+7(499)495-49-41

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

Содержание

Как привести дела в порядок: мой опыт GTD

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

Существует огромное количество систем для повышения личной эффективности, но не так много могут похвастаться такой популярностью, которую снискала методика Дэвида Аллена под названием GTD.

Несмотря на то что система несколько устарела благодаря стремительному развитию цифровых технологий, многие её аспекта по-прежнему актуальны и являются одними из лучших инструментов для планирования целей.

В этой статье я расскажу о своём опыте использования этой методики.

Что такое GTD?

В основе GTD (Getting Things Done) лежит идея, что наше подсознание постоянно загружено делами, которые необходимо выполнить и это является тем препятствием, что мешает человеку наконец расслабиться и успешно выполнять свою работу. В книги Дэвид Аллен предлагает разгрузить ум, перенеся все задачи, предварительно чётко сформулировав и организовав их, в отдельно отведённое для них место, к которому человек сможет обращаться по мере их достижения.

Мой опыт использования GTD

Сразу оговорюсь, что я не использую систему в полном её виде, а лишь те её аспекты, которые прижились в моей личной системе планирования. О них и пойдёт речь в этой статье.

Сбор поступающей информации

Каждый день наша жизнь пополняется новыми делами и идеями, будь это необходимость купить зубную пасту, сделать важный рабочий звонок или же идея завести блог в интернете.

Если мы не ведём учёт всей новой информации, то немалая её часть так и останется «за бортом». При этом наше подсознание будет по-прежнему хранить эти нереализованные идеи, каждый раз тыкая нас носом в них, будто провинившегося щенка.

Это будет создавать дополнительное напряжение в и без того заполненной стрессом жизни.

Для решения этой проблемы в GTD предлагается завести специальную папку «Входящее» (Inbox), в которую мы будем записывать всю поступающую информацию. Поначалу привычка записывать все дела в одно место потребует от вас некоторой собранности, но со временем вы научитесь делать это рефлекторно.

На мой взгляд – это самая важная и лучшая часть этой методики. В качестве папки для входящего я выбрал программу для ведения дел на телефоне – 2Do.

Причина очень проста, телефон всегда под рукой независимо от моего местоположения и типа занятости.

Кстати, папок для входящего может быть несколько, но при их создании обязательно стоит руководствоваться принципом необходимого минимума.

Анализ и сортировка поступившей информации

Как вы догадываетесь простое коллекционирование приходящих дел не сделает из нас гуру тайм-менеджмента, поэтому следующим шагом будет их анализ и сортировка. Делается это ежедневно, что также потребуется некоторой дисциплины в первое время. Разбор корзины входящего лучше всего проводить вечером когда поток новых дел сходит на нет.

Алгоритм обработки входящего по методу GTD

  1. Берём первую запись списка «Входящее»
  2. Можно ли с ней что-то сделать?
    Нет – задача не требует действия— Оставляем в качестве справочной информации— Удаляем запись— Отправляем запись в список «Когда-нибудь/может быть»

    Да — задача требует действия

    — Делаем её (если задача требует не более 5 минут)— Делегируем её (если есть кому её передать) и отправляем в папку «Ждать»

    — Откладываем её (или если быть точным заносим её в список ближайших дел)

  3. Переходим к следующей записи

Вот такой вот несложный алгоритм, который позволяет эффективно сортировать всю входящую информацию, теперь давайте подробнее рассмотрим принцип сортировки.

Списки для сортировки

Ближайшие дела – под этим списком я понимаю все дела, которые необходимо сделать в моём фокусе планирования на текущий год. В свою очередь, этот список разделён на цели текущего месяца, недели и дня.

Ждать – этот список я использую для дел находящихся вне зоны моего контроля, например, ожидание принятие какого-либо решения клиентом или прихода заказанной посылки на почту. Также сюда отправляются все дела делегированные мной другим людям.

Когда-нибудь – как правило, здесь собираются задачи из серии «мечтать невредно» или те, для достижения которых на данный момент отсутствуют необходимые условия и ресурсы.

Проекты

Все наши дела можно условно разделить на простые задачи, требующие одного действия и те, что содержат в себе некоторое количество шагов. Например, вы решили отправиться в путешествие, соответственно вам потребуется определиться с направлением, получить визу, приобрести билеты, забронировать отель и т. д. Все эти подзадачи будут объединены одним проектом – отправиться в путешествие.

