+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

Содержание

Распространенные ошибки при организации корпоратива

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

Организовать корпоратив – дело сложное. Оно требует знаний, опыта, слаженной работы всех участников процесса подготовки. В основном ошибки допускают организаторы, не имеющие достаточного опыта.

Чтобы коллективное празднование прошло без запинки, нужно учитывать некоторые наиболее часто допускаемые ошибки.

Исключить их появление довольно просто, нижеприведенные пункты максимально раскрывают суть распространённых оплошностей.

1. Игнорирование чёткой постановки целей и задач корпоративного мероприятия

Прежде чем приступать к любым конкретным действиям, необходимо определиться чего именно хочется получить от корпоратива. Это должен быть расслабляющий отдых или активное мероприятие? Нужно ли вкладывать в него обучающие моменты или достаточно просто хорошо провести время?

2. Нежелание придерживаться единого направления празднования

Чтобы корпоратив шёл «как по маслу», а все присутствующие прочувствовали происходящее каждой клеточкой, важно выбирать определённую тематику мероприятия и придерживаться её от начала и до конца.

Зачем это нужно? Во-первых, имея определённую стратегию, гораздо проще выстроить красивый сценарий вечера, в котором не будет места оплошностям и заминкам. Во-вторых, тематический вечер поможет сотрудникам погрузиться в происходящее, что привнесёт дополнительные эмоции каждому.

Необязательно пользоваться шаблонным сценарием празднования, можно что-то изменить в зависимости от пожеланий и возможностей.

3. Отсутствие руководителя мероприятия

Если на корпоративе нет человека, который держит всё под контролем, то это чревато рядом проблем. К ним относятся: нестыковка во времени выступления артистов, слишком затянутая шоу-программа, неоправданно длинные речи руководства, конкурсы, не прошедшие цензуру, неподходящая музыка.

Когда есть организатор мероприятия, в особенности опытный, всех этих нелепостей удаётся избежать. Кстати, не менее важны и репетиции корпоратива, пусть и немного в сокращённом варианте, но так можно представить полную картину грядущего праздника, посмотреть, не слишком ли затянуто всё по времени, нет ли перебора с самодеятельностью и т. д.

4. Резкая смена «курса».

Если, например, внезапно поменять тематику мероприятия, или никого не предупреждая ввести дресс-код на корпоратив, то такие перемены скажутся не в пользу хорошего настроения и удачливости мероприятия в целом.

5. Невнимательность при выборе ведущего

«Неправильный» ведущий может испортить даже самое потрясающее мероприятие. Для корпоратива будет губителен тот человек, который не умеет устанавливать связь с публикой или же просто не подходящий под задуманную тематику корпоратива.

6. Огрехи в меню

Необходимо не только предусмотреть наличие на столах напитков, салатов и горячих блюд, но и учесть их соотношение.

7. Неправильное помещение

Если не учесть транспортное сообщение в районе выбранного места проведения корпоратива, не угадать с площадью (когда слишком тесно, или, наоборот, много свободного места), то вряд ли сотрудники смогут похвастаться действительно позитивным настроением.

8. Пробелы в технической стороне организации праздника

Эта ошибка заключается, например, в отсутствии необходимого реквизита, или малого количества транспорта для перевозки людей.

9. Недостаточная безопасность

Нельзя допускать присутствие на корпоративе любых посторонних лиц. Недопустима пропажа личных вещей. При возникновении конфликтных моментов, охрана должна реагировать профессионально.

10. Нежелание понимать отказы

Не всегда человек хочет посещать корпоративные праздники. Это нужно понять и принять, причины могут быть разными, не в этом суть. Если сотрудник отказывается приходить, давить на него не нужно, причины отказа известны только ему, и это отнюдь не означает, что работник не уважает фирму.

11. Отсутствие контроля процесса подготовки корпоратива

Если руководство не следит за тем, как организуется праздник, то оно рискует недосчитаться некоторой суммы, которая уйдёт на откаты, а то и вовсе себе в карманы и т.д.

12. Нежелание платить профессиональным организаторам

Часто компании решают сэкономить и организовать всё самостоятельно. Однако такая самостоятельность может стоить гораздо дороже – если упустить хотя бы несколько важных моментов, праздник обязательно начнёт проваливаться.

