на русском

Его создатели пытались сделать невозможное, и частично это у них получилось. «Ассистент» отлично и без ошибок воспринимает русский язык, быстро отвечает, способен поддержать не сложную беседу, проложить для вас маршрут и другое. Также он даст вам возможность пополнить его словарный запрос.

Speaktoit

Схожий с остальными ассистентами. Сказать что-то новое о нём нельзя. Но несмотря на это, по своей функциональности он не уступает другим. Благодаря чему и входит в ТОП-10.

Собеседник HD

Ещё одна попытка создания аналога Siri. Кто-то говорит, что «Собеседник» не дотягивает до Сири, а кто-то утверждает обратное. У него, как у некоторых других, есть возможность пополнения словарного запаса. После того, как App Store его принял, стал входить в ТОП-5 по России.

Ассистент Дуся

Приложение для android, которое существует в нашем мире уже длительное время. Оно представляет собой платное приложение с огромным количеством самых разнообразных функций.

Гугл

Всем известная реплика «окей, Гугл» является ключом к началу «общения» с этим ым помощником.

Он может выполнить несложные задачи, такие как проложить маршрут, поставить будильник, найти информацию, набрать номер, написать смс.

Из недостатков, по мнению многих, сюда входит невозможность простого общения с искусственным интеллектом. Он воспринимает только ые команды, не больше, не меньше.

Робин

Для водителей как третья рука. Ведь он даёт им возможность не отрываться от дороги и руля, чтобы набрать сообщение, позвонить кому-нибудь, узнать прогноз погоды и многое другое. Один из плюсов Робина — его юмор. Он с лёгкостью может поддержать беседу, шутя и рассказывая вам анекдоты.

Smart Voice Assistant

Довольно сложный, но продвинутый ой помощник. Минус заключается в том, что перед началом работы с ним нужно будет настроить каждую функцию. В плюсы же входит возможность не брать телефон в руки, он сделает всё, что вы попросите. Также недостатком является то, что часть функций входит в платную версию и приложение имеет навязчивую рекламу.

Сравнение ых помощников

Голосовые помощники имеют как и похожие функции, так и свои индивидуальные черты.

Алиса — помощница с истинно женскими как голосом, так и характером. Поддержит с вами лёгкую и не замысловатую беседу, во время пошутит, чтобы поднять вам настроение, пококетничает и поможет вам.

Гугл — всегда и везде интегрируется с остальными его сервисами, начиная с поисковика и заканчивая картами.

Дуся — помощница, которая не займет никакого места на рабочем столе телефона. Оно работает на фоне, и запустить его можно голосом, взмахом или же встряхиванием телефона.

Робин — его главное отличие, это чувство юмора.

Что лучше Алиса или Окей Гугл

Для того, чтобы узнать, что лучше Алиса или же Окей Гугл, ниже будет представлен список их функционала. Хотя они между собой очень похожи.

Возможности Алисы:

  • Поиск различной информации в Яндекс
  • Уточнение даты и времени
  • Получение мгновенного ответа
  • Управление компьютером
  • Нахождения на карте любого объекта
  • Проложение маршрутов
  • Игры: Угадай песню, этот день истории, найди лишнее, шар судьбы, гадание и угадай актёра.
  • Общение на любые темы без речевых ошибок
  • Прогноз погоды
  • Распознавание музыки
  • Поиск хороших мест
  • Планирование финансов

Из недостатков является только то, что для работы с ней, вам придётся скачать приложение Яндекс.

Возможности Гугл:

  • Поиск информации
  • Проложение маршрута
  • Прогноз погоды
  • Напоминание из календаря
  • Предоставление новостей
  • Предложение по истории запросов
  • Распознавание музыки
  • Включение плеера
  • Написание смс
  • Звонки на номера, находящиеся в телефонной книге.

Недостатком является то, что, в отличие от Алисы, он не способен поддержать разговор.

Сказать, что-то определенное по их сравнению нельзя, ведь их рейтинги вечно меняются.

Но в то же время можно сделать вывод, что, если вам нужен помощник, с которым можно поговорить на любые темы, поиграть, узнать различную информацию, то лучше выбрать Алису.

Если же, наоборот, вам общение с искусственным интеллектом ни к чему, нужна только чёткая и конкретная информация, лучшим вариантом станет Гугл.

Подводим итоги

Найти отличный ой помощник — задача не из простых. Ведь, что является положительным для одного, может оказаться отрицательным для другого. Сколько людей — столько и мнений. И каждый хочет, чтобы у него в телефоне был самый умный ой помощник. А рейтинги их вечно скачут.

Источник: https://yandex-station.info/informatsiya/luchshij-golosovoj-pomoshhnik

Как директору выбрать личного помощника

Как выбрать хорошего заместителя (помощника)

К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?

Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника.

Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало.

Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе.

«Приготовления чая-кофе – самый высокий уровень доверия, – говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. – Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа».

В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях – референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов. Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста.

Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие – помощник руководителя.

Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы.

По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром – партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.

Серый кардинал

На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены – это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря.

Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь. Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции – отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д.

Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности. Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию.

И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения.

«Шеф уезжал в командировку – дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, – рассказывает Вера, помощник президента компании.

– Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы. Хотя это все мелочи.

Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.».

Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача – организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам.

В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт. Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт».

Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».

Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и – какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.

Кто кого выбирает?

Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, – поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника – тем более.

«Если лицо фирмы – СЕО, то личный помощник – лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.

Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс.

Нужно расставить приоритеты, что важнее – профессионализм или броская внешность? Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист».

Где искать себе помощника? Лучше – на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости. Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание.

И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает.

Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование.

Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.

Ничего личного

В последнее время прослеживается интересная тенденция – брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее.

Почему? Женщины – более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников. Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться.

Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина.

Другой стереотип: женщины – слишком разговорчивы и могут проболтаться о чем-то конфиденциальном. Мужчины же – молчуны.

По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации – серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании.

Но утверждать, что именно женщины – слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.

Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы. И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы.

Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции – очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться – в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.

В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией?

«Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. – Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью».

Материалы журнала CEO

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-direktoru-vybrat-lichnogo-pomoshchnika

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.