Многие очень часто совершают ошибку, просто, записывая задачу без её конкретной проработки по шагам. Когда мы видим полный список действий, то с большим энтузиазмом приступаем к выполнению поставленной задачи. Как в известной аллегории про слона которого надо съесть. Поначалу слон кажется большим, но с каждым «съеденным» кусочком мы всё ближе и охотнее продвигаемся к намеченной цели.

Контексты в GTD

Группировка дел по контексту позволяет сфокусироваться на тех задачах, которые мы способны выполнить, только находясь в определённых условиях. Например, прибывая, на рабочем месте мы просматриваем дела связанные именно с работой, а дома открываем список с домашними делами. Телефон, автомобиль, магазин всё это может быть контекстами, которые вы можете использовать.

Одной из причин по которой я выбрал планировщик 2Do это возможность присваивать различные теги, они же контексты, к задачам с последующим созданием смарт-листов (списка в котором отображаются цели с определённым тегом).

Выполнение задач

Приступая к выполнению новой задачи, мы анализируем наше текущее состояние:

1. Контекст (в каких условиях для работы мы сейчас находимся).2. Время (сколько времени нам доступно).3. Энергия (в каком состоянии ума и тела мы сейчас находимся).

4. Приоритеты (что сейчас действительно важно для нас).

Благодаря этим критериям мы выбираем наиболее подходящую на данный момент задачу и приступаем к её выполнению. Я же, чаще всего определяю свой выбор на основе контекста и приоритета.

Еженедельный обзор

В конце каждой недели я заново просматриваю все списки своих дел находя те, для которых у меня появились ресурсы и время.

Дэвид Аллен рекомендует просматривать абсолютно все списки, но я несколько переработал этот момент и каждую неделю я просматриваю лишь список ближайших дел на месяц и те, что находятся в папке «Ждать».

Дела помеченные тегом «Когда-нибудь» я разбираю лишь один раз в месяц, делать это чаще у меня нет необходимости.

Шестиуровневый обзор

Здесь Дэвид Аллен приводит аналогию с высотой полёта:

1. Над уровнем моря – список всех текущих дел.2. 10 000 футов – список всех наших проектов.3. 20 000 футов – список нашего круга обязанностей (часто это называют сферами жизни, вот некоторые примеры: семья, финансы, хобби, здоровье, духовное развитие и т. д.).4. 30 000 футов – наши цели на ближайшие 1-2 года.5. 40 000 футов– цели и перспективы ближайших 3-5 лет.

6. 50 000 футов– наша жизнь (ценности и личная миссия)

Этот обзор позволяет более целостно взглянуть на вашу жизнь и увидеть какую роль играет в ней каждая поставленная задача. Обзор рекомендуется делать раз в несколько месяцев, но сам я делаю это значительно реже, когда испытываю в этом необходимость, обычно 2-3 раза в год. Для тех, кто практикует стодневки этот обзор может оказаться особенно полезным.

Мои рекомендации

Для успешного применения GTD, необходимо развить в себе не только скрупулезный подход к сбору поступающей информации, но и более глубокое отношение к планированию, где каждая задача будет требовать от вас принятия ответственности без постоянного откладывания решения на потом.

Я пользуюсь этой системой уже несколько лет и за это время я действительно почувствовал на себе положительные результаты.

На основе GTD я смог построить свою систему планирования и именно так должен поступить каждый, так как нет универсальной системы подходящей для каждого.

Не стройте иллюзий, что сможете найти одну-единственную и неповторимую систему среди GTD, «Автофокуса», Agile Results и многих других – это лишь точки отсчёта, среди которых GTD может стать одним из лучших стартов.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» это замечательная возможность обрести контроль над своей жизнью, несмотря на то, что некоторые подходы уже устарели, вы всё равно сможете подчеркнуть из неё много полезного, поэтому я настоятельно рекомендую эту книгу к прочтению.

Источник: https://universenotes.ru/kak-privesti-dela-v-poryadok-moj-opyt-gtd/

GTD – Методика повышения личной эффективности / Хабр

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

  • Всем доброго нового года!Навеяно статьей Бизнес, я люблю тебя коллеги Verovir, а также ее же статьей Уходя — уходи? Ночной разговор об увольнениях (хотя последняя заслуживает отдельного развернутого ответа).