13. Отсутствие денег «на всякий случай»

Часто случается так, что приходится резко что-то докупать или менять. Или праздник подходит к концу, а народ требует продолжения. На все эти экстренные случаи должна быть организована «заначка», естественно, официальная и предусмотренная сметой. Иначе можно попасть в некрасивую ситуацию.

14. Игнорирование традиций, желаний и вкусов сотрудников компании

Всегда нужно внимательно изучать пожелания, возможности, традиции коллектива. Каков средний возраст работников? Мужчин больше, или женщин? Эти данные помогут выбрать правильную тематику. И если в какой-то фирме принято каждый год ходить в баню, то не стоит резко организовывать им поход в филармонию.

15. Затягивание с подготовкой праздника

Вообще, лучше всего начинать подготовку любого корпоратива за несколько месяцев до часа «х». Иначе можно столкнуться с рядом проблем: отсутствие подходящего помещения, дорогая стоимость аренды, занятость понравившихся артистов. Поэтому чем раньше взяться за дело, тем больше шансов завершить его успешно.

Всем людям свойственно ошибаться. Но всё же предпочтительнее учиться на чужих ошибках. Особенно в делах, касающихся организации масштабных мероприятий. Негативные эмоции на празднике ни к чему. Так пускай же огрехов в проведении корпоратива попросту не будет, а все участники останутся довольны и счастливы.

Вам интересна статья? Сохраните себе на стену, чтобы не потерять:

Подготовка корпоратива своими руками

Подборка редакции

Летний корпоратив на природеЕсли офисные помещения, конференц залы и бесконечные совещания совершенно измотали вас и ваш коллектив, летний корпоратив на природе – то, ч…Шоу на корпоратив. Кого пригласить?Различные шоу на корпоратив просто необходимы, ведь скука – главный враг любого мероприятия.

И даже искушенные организаторы порой не справля…Прикольные загадки для корпоративаЕсли Вы устроили корпоратив в стиле Маскарад, одним из пунктов Вашей программы развлечений просто обязаны стать загадки.

Забавные и прикол… У вас праздник? Нужна помощь в организации торжества? Добавьте заявку и выберите подходящее предложение от исполнителей

Добавить заявку

© 2013 – 2018 Events'pro magazine. Полное или частичное воспроизведение материалов журнала без предварительного согласования с редакцией журнала — запрещено. Для согласования отправьте запрос.

Правовое сопровождение и защита: LLC Rule of law, Райтмарк групп

Источник: http://eventspro.ru/node/2904

10 главных навыков, которыми должен обладать каждый организатор событий

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

В рамках недавнего мероприятия Bridal Show в Нью-Йорке,организованном известной знаменитостью, прошла дискуссия с участием лучших организаторов свадеб и мероприятий во всей event-индустрии.

Они должны были ответить на вопросы, заданные аудиторией, состоящей из нескольких сотен невест. Среди участников дискуссии также была знаменитая организатор событий или, как она сама себя называет, «Ивентор».

В какой-то момент, Ивентор сказала своей аудитории, что она запрещает своим клиентам смотреть в социальных сетях свадебные идеи, потому что она не хочет приближаться к любым предвзятым понятиям того, что они хотят.

Она зашла так далеко, что назвала социальную сеть, принадлежащую одному из участников дискуссии, отозвалась о ней весьма снисходительно, и отпустила несколько реплик о «собственном взгляде на дела»! Экстренное сообщение для людей… но речь не о вас! Речь всегда идет о невесте, клиенте, компании и т.д.

, которые наняли вас для помощи! Публика гудела, когда смотрела, как эта Ивентор полностью срывала их планы. Жених из одной молодой пары сказал: «Они говорят о невесте-Годзилле, а что насчет адского свадебного переполоха?».

Весь этот эпизод заставляет действительно задуматься о своей профессии, навыках и атрибутах, необходимых, чтобы быть успешным организатором событий — корпоративных и светских — в условиях современного рынка. К вашему вниманию – топ-10 качеств из этого списка:

Скромность

Если вы хотите достичь величия, и даже если вы его уже достигли, относитесь к каждому потенциальному клиенту, с которым вам довелось встретиться, с величайшим уважением.

Дайте ему почувствовать, что для вас будет огромным удовольствием помочь ему.

Если в вашем окружении будет множество отчужденных людей, из-за того, что вы думали, что вы слишком хороши для них, про вас все забудут до того, как вы поймете, что же именно подорвало ваш авторитет.

Навыки хорошего слушателя

Все делается для клиента, поэтому вам лучше внимательно слушать его, когда он рассказывает о своей идее проведения свадьбы мечты, идеальной вечеринки или ланча-презентации успешного проекта.

Да, вы можете использовать свою креативность, вносить предложения, даже давать советы, если вы думаете, что что-то из предложенного точно не подойдет или не сработает, но, в конце концов, вы должны достигнуть цели!

Уступчивость

Не берите в расчет все эти непоколебимые правила и предвзятые мнения по отношению к тому или иному событию. Будьте гибкими и находите пути для использования своего творческого потенциала, чтобы удовлетворить клиента, даже если его идеи разнятся с вашими собственными. Узнайте тонкости ведения переговоров. Это сослужит вам добрую службу. Подарите немногое, и вы получите гораздо больше!

Креативность

Никаких шаблонных событий! Вы достойны лучшего, не так ли? Заведите анкеты для всех клиентов и ищите важную информацию, которая поможет вам сделать каждое событие уникальным. Найдите то, что понравится клиентам и используйте это для проведения праздника, торговой выставки. Почувствуйте дикий креатив, чтобы организовать незабываемое событие!

Оставайтесь в курсе

Будьте в курсе новых тенденций, методов и поставщиков в своей области. Возьмите продолжительные образовательные курсы, читайте тематические публикации и прогнозы, говорите с вашими сотрудниками, чтобы узнать, получают ли они какие-либо новые, необычные запросы, которые могут оказаться трендовыми.

Организационные навыки

Насущная необходимость для организатора событий. Без нее вы в тупике. Имейте подробный план для каждого события, а также записывайте абсолютно все, что вы делаете! Это также пригодится вашим сотрудникам. Возможно, вы не сможете работать над каждой деталью каждого события самостоятельно, но если все прописано, ваш персонал будет в состоянии с легкостью помочь вам.

Внимание к деталям

Очень часто малейшая деталь оказывает огромное влияние. Не упускайте ни одной возможности сделать некоторые части события особенными при помощи добавления одной маленькой, но загадочной детали, о которой захочется задуматься.

Спокойствие под давлением

Все может пойти не так. Как бы вы ни были организованы, есть вещи, не поддающиеся вашему контролю. Успокойтесь! Всегда старайтесь предвидеть проблемы заранее в тех частях события, которые могут вызвать проблемы, и наметьте «план Б».

Никогда не позволяйте себе растеряться, беспокоиться, или, может быть, даже пребывать в ярости! Исправьте ситуацию при помощи альтернативного плана.

В случае чего, всем вашим клиентам необходимо знать, что что-то было потенциальной проблемой, но их всемогущий организатор справился.

Неприкосновенность

Всегда, всегда поддерживайте себя! Не лгите вашим клиентам, не обещайте им того, что вы не сможете организовать, не изворачивайтесь и не обманывайте их в любом случае.

Всегда говорите честно о проблемах, которые могут возникнуть на этапе организации, и предлагайте их продуманные решения.

Не беритесь за дело клиента, если вы знаете, что, давая им то, что они хотят, вы ставите под угрозу свою неприкосновенность.

Любите то, что делаете!

Если вы не будете любить то, что делаете, у вас не будет работы в этом бизнесе. Эта работа заключается в том, чтобы воплощать мечты людей в жизнь.

Это подарок для них и для вас! Вы всегда сможете отличить организатора событий, который работает, чтобы жить, от организатора, который живет, чтобы работать! Будьте по-настоящему зависимы от своего дела! Делайте клиентов счастливыми, и тогда вы будете счастливы сами!

Источник: https://eventmarket.ru/10-glavnyih-navyikov-kotoryimi-dolzhen-obladat-kazhdyiy-organizator-sobyitiy/

Фонд президентских грантов назвал самые частые ошибки НКО на конкурсе

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

Впервые гранты распределял единый оператор — Фонд президентских грантов. На конкурс пришло более шести тысяч заявок, но преодолеть проходной балл удалось только 1023 проектам.

В итоге гранты выдали 970 организациям, поскольку по правилам конкурса можно подать несколько проектов, но финансироваться будет только один. Общая сумма грантов составила 2,25 миллиарда рублей.

В среднем грант получил каждый шестой проект, тогда как в предыдущие годы побеждал лишь каждый десятый.

По итогам первого конкурса эксперты написали заключения на заявки, которые не прошли отбор.