    А вот объективная оценка и рекомендации по каждой этих точек (“что, собственно, произошло, и что делать”) — вопрос ой какой дискуссионный

    // Кстати, то же касается и вашей предыдущей статьи Читать дальше →

  • Я хотела бы начать этот пост очень пафосно. Например, так: «Я работаю в бизнесе уже 10 лет, получила железное сердце и обросла панцирем». Или так: «Да-да, Хабр, я работник коммерческой службы: когда-то аналитик, потом продажник, потом маркетолог. Я тот самый, кого вы все не любите». В конце концов, именно так должен выглядеть пост первого января. Но нет. Никакого пафоса и романтики. Работаю в коммерции ИТ-компаний некруглые 11,5 лет. Была всем: разработчиком, проджектом, маркетологом, продажником, внедренцем, редактором, ИТ-консультантом. До этого была на госслужбе и преподавала. И я сегодня, несмотря на сто доводов против, могу сказать: «Бизнес, я люблю тебя!» Ну понятно, что развитие этой мысли под катом. Читать дальше →
  • Читать дальше →
  • Для тех кого интересуют сами 24 рецепта — они в конце статьи.Web Summit 2018 в Лиссабоне очень масштабное событие, я на таком присутствовал впервые и очень многое меня удивило. Во-первых то, что планируемое количество посетителей саммита 70К, при населении города 600К, то есть, в принципе, каждый десятый должен быть участником саммита. На самом деле, начинать ощущать масштаб мероприятия мы начали уже при подходе к метро. Просто толпы идут в одном направлении. Поэтому ошибиться в утренние часы в дни саммита — «а туда ли ты идешь?» — просто невозможно. Весь город идет на саммит. Следуйте за толпой. Было приятно увидеть, что на всех схемах метро, на станции, на которой проходит саммит, есть наклейка с логотипом саммита — не заблудишься точно. На всех пересадочных станциях, везде указатели. Очень много молодежи, видно, что с разных стран. Довольно много русской речи, многие уже имеют на груди бейджик Web Summit, значит прилетели на день раньше… А нет, приглядишься — ВСЕ имеют такой бейджик. Весь вагон. Вся станция метро. Бейджик получаешь после регистрации на саммите. Кроме него, надевают еще тканевый браслет на руку. Потеряешь что-то одно из этого — придется выложить 100 евро, потеряешь оба — заново плати за входной билет 1500 евро! С браслетом можно мыться, проверено. Бейдж берегите. Нам, как участникам, кстати, столько платить не пришлось, мы за все 3 билета заплатили меньше чем за один и еще получили стенд в эти деньги. Делать новые технологии выгодно! Выйдя из метро на улице — просто идите туда куда идут все. Ближе к входу — начинают появляться волонтеры, которые разделяют потоки на тех кто уже зарегистрировался и на тех кто еще нет. Улыбаются, приветствуют, а мы предвкушаем. Регистрация занимает не больше минуты. И вот мы на саммите! Куда идти? Что смотреть? С чего начать? Где наши клиенты?
  • В 2012 году я понял, что у меня назрела проблема. Мой айфон меня совсем задергал. Из глубин моего кармана он звал меня, как Кольцо Всевластия звало Бильбо Бэггинса. Озарение пришло ко мне в гостиной, где я сидел однажды вечером и строил железную дорогу с детьми. Мой старший сын неожиданно спросил: Папа, а почему ты смотришь в телефон? У него вовсе не было намерения меня пристыдить или что-то в том же духе. Ему просто стало интересно. И тем не менее, я не знал, что ему ответить. И правда, почему я пялюсь в свой айфон? Я ведь даже не помню, как его вытащил — он просто как-то сам материализовался у меня в руках. Я весь день предвкушал момент, когда смогу поиграть с детьми, и вот теперь, когда это время наконец пришло, я витаю мыслями где-то далеко. Читать дальше →
  • This article in English: GTD Implementation via New Google Keep and Calendar Features За последние годы Google Keep и Calendar значительно расширили свою функциональность, что дает возможность построить более удобную реализацию методологии GTD (Getting Things Done) на их основе. Ранее я уже публиковал материал с реализацией GTD на основе Google Calendar. Представленный теперь материал можно рассматривать как обновленную реализацию GTD на тех же принципах, но с использованием более современных средств. В моем материале 2015 года в качестве базового элемента для всех пяти фаз управления рабочим процессом (Control) в системе GTD был выбран один и тот же сервис — Google Calendar. Теперь на различных фазах в качестве базовых элементов будут использоваться два разных сервиса — Calendar и Keep — в соответствии с приспособленностью их функционала для отдельных фаз.
    • Calendar теперь будет использоваться в качестве базы для фазы обзора (Review-Reflect), а также для фазы выполнения (Do-Engage).
    • Keep будет использоваться в качестве базы для фазы сбора (Collect-Capture), фазы обработки (Process-Clarify) и фазы организации (Organize).

    Реализация GTD в Google Calendar (развернут список ближайших действий на неделю):

    Pеализация GTD в Google Keep (категория ближайших действий):

    Читать дальше →

  • Казалось бы, на Хабре уже не раз обсуждался вопрос удалённой работы, да и в сети можно найти довольно много информации об этом опыте. Однако, в очередной раз отвечая на вопрос знакомого: “Каково оно, работать из дома?”, я понял, что хочу поделиться и своим опытом. Надеюсь, он будет полезен тем, кто все ещё сомневается, стоит ли оно того.

    Итак, меня зовут Артур, и я… удалённый разработчик. В последнее время тема удалённой работы становится всё более “хайповой”, но её история тянется уже лет 40, а NASA по-прежнему поощряет удалённую работу

    Работать без привязки к офису можно в качестве удалённого сотрудника, фрилансера или основателя бизнеса. Все эти направления немного отличаются перечнем занятий, которые наваливаются на вас “в нагрузку” к вашей специализации: продажи, маркетинг, работа с клиентами. Что их объединяет — это набор стереотипов, сложившихся в головах у многих. И именно их я и хочу обсудить в этой статье.

    Читать дальше →

  • Привет, Хабр! Представляю вам перевод двух материалов: Creating a Personal
    Financial Plan и How to Write a Personal Financial Plan.

    Финансовый план это написанная на бумаге структурированная стратегия по достижению финансового здоровья и выполнению финансовых целей.

    Создание вашего личного финансового плана позволит не только контролировать финансовую ситуацию, но и улучшит качество жизни за счет снятия неопределенностей во всем что связано с денежными вопросами и будущими потребностями.

    Хотя вы можете нанять и профессионального финансового консультанта, самостоятельное составление это вполне посильная задача. Большинство экспертов по финансовому планированию советуют придерживаться следующих 6 этапов.

    Читать дальше →

  • Многое, что кажется совершенно очевидным для опытного разработчика, оказывается неочевидным для начинающего. Я не говорю про написание кода, знание паттернов и тп. Это касается способа мышления в целом: как решить проблему, как спросить, как не вызвать гнев наставников своих старших. Сегодня попробуем поговорить об этом.

    Методы рационального мышления (здесь) — это вопросы, которые стоит задавать на каждом этапе обдумывания проблемы. С их помощью можно быстрее прийти к правильному решению и эффективнее построить свою работу.

    Читать дальше →

  • Под катом — цикл из 3-х видео и текстовых версий к ним.

    Главное — стресс вызван не внешними событиями. Причина внутри нас.

    Внутри каждого существует процесс, который отвечает за обработку информации, и на определенном этапе которого возникает эмоция. Мы можем управлять этим процессом, потому что он основан на нашем опыте.

    Читать дальше →

Источник: https://habr.com/hub/gtd/

Gtd система – методика повышения эффективности

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

Здравствуйте мои подписчики и гости познавательного ресурса. Вы столкнулись с проблемой «Большой ком незавершенных операций» и не можете справиться с ней? Вам кажется, что эта череда «хвостов» никогда не закончится? Пора остановиться, отдышаться и познакомиться с методикой повышения личной эффективности, которая называется gtd система.

Что это такое? Как она работает? Каким образом она поможет мне избавиться от проблем? Эти и другие вопросы волнуют многих читателей моего блога. Поэтому, сегодня я решила остановиться на этой методике и поделиться с вами ее основами.

Как навести порядок в делах

Справиться с «кашей в голове» вам поможет тайм менеджмент. Это система управления временем, которая дает понять человеку важность экономии каждой секунды, осознать необходимость планирования и позволяет стать успешнее.

GTD (Getting Things Done) система немного отличается от тайм менеджмента, ведь она не заставляет вас концентрировать свое внимание только на планировании. Эта методология была разработана Дэвидом Алленом и подходит различным категориям граждан: от домохозяек до бизнесменов, которым важно улучшить определенные показатели своего детища.