Организаторы признались, что им пришло множество писем с жалобами на несправедливую оценку, особенно возмущались некоторые победители прошлых лет, но, как заявил гендиректор Фонда президентских грантов Илья Чукалин, все заключения экспертов были обоснованны.

Гендиректор фонда подчеркнул, что оценивается только то, что было представлено в заявке, а не опыт и заслуги организации. «Это не оценка команды, это не оценка общественного вклада, это оценка набора фраз и документов, которые рассказывают об идее и организации», — отметил он.

1. Общие фразы в описании актуальности и социальной значимости проекта

В заявках часто говорится об общемировых ситуациях, словах президента, мировых тенденциях. Эксперты, однако, ждут описания конкретной проблемы в конкретном регионе и рассказа о том, как ее решает проект. Эксперты ждут статистики и отсылок к исследованиям социальной среды в регионе — а вместо этого получают общие фразы и размытые заявления.

Пример ошибочного заполнения пункта заявки

«Размытое описание социальной значимости заставляет экспертов задуматься, понимает ли заявитель проблему в регионе», — прокомментировал советник гендиректора фонда Владимир Татаринов.

2. Цели и задачи проекта не связаны с мероприятиями

Проблемы с размытыми формулировками есть и здесь: цель должна быть короткой, внятной и понятной. Распространенная ошибка — нарушение логики. Мероприятия в заявке не решают задачи проекта и приводят в итоге совсем не к заявленной цели.

Пример ошибочного заполнения пункта заявки

Эксперты не всегда понимают, как выбранная методика решает обозначенные в заявке проблемы, а самое главное — откуда возьмутся пенсионеры, дети, молодежь, которые указаны как благополучатели? Часто организация не пишет, где она разместит информацию о своем проекте, чтобы та достигла целевой аудитории.

3. Оторванность от рынка социальных услуг в регионе и стране

Каждый третий эксперт говорит, что организации не знают, что происходит в их секторе, в регионе и стране, часто используют устаревшие технологии и методики. И если для небольших проектов, особенно в маленьких населенных пунктах, не так важна инновационность и уникальность, то для крупных и дорогих проектов эти показатели очень важны.

4. Затраты не соответствуют результатам, а результаты – неизмеримы

«Сотни тысяч счастливых посетителей в каждом городе» — это не результат проекта. Точно так же, как и число проведенных семинаров, научных интервью, поставленных заборов и закупленного оборудования. Эксперты хотят увидеть, сколько человек из целевой группы получили благо, насколько улучшились их социальные условия.

Затраты на благотворительный проект не могут быть в разы выше, чем коммерческое оказание этой услуги. Эксперты привели в пример проект юридической помощи людям, несправедливо обманутым во время покупки жилья.

50 звонков, 50 электронных писем и одно дело в месяц в течение года оценили в 6 миллионов рублей, на которые предлагали содержать на полном рабочем дне нескольких менеджеров, программиста и оплачивать аренду.

Пример ошибочного заполнения пункта заявки

«Просите столько, чтобы эксперт понял: именно этот объем средств поможет достичь результата. Если мы просим на юридическую помощь, то она не должна обходиться дороже, чем платные услуги юриста», — отметил Татаринов.

5. Большие масштабы маленького проекта

Все организации хотят проводить мероприятия исключительно в Крыму или Севастополе — вне зависимости от рода мероприятия, а когда им отказывают, обвиняют экспертов в коррупции, пожаловались организаторы. Между тем положение о региональной НКО запрещает проводить мероприятия в другом регионе, для этого нужен статус межрегиональной или всероссийской организации.

«При этом мы тоже будем смотреть, какие показатели у вас в вашем регионе. Мы хотим видеть этот опыт на страницах ваших сайтов, ваших соцсетей, в СМИ, которые признают вашу значимость. Если вы просто хотите обогреть всю страну своей идеей, то эксперт не поставит высокие баллы», — добавил советник.

6. Нереалистичный бюджет

ошибка осталась прежней — завышенные бюджеты. Не все организации прислушались к этому требованию и оказали себе тем самым медвежью услугу. Например, когда просили 3 миллиона 50 тысяч, а попадали из категории средних по масштабу проектов в категорию крупных, где намного жестче требования коэффициентов.

«Мы отказались от правки за вас бюджетов. Если сумма необоснованная, завышенная, мы проект не поддерживаем, а не уменьшаем бюджет», — подчеркнул Чукалин.