Главный принцип этой системы изложен в контекстах Дэвида Аллена и заключается в опустошении головы или «выливании накопленных моментов из головы на бумагу». Не даром многие психологи, чтобы помочь клиенту избавиться от негатива, предлагают выписать все свои тревожные моменты на листок бумаги, прочитать его несколько раз, произнести фразу: «Я отпускаю эту беду» и сжечь эти записи.

Так происходит осознание улетучивания проблемы. А вы уже пробовали это делать? Самое главное, что вы должны понимать тот факт, что хорошее притягивает хорошее, именно поэтому рекомендуется хранить положительные эмоции, а от негатива избавляться. Поэтому фиксируйте идеи, которые вас посещают, избавляйтесь от негатива и пробуйте планировать свою деятельность.

Вы должны понимать, что этап планирования отнимает много времени, ведь вам нужно осмыслить свое положение в социуме, выявить наличие индивидуальных качеств и целей, продумать пути их реализации. Порой, начавший размышлять человек, просто останавливается в своих достижениях. А как известно, следствием этого служит накапливание еще большего количества незаконченных работ. Это неправильно.

Ваша задача заключается в очистке разума. Скажу сразу, сделать это не просто, ведь тревожные мысли не дают вам покоя. Если вы сможете освободить свою голову от насущных проблем, выписав их на листок бумаги или в блокнот, то поймете, что ничего страшного и нет. Почему так происходит?

Все дело в том, что человеку свойственно преувеличивать свои проблемы. Когда вы держите в голове кучу информации, то вам приходится постоянно прокручивать ее, чтобы не потерять. Согласны? А если записать все задания, то окажется, что их не так то и много. Плюс, вы наконец-то сможете определить последовательность их выполнения, воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра. Это понятно?

Вы замечали, что когда на оживленном перекрестке перестают работать светофоры, то сразу возникает пробка, искоренить которую под силу только профессионалам (регулировщикам).

Они, прибывая на место, производят осмотр ситуации, очищают перекресток, а только потом начинают действовать, пропуская то одни, то другие транспортные средства. Так и рассасывается эта пробка.

  Получается, чтобы навести порядок в делах, нужно освободить голову, а только потом начать действовать.

Как использовать систему доведения дел до завершения

Как вы поняли, первым этапом gtd системы продуктивности Дэвида Аллена является очищение разума или перенос тревожных незавершенных моментов на бумагу.

Производите это в любом порядке, пусть даже это самая мелкая задача (позвонить в больницу, посмотреть полученное письмо и т.д.), не торопитесь, не отвлекайтесь, не раздумывайте над делами и последствиями их просрочки.

Это уже свершилось, а значит, нужно искать выход из сложившейся ситуации, а не винить себя в неорганизованности.

Я сама страдала этой проблемой: хваталась за множество дел одновременно, в итоге сильно уставала, но не могла завершить их одновременно. Например, начинала готовить и прибираться.

Спустя какое-то время, я выматывалась и бросала начатое. Результат очевиден: готовый обед, но незаконченная уборка, продолжать которую просто нет желания, ведь время прошло, а результата я не заметила.

Вам это знакомо?

Или вот еще один пример. Моя знакомая, находясь в декретном отпуске, искала работу в интернете, но не так, чтобы познакомиться с возможными способами и выбрать один или два и начать трудиться в этих направлениях, а она хваталась за все подряд. В итоге этот человек накопил кучу просроченных заказов и просто расстроился в себе. Разве так нужно работать и двигаться к цели?

Простите, но если вы уж взяли задание, то будьте добры и выполнить его своевременно. Кстати, я часто замечала, что исполнители на биржах, получив задание с длинным сроком выполнения не торопятся сдать его заранее, а тянут до последнего. Конечно, это не все, но и такие существуют. Следовательно, могу сделать вывод, что люди не имеют перед собой цели дальше расти и развиваться. Вы согласны?

Итак, продолжим. Вы сделали важный шаг, перенесли все дела на бумагу. Что теперь? Вам нужно провести анализ написанного, задавая при этом следующие вопросы:

  • Что это?
  • Важно ли это для вас на данном этапе?
  • Требует ли это определенных действий?