Со статьей, описывающей бюджет, оказалось больше всего проблем. Ошибкой считалось, если там оказывались расходы на что-то, чего нет в плане, или если вместо конкретного указания статьи расходов были расплывчатые формулировки «на продвижение в СМИ и в социальных сетях».

Пример ошибочного заполнения пункта заявки

Другая ошибка — не указывать, что будет с дорогостоящим оборудованием, когда проект закончится. «Те, кто просит дорогое оборудование и не говорит, что хочет продолжать проект и дальше использовать это оборудование, получают низкий балл по разделу реалистичность бюджета», — объяснил Владимир Татаринов.

Эксперты также отказывались финансировать текущую деятельность проекта, если показатели, направленные на благополучателей, были слишком низкими.

7. Нет вклада организации

Речь идет не только о деньгах или спонсорской поддержке. Вкладом организации может быть помощь ее волонтеров, договоренности с площадкой или тренером, использование собственного оборудования. Организаторы рекомендуют указать рыночную стоимость услуг, отметив, что это труд волонтеров или бартер.

8. Недостаток опыта

Основная проблема — когда НКО нигде, ни в заявке, ни на собственном сайте, ни в социальных сетях, не указывает опыт реализации соразмерного по сумме и масштабности проекта. Если у организации нет опыта в сфере, то он может быть у самой команды, но важно это указать.

«Когда заявители ставили грандиозные проекты, но у членов команды ни одного социального проекта не было, у организации не было, а масштаб — на всю Россию, получателей — миллионы, — привел пример представитель фонда, — это вызывает не только сомнение, но и раздражение экспертов, которые ставят нули, что и соответствует опыту».

9. Партнеры без доказательств

У некоммерческой организации может быть партнер, который предоставляет ей площадку, помогает финансами или оборудованием или пишет о проекте. Но вместо документов от партнеров с согласием на участие в проекте и готовностью оказать конкретный вид помощи организации часто прикрепляли общие договоры о сотрудничестве с партнером или благодарственные письма.

«Вписывают значимые организации, чуть ли не Господа Бога, — пояснил Татаринов. — Откуда мы знаем, что эти партнеры знают о существовании вашей организации и о вашем проекте?»

10. Информационная закрытость организации

Ссылки на заблокированные сайты, страницы в соцсетях, где двадцать подписчиков и четыре записи, отсутствие сообщений о собственных мероприятиях — все это играло не на пользу организации по данному пункту.

Зачастую не было отчетов о проделанной работе даже у организаций, которые уже получали президентские гранты в прошлые годы, — только общие фразы, что проект завершен. Все эти организации получили низкие баллы.

«У вас нет конкурентов, вы боретесь только с собой. У вас будет борьба, чтобы получить проходной балл по каждому критерию», — заключил Владимир Татаринов.

Прием заявок на второй грантовый конкурс начнется 16 августа. НКО могут получить гранты по 12 направлениям. Среди них: социальная поддержка и защита граждан, охрана здоровья, поддержка семьи, поддержка проектов в области науки и образования, сохранение исторической памяти, защита прав и свобод граждан, охрана окружающей среды и защита животных, развитие институтов гражданского общества.

Члены экспертного совета уверены, что многие из тех участников, кто не выиграл в первом конкурсе, доработают свои заявки и смогут победить в следующем конкурсе.

Еще больше важных новостей и хороших текстов от нас и наших коллег — в Telegram-канале «Таких дел». Подписывайтесь!

Источник: https://takiedela.ru/news/2017/08/11/oshibki-na-grantakh/

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

На прошлой неделе в Минске прошел фестиваль авиаспорта «70 лет мирного неба». Шоу получилось ярким. Но организаторы допустили несколько серьезных просчетов, из-за чего у многих зрителей испортились впечатления. Этот кейс разобрал наш эксперт в сфере управления проектами Максим Якубович.

Фото TUT.BY

– Однажды не оправдав ожиданий клиента, пришедшего на event, в следующий раз при попытке пригласить его на аналогичное событие организаторы с большой вероятностью могут услышать что-то типа: «В прошлом году мы час прождали и так и не дождались никакого зрелища. Больше на это не пойдем». Вернуть интерес клиента будет слишком дорого и сложно.

На днях на портале TUT.BY была опубликована статья о событии, которое собрало огромное количество людей, из которых многие остались недовольны. Речь о фестивале авиаспорта «70 лет мирного неба».