Если ответ на последний вопрос оказался отрицательным, то вам придется временно отложить это занятие и перестать думать об этом, теряя драгоценное время. Если вы получили положительный ответ, то скорее обратите внимание на это задание. Здесь у вас может быть 2 пути поведения:

  1. Если вы сразу видите решение и оно краткосрочное, то исполните его непременно (позвонить маме, записаться на прием к врачу, посмотреть очередь на детский садик и т.д.). Не забудьте вычеркнуть эту задачу, ведь так вы сможете увидеть свой рабочий процесс, а значит, поверить в себя.
  2. Если решение требует больших усилий и временных затрат, то выпишите это задание на отдельный лист и отнесите его в разряд проекты (устроиться на новую работу, похудеть, найти и купить новый автомобиль вместо старого и т.д.)

Получается, что второй этап – анализ и частичное избавление от насущных проблем. Отнеситесь к этому внимательно, постарайтесь продумать пути решения сложных проектов. В этот момент вы заметите, что большую часть рутины вам удалось выполнить, а оставшиеся задачи, классифицировать по одному из эффективных принципов тайм менеджмента – важности и срочности (схема Эйзенхауэра).

Для улучшения своей эффективности Дэвид Аллен предлагает использовать следующие приемы:

  • Создание памятной книги (это может быть блокнот или скоросшиватель с файлами.) В нем вам необходимо сделать 31 или 32 чистых листа, из которых первый – план на месяц, а остальные – ежедневные задачи, позволяющие реализовать этот план.
  • Использование различных приложений-напоминалок, которые есть на ваших устройствах. В них нужно фиксировать дела, которые требуют от вас незамедлительного исполнения. Грубо говоря: «прозвенел будильник, вы пошли поприседали, снова будильник – вы позвонили родителям и т.д.». Это понятно?
  • Поиск людей со схожими желаниями (если вы хотите похудеть, то можете найти себе подругу, которая тоже сядет на диету и начнет ходить с вами в спортзал).

Еще приемы повышения продуктивности вы сможете узнать на курсе Сергея Всехсвятского «Школа ускорения личностного роста». Там вы сможете определить свою систему ценностей, на основе которой сможете выстраивать дальнейшие планы и цели, обрести гармонию, получить финансовую независимость.

Как вы поняли, реализация методик gtd и agile results помогает вам увидеть ваши задания, расставить их в календаре в порядке приоритетов и избавиться от мыслей о повышенной загруженности и стрессовых ситуаций.  Главное, что это не просто монотонное проведение определенных манипуляций, а осознанный подход  к работе и личной жизни, позволяющий испытывать кучу положительных эмоций от результатов.

Плюс, свобода мозга для творчества и конструирования новых идей, пусть даже самых невероятных (это вам не полка, но которую можно складывать книги, а своеобразный аппарат, способный продуцировать идеи, используя полученные знания).

Говорить о такой методике можно довольно много, но я решаю окончить свой обзор, чтобы дать вам время испытать эти приемы на себе, задать мне вопросы, которые остались у вас. Буду рада получить обратную связь, ведь вы – моя муза. Буду рада вновь встретить вас на просторах своего блога. До новых встреч.

С уважением, Елена Изотова.

Источник: https://blogizotovoy.ru/gtd-sistema-metodika-povishenia-effektivnosti/

Как привести дела в порядок. Метод GTD Дэвида Аллена

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел.

И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем.

Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент.

Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить.

Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты.

Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач.

Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее.

На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач.

Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все.

Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности.

Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?».
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:— отложить решение до лучших времен;— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;

— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы.

Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе.

А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

Источник: http://hr-elearning.ru/kak-privesti-dela-v-poryadok-metod-gtd-dyevida-allena/

Методика повышения личной эффективности GTD

Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

Наш мозг изо дня в день обрабатывает огромные потоки информации. Приходится прилагать немало усилий, чтобы помнить обо всех задачах, выделять среди них главные и второстепенные, срочные и те, которые можно отложить. Методика GTD позволяет систематизировать этот процесс и распоряжаться своим временем более эффективно.

Несколько лет назад я стала осознавать, что моя система хранения информации и ведения записей становится все менее и менее эффективной: что-то я забывала, что-то упускала из виду, что-то приходилось постоянно переписывать с одной страницы ежедневника на другую. Организовать время руководителя я могла, а свое нет. Сапожник без сапог – это было как раз обо мне! Если с рабочими поручениями я еще как-то справлялась, то домашние дела, которые требовали более одного действия, приходилось откладывать в долгий ящик.