Давайте проведем анализ ошибок, допущенных организаторами, и составим список «усвоенных уроков» этого проекта для аналогичных проектов в будущем.

Понятное дело, что разбирать чужие ошибки гораздо легче, чем не допускать своих. Но все же, учиться можно и нужно и на чужих ошибках.

Итак, приступим.

Ошибка 1

«Изначально собирались провести весь фестиваль в аэропорту Минск-1, но буквально за три недели планы поменялись. Причина в том, что в аэропорту не разрешили проводить вертолетные гонки.

В итоге нам оперативно пришлось переносить мероприятие в Боровую и все те пункты, которые мы готовили для Минска-1 несколько месяцев, мы за две недели выполнили для нового места», – цитата из статьи.

Фото TUT.BY

Для любого event-проекта можно усвоить урок из этой ошибки и сформулировать риск:

«Владельцы места, в котором планируется проводить мероприятие, могут отказать организаторам в проведении события. Это приведет к необходимости в короткий срок найти и подготовить новое место, соответствующее определенным требованиям».

О том, какие стратегии работы с рисками существуют, я писал ранее:

Давайте «прокачаем» риск через 4 возможные стратегии:

1. Уклонение от данного риска вряд ли возможно.

2.Передача данного риска была бы возможна, если бы было принято решение передать всю организацию мероприятия «под ключ» специализирующемуся на таких мероприятиях агентству.

3.Снижение риска имеет несколько вариантов:

Снизить вероятность условия, при котором материализуется риск, можно заключив с организаторами договор, расторгать который с финансовой точки зрения будет владельцу места невыгодно (например, прописать большой штраф).

Снизить влияние последствий можно. Нужно предварительно найти запасное место для проведения мероприятия и договориться о возможности проведения там праздника в плановые даты.

4. Активное принятие риска состояло бы в создании резерва денег на подготовку запасного места в короткий срок и плана по быстрой подготовке этого места к событию в случае отказа от проведения в основном месте.

Из четырех стратегий работы с данным риском наиболее адекватными, на мой взгляд, являются снижение и активное принятие.

Ошибка 2

Цитата из статьи: «Решили, что в Минске-1 состоится только первый старт воздушных шаров. По замыслу организаторов, это должно было произойти в 18.00 в пятницу, но в тот вечер в столице начался дождь».

Этот прокол немного удивил. О том, что в Беларуси летом часто идут дожди, а прогнозы синоптиков на месяц имеют вероятность не более 70%, надо бы знать.

Фото с сайта galeneastro.livejournal.com

Сформулируем риск:

«В случае дождя в момент начала проведения праздника старт придется перенести».

Стратегия уклонения: уклониться можно только наняв самолеты, которые разгонят тучи (подробнее – здесь). Но это, очевидно, дорого и не каждый организатор события может себе это позволить.

Передача: этот риск, собственно, некому и передать. Если только вернуться к идее передачи всего мероприятия «под ключ» специализированному event-агентству.

Снижение: повлиять на вероятность дождя мы не можем, а вот можно ли снизить последствия? Очевидно, что уменьшить недовольство переносом старта мероприятия можно, продумав заранее, на сколько часов вообще возможно задержать старт, чем в это время занять людей, собравшихся к началу праздника и как организовать их проход, в случае если желающих соберется много.

Ну и принятие – это опять же создание резерва денег на развлекающие мероприятия, которые надо запустить, чтобы занимать зрителей до момента, пока пройдет дождь.

Интересно, что дождь стал причиной третьего риска:

«Когда дождь закончился, правоохранители начали запускать скопившихся людей на территорию аэропорта. Но к тому времени собралось столько желающих полюбоваться воздушными шарами, что милиция просто не справлялась с их потоком».

Стратегия уклонения от этого риска описана в самой статье: организовать достаточное количество пропускных пунктов.

Я бы использовал для этого риска еще стратегию снижения последствий: информировать зрителей заранее (еще в рекламных объявлениях или статьях) о том, что для прохода на мероприятие будут организованы пропускные пункты и придется немного постоять в очереди. А чтобы не было скучно стоять в очередях, придумал бы какое-либо развлечение или занятие.

Ошибка 3

Цитата из статьи: «Из-за сильного ветра старт все же решили окончательно отложить».

Сформулируем риск: «Сильный ветер в момент планируемого старта мероприятия не позволит запустить в небо шары».

Уклониться от этого риска невозможно, передать его некому, значит нужно снижать его последствия.

И в статье организаторы мероприятия сами предложили снижение риска: иметь запасной вариант развлечения для пришедших на праздник зрителей.

Например, нанять ведущего, устроить какие-нибудь конкурсы на тему, связанную с событием, и розыгрыш призов – надо же загладить вину перед теми, чьи ожидания не оправдались.

Фото с сайта vgorode.

ua

Как видим, в снижающих риски мероприятиях для трех рисков фигурирует одно и то же: подготовка программы развлекающих мероприятий, которую надо запустить, чтобы занимать зрителей до момента, пока пройдет дождь, не ослабнет ветер, и пока они будут стоять в очереди. Конечно, такую программу нужно дотошно продумать, т.к. если дождь не пойдет, она будет короткой, а если пойдет – продолжительной.

Ошибка 4

Цитата из статьи: «Одна из задач была в том, чтобы город увидел шары, и если бы мы их все запустили с Боровой, то при том ветре они бы полетели в сторону Минска-2.

Примерно в пять вечера мы решили запускать большую их часть из аэропорта, чтобы аэростаты пролетели над Минском и приземлились как раз в Боровой.

Недоработкой, говорит Антон, стало то, что об этом сразу не сообщили зрителям».

Риск формулируем так: «В день проведения праздника ветер изменит свое направление и шары полетят в другую, не планируемую организаторами, сторону».

И снова уклониться от риска нельзя и передать его некому. Думаем, как можно снизить последствия. Например: имеем запасную площадку, старт переносим туда и информируем за 2 часа до начала всех зрителей о переносе старта на другую площадку.

Ошибка 5

Цитата из статьи:«Многое в этом виде спорта зависит и от времени суток. Например, мало кому известно, что ночью летать на аэростате над городом запрещено. Поэтому зрители были разочарованы, когда на шоу «ночного свечения воздушных шаров» ни один аэростат не поднялся в воздух».

Фото TUT.BY

Формулируем риск: «Зрители могут не знать о том, что ночью летать на аэростате над городом запрещено и не поймут почему аэростаты не взлетят ночью».

Для других event-проектов этот риск можно обобщить:

«Зрители не всегда знают о технических ограничениях для некоторых номеров шоу и не поймут, почему их не было при наступлении некоторых событий».

Очевидно, для данного риска снизить последствия можно информированием в рекламных статьях о мероприятии о том, что аэростаты будут летать только днем. Поэтому торопитесь видеть их в это время. А ночью будут другие номера и зрелища.

Надеюсь, этот кейс подстегнет организаторов таких крупных событий серьезнее относиться к управлению рисками проекта.

Успехов вам в ваших event-проектах!

Эксперт по управлению проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас».

Опыт работы в сфере управления проектами – более 10 лет.  20 выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.  

Опыт преподавания – 10 лет. Около 2200 студентов, прошедших обучение на его семинарах.  

Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна.

Ведущий блога по управлению проектами.

Источник: https://probusiness.io/management/1083-kak-uchest-riski-pri-organizacii-bolshogo-sobytiya-uroki-festivalya-aviasporta.html

Организация корпоративных мероприятий: основные этапы и особенности

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

  1. Определение целей и формата мероприятия
  2. Поиск исполнителя
  3. Поиск площадки
  4. Детальное планирование мероприятия
  5. Команда для мероприятия и распределение ролей
  6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
  7. Собственно проведение мероприятия
  8. Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

  • Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
  • Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
  • какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя.

Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий.

Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты.

Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru, ж/д переезды – через сайты www.mza.ru, а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

Пример краткого предварительного предложения от исполнителей

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.

ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

Пример: примеры предложений площадок от компаний и рабочей фотосъемки парков «Волен» и «Яхрома».

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

  1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье). Присутствуют следующие пункты:
    • Дата и время
    • Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
    • Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
    • Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
    • Описание – краткое описание самого мероприятия
    • Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
    • Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
    • Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
  2. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
    Пример: План для исполнителя
  3. Программа мероприятия и план конференции для гостей;
  4. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
  5. Список мобильных телефонов дилеров;
  6. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
  7. Таблички и указатели;
  8. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
  9. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
  10. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
  11. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
  12. План проведения банкета;
  13. Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта.

Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой.

Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды.

Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают.

Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

  1. Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

    Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:

    • Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
    • Проблема (описание проблемы)
    • Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
    • Выводы на будущее
    • Примечания и комментарии В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.
  2. Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

    Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

    Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

    Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

  3. Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных). Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

    Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете.

    Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:) Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

    После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

    Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

И далее следуют конкретные выводы. Группировать их следуют, деля на соответствующие тематические блоки, например, такие как:

  1. Планирование мероприятия
  2. Формы документации
  3. Приглашения, количественный состав
  4. Организация приезда / отъезда
  5. Организация развлекательной части
  6. Организация информационной части
  7. Находки мероприятия
  8. Общие пожелания и предложения
  9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Пример: Разбор полетов

Источник: http://www.adv2adv.ru/publications/organisation_actions/basic_stages_and_features/

7 типичных ошибок в организации ивента | Rusbase

Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

Создание мероприятия с нуля – это глубоко творческий процесс со множеством тонкостей, которые необходимо учитывать организатору. И нередко случается так, что даже из-за мелочей мероприятие идет насмарку – и все затраченные средства не окупаются.

Для того, что избежать этого, или, по крайней мере, снизить количество таких упущений, рассмотрим типичные ошибки, которые совершают «ивентологи» в организации мероприятий. Предупрежден – значит, вооружен.

1. Отсутствие четко поставленных целей и задач

Одна из главных ошибок, о которой я уже упомянул в начале статьи – отсутствие четко поставленных целей и задач для команды. Это вызывает недопонимание, а чего мы, собственно, тут делаем и зачем оно нам нужно? Поэтому цели и задачи должны быть четко определены и прописаны.

2. Не учтены интересы ЦА

Организатор может быть зациклен на проведении ивента и может вкладывать в него по максимуму информации о той ценности, которая несет их компания… забывая или вовсе не учитывая, чего хочет ЦА.

Как итог такого проступка, мероприятие становится скучным, и вместо заинтересованного взгляда участников присутствует лишь зевота и желание поскорее уйти или перейти к финальной части, например, фуршету.

Эта ошибка также может быть связана с тем, что четко не определены цели мероприятия, не прописаны задачи, не отданы понятные указания каждому сотруднику.

Если сотрудник не знает, что ему делать, он будет делать все что угодно, но не то, что нужно.

3. Неправильно подобранное место

Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.

К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.

На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.

4. Нет ориентиров

На самом мероприятии участник должен чувствовать себя комфортно. Чтобы это произошло, ему, как минимум, надо добраться до места Х. Если ивент проходит на открытой площадке, поиски будут проще, чем в случае с маленьким помещением, например, в старом питерском дворике. Поэтому должны быть организованы ориентиры для пешеходов и автомобилистов.

На месте участники должны также легко ориентироваться – где туалет или ванная, где можно купить напитки, продукцию спонсора или организатора.

5. Мало фирменной атрибутики организатора

Если мероприятие проводится для пиара бренда, то на нем просто обязана быть ваша атрибутика – и ее должно быть много. На воздушных шарах, рекламных стендах, майках, кепках, шарфах и т.д.

6. Где сотрудники?

Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.

Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.

Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – “дикие скидки”. Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».

И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе… Или ждать надоело. 🙂

Обученный персонал, который находится на своих, заранее продуманных местах, в яркой униформе, которую можно разглядеть в толпе, повышает уровень продаж на 40-70%.

7. Отсутствует «постпродакшен»

Работа остановилась.

Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.

Если в завершение всего вы не собрали базы данных клиентов, фото- и видеоотчеты с журналистов, не выложили отчет на сайт и в социальные сети, не написали пост-релиз в СМИ – то все, работа прошла впустую. Да, даже если само событие получилось прибыльным.

Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.

Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.

Заключение

Скажу точно, задавшись целью и составив четкий план задач, а также найдя грамотную команду единомышленников, можно создать любой ивент с максимальным выхлопом.

Цель! Часто про нее забывают, но когда она есть – она как маяк на горизонте, на которой вы направляете свой корабль под названием бизнес.

B2B магазин Rusbase собрал только проверенных поставщиков услуг для предпринимателей.

В разделе Маркетинг и PR вы найдете специалистов, которые помогут вам:

  • разработать и реализовать PR стратегию для нового продукта или стартапа;
  • выстроить работу со СМИ и продвигать первых лиц компании;
  • работать с социальными сетями и репутацией в поисковых системах.

Материалы по теме:

Ачивки больше не работают

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/opinion/7-fails/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.