Я начала вносить в свою организационную систему интуитивные корректировки, пытаясь получить на выходе что-то очень простое, но эффективное. Частично я смогла сама упростить себе жизнь, а через некоторое время мои новые коллеги рассказали мне о методике повышения личной эффективности за счет правильного планирования своих ежедневных дел.

Что такое GTD?

Getting Things Done (GTD) (с англ. – завершение дел) – методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом[1] и описанная в его одноименной книге, которая переведена на 23 языка.

Основная идея методики повышения личной эффективности GTD в том, чтобы избавиться от необходимости постоянно удерживать в памяти большое количество важной информации.

Ей удобно управлять, применяя разного рода внешние носители: записные книжки, календари и органайзеры.

Ресурсы, которые вы тратите на то, чтобы не забывать, можно направить в другое русло, использовать более эффективно – решать поставленные перед вами задачи, не отвлекаясь на второстепенные проблемы.

Средства, которые, по мнению автора методики, позволяют претворить планы в жизнь, варьируются от простых бумажных папок и блокнотов до всевозможных электронных приложений – каждый может подобрать для себя удобный вариант. Я предпочитаю использовать MS OneNote[2] для записи и структурирования информации и MS Outlook для напоминаний.

5 ШАГОВ К ВЫПОЛНЕННЫМ ДЕЛАМ

Методика GTD включает 5 условных шагов:

• Шаг 1: собираем информацию.

• Шаг 2: обрабатываем информацию.

• Шаг 3: сортируем информацию.

• Шаг 4: составляем руководство к действию.

• Шаг 5: действуем.

Основная причина неудач в области самоорганизации – в постоянных попытках пропустить какой-либо шаг, нарушить порядок действий. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой составлять список дел, тут же пытаются выделить самые важные из них, расставить приоритеты и совершенно не думают о том, каким образом эти дела выполнить.

Шаг 1: собираем информацию

Для начала нужно подчистить все хвосты, которые у вас накопились. Запишите всю полученную информацию, все задачи – от самых простых до самых сложных. К ним относятся и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но дело еще не сдвинулось с мертвой точки, и все дела со статусом «в процессе выполнения».

Для сбора информации можно использовать:

• записи в блокнотах и на листах бумаги;

• электронные записные книжки и таск-менеджеры3;

• звукозаписывающие устройства;

• электронную почту (если большую часть информации вы получаете с ее помощью).

Фиксируйте задачи как вам удобно, главное, чтобы список всегда был под рукой и вы в любой момент могли внести в него информацию, независимо от места, где вы находитесь.

Шаг 2: обрабатываем информацию

Когда накопившиеся задачи и информация записаны, нужно решить, что делать с ними дальше. За основу для обработки информации можно взять алгоритм, разработанный автором методики GTD (Схема 1).

Основной вопрос – предполагает ли информация, которую вы анализируете, какие-либо действия? Если ответ отрицательный, ее можно:

удалить, выбросить. Например, если это неинтересный для вас рекламный буклет или сведения о том, что в выходные в офисе будут перебои с подачей электроэнергии;

отнести к отдаленным планам, к которым вы вернетесь позже. Например, когда руководитель в июне пишет вам о своих идеях по организации новогоднего корпоратива, это письмо и удалить нельзя, и брать в работу пока рано;

отнести к справочной информации. Например, рассылка об изменении номера телефона call-центра компании пригодится, когда понадобится сообщить кому-то новый номер.

К информации, предполагающей действия, относятся все задачи, для выполнения которых нужно совершить какие-то шаги. Например, составить график отпусков на год или помочь маме настроить интернет.

Анализируя такие задачи, ответьте на вопросы: «Задачу можно выполнить в одно действие? Действие займет меньше двух минут?» Задачи, которые укладываются в этот временной промежуток, выполните сразу.

Для остальных дел есть несколько вариантов:

• выполните задачу, как только появится возможность;

• делегируйте задачу;

• занесите задачу в календарь (ежедневник), если ее нужно выполнить в конкретный день/время;

• перенесите задачу в проект, составьте план действий для ее решения. Многоплановые задачи можно разбить на несколько подзадач, результаты которых легко оценить.

НАША СПРАВКА

Проект – некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага:

• найти замену секретарю на ресепшн;

• пересмотреть систему хранения корреспонденции с грифом «ДСП» и т.д.

Если вы перепоручаете кому-то дела, не нужно забывать о них. Продолжайте контролировать их исполнение, чтобы уложиться в сроки, и делайте соответствующие пометки в списке дел.

Можно либо записать задачи в ежедневник напротив тех дат, когда они должны быть решены, либо, если вы делегируете через MS Outlook, установить метку К исполнению и напоминание на конкретный день (рис. 1, 2) при пересылке письма.

Шаг 3: сортируем информацию

Для управления проектами и задачами можно использовать:

• список проектов и задач;

• специализированные программы (MS OneNote и др.) или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов;

• ежедневник;

• список напоминаний о следующих действиях;

• список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

Список текущих проектов можно вести в ежедневнике, на отдельной странице в MS OneNote или в файле под названием «Список проектов».

Как хранить информацию по проектам в MS OneNote

1. Создайте разделы, посвященные конкретным видам деятельности. В моем электронном ежедневнике мероприятия, к организации которых я имею отношение, записаны в разделе Events.

2. В каждом разделе ежедневника создайте нужное количество страниц. Мне понадобилось шесть – для шести мероприятий (рис. 3).

3. На каждой странице разместите информацию, которая касается конкретного мероприятия.

Хранить данные можно и в папке «Проекты» на жестком диске вашего компьютера. Но тогда исчезает возможность открывать их из любого места в режиме реального времени.

Если вы используете MS Outlook, список задач на день можно расположить вместе с электронными письмами (рис. 4). Так проще контролировать выполнение дел или редактировать список в соответствии с вновь поступившими задачами. Чтобы перенести список, во вкладке Вид откройте меню Список дел и выберите Задачи (рис. 5).

Различные напоминания удобнее вносить в MS Outlook Calendar или другой электронный календарь, точно так же, как вы создаете встречу (рис. 6), либо записывать в ежедневник напротив соответствующей даты.

Например, в начале года можно добавить в календарь напоминание: «В июле напомнить руководителю, что срок, в течение которого финансовый директор обещал реструктуризировать свою службу, заканчивается».

Программа напомнит вам о задаче в указанные дату и время.

Шаг 4: составляем руководство к действию

Для каждого проекта необходимо продумать план действий. Например, составим план для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн»:

1. Описать вакансию:

• Основные обязанности.

• Требования к кандидату.

• Возможности работодателя.

2. Получить доступ к учетной записи на сайте для поиска кандидатов:

• Запросить в HR-отделе логин и пароль.

• Зарегистрироваться.

3. Отобрать первый пул кандидатов, сохранить резюме.

4. Обзвонить кандидатов и пригласить на собеседование.

5. Получить обратную связь по каждому кандидату, принять решение о втором этапе собеседования и др.

Задачи по проекту «Поиск нового секретаря на ресепшн» должны быть записаны именно так, а не одним общим предложением. По мере исполнения каждую задачу необходимо помечать как выполненную, медленно, но верно двигаясь к основной цели – новому секретарю на ресепшн.

Для многих проектов понадобится большое количество информации, которую важно организовать в соответствии с темой или названием проекта. Все детали, планы и другие сведения, которые пригодятся во время работы над проектами, нужно хранить в специальных папках, файлах, блокнотах и подшивках или в электронном виде в приложениях.

Например, для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн» у вас будет файл с описанием вакансии и требований к кандидату, несколько файлов с резюме, описание взаимодействия с каждым кандидатом, пометки по текущей деятельности в рамках проекта и т.д.

Все это должно храниться в одном месте – в проекте «Поиск нового секретаря на ресепшн».

Шаг 5: действуем

Наконец можно перейти к финальному шагу – действиям. Обрабатывайте списки и выполняйте задачи «в порядке общей очереди».

Представленная система хранения и обработки информации проста и удобна. Ее описание на первый взгляд может показаться громоздким, но это лишь первое впечатление.

Выделите хотя бы полчаса, выберите одну-две задачи из ваших текущих дел, разложите по принципам, описанным выше. Главное – прочувствуйте суть методики, ее основную идею. А дальше будет проще.

И список дел на день, который вы просматриваете утром за чашкой кофе, уже никогда не будет казаться пугающим и невыполнимым.

 

[1] Дэвид Аллен – американский эксперт в области личной продуктивности, бизнес-тренер, консультант. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях.

[2] См.: Вершинина Е.А. Почему вместо бумаги я использую MS OneNote, MS OneDrive и iCloud и счастлива от этого // Секретарь-референт. 2018. № 1. С. 15–21.

Е.А. Вершинина

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2018/metodika_GTD/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.