+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Тайм-драйв: как успевать жить и работать

Тайм-драйв – Глеб Архангельский

Тайм-драйв: как успевать жить и работать

Книга Тайм-драив Глеба Архангельского отвечает на главный вопрос современного человека: как все успеть? Она дает пошаговую методику организации времени и жизни в целом.

Приводится масса практических, проверенных временем и богатым опытом автора, советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов, эффективному чтению и хранению информации.

Глеб Архангельский — Об авторе

Глеб Архангельский — эксперт в области тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Создатель Тайм-менеджерского сообщества, главный идеолог ТМ-движения. Глеб Архангельский преподает в РЭА им. Плеханова и является Кандидатом экономических наук.

Тайм-драйв — Обзор книги

Книга Тайм драйв раскрывает о построении собственной системы тайм-менеджмента состоящей из десяти шагов.

Шаг 1. Отдых

Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя — отдыхай стоя!

Владимир Маяковский

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» — не менее важно, чем его чисто арифметическое количество

Шаг 2. Мотивация

Получать мотивацию для работы можно множествами способами, в книге тайм-драйв приведены некоторые из них.

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра»

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии.

Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре — Джо Дассен.

Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости». 

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками»

Задачи требующие больше времени и больше наших действий в тайм-менеджменте называются слонами.

Единственный способ «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс.

При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач — завести таблицу регулярных дел.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе — покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели  

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр.

Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» — навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…»).

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг — формулирование личной миссии. Цели — это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.  Миссия — то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Важно отличать «родные» цели от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» — навязанной цели

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса.

Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).2.

Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.

Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

Для того чтобы держать все  задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.1. День: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.2. Неделя: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи — все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно…1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система позволяет с одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц, с другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного — купить чье-то время.

Единственный способ это делать — делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое.

Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.2. Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой — отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания — что-то обязательно удалите от него

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени — инструменты для борьбы с поглотителями.
Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени».

Тему отбросов времени замечательно раскрывает книга Эта странная жизнь Даниила Гранина

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня.

Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.
Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях.

В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

В книге тайм-драйв раскрыты три простых принципа тайм-менеджерского ритма.1. Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов.

Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.2. Еженедельно — внедрение новой техники управления временем.

Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

3. Ежеквартально — «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Первый шаг в стратегии добровольности — покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг — создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.
Третий шаг — двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут — тем лучше.

И в заключение — главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

•Жизнь дана человеку один раз

•Время — это материал, из которого «сделана жизнь»

•Время и поступки человека в нем — необратимы

Шаг 10. ТМ-манифест

Управление временем — термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время — можно.

Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно…1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, — эффективность.2.

Куда идти, как выбирать цели — стратегия.3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности — философия.

Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится — и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Вся суть этой книги это : «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

от автора книги Тайм драйв Глеба Архангельского

Источник: https://BookInsider.ru/tajm-drajv-gleb-arhangelskij/

Обзор книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Тайм-драйв: как успевать жить и работать

Очередной обзор книги по ТМ? Не совсем. Сегодня я обозреваю книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» — настоящий бестселлер в России, книгу, которую я сам прочел около трех раз.

Кстати, сам Глеб позиционирует эту книгу, как популярное чтиво для широкого круга читателей. Есть у него и более узконаправленная литература.

Очень редко удается найти книги по самосовершенствованию, бизнесу, ТМ от русских авторов, которые не были бы простой трактовкой или вообще наглым переписыванием зарубежных авторов. Данная книга — одно из приятных исключений.

Купить книгу на Озоне | Купить аудиокнигу | Читать ее на Lib.Rus.Ec | Скачать аудиокнигу (118 Мб, читает комп)

Краткое изложение

Отдых

Важно не количество вашего труда, а его качество. Уставший измученный человек не способен работать качественно, а потому надо организовать СТРУКТУРУ вашего отдыха. Планируйте свой отдых!

Отдыхать надо с максимальной степенью переключения. Например:

  • если вы программист, то отдыхать надо активно, в движении
  • если вы инструктор по йоге, то хорошим отдыхом может стать компьютерная игрушка

Но не наоборот!

Теперь о лени… Лень — это нормально и возможно, что лень говорит вам о том, что:

  • вам надо передохнуть
  • дело, которым вы хотите заняться не «ваше» и стоит от него отказаться

Если вам лень — отдохните на полную! Отключитесь от работы, расслабьтесь. Не стоит «изображать» работу. Глеб даже вводит позитивный термин «творческая лень». Именно она может родить неожиданные идеи тогда, когда вы этого не ждете.

Сон

Пожалуй, самый лучший отдых для человека любой профессии. Глеб говорит о том, что человек физиологически предрасположен к дневному отдыху и даже приводит такой график:

Не знаю, как вы, друзья, но я этот график подтверждаю на 100%. Взял за правило дремать 15-60 минут после обеда и моя продуктивность только выросла!

Рекомендуется выдерживать строгий график сна — засыпать, скажем, всегда в 22-00.

Еще Глеб рекомендует выполнять перед сном какой-либо ритуал. Один и тот же. И не выполнять его больше никогда, кроме ситуаций, когда вы хотите поспать. Например, стоит мне почитать хайтек-новости на КПК, как я сразу начинаю засыпать. Очень полезная рекомендация!

Мотивация на работу

Есть задачи, которые мы выполняем с удовольствием, но что делать, когда мотивации не хватает?

Глеб дает несколько советов:

  • Используйте психологические «якоря». Начинайте работать под какую-нибудь специальную музыку или под какой-то особенный напиток. Со временем это будет вас подсознательно вводить в рабочий ритм. Только не используйте эти «якоря» в других ситуациях! Например, на отдыхе.
  • Давайте себе мини-вознаграждения за выполненные задачи
  • Крупные задачи делите на мелкие подзадачи
  • Давайте публичные обещания и выполняйте их
  • Если вам лучше всего работается в цейтноте, то создавайте себе искусственную нехватку времени

Глобальные цели

Не бывает, наверное, ТМ-литературы, где автор не указывал бы на необходимость постановки правильных глобальных целей. И это правильно. Не отходит от этой традиции и Глеб Архангельский.

Как определить цели своей жизни:

  • Представьте себе максимально подробно себя через 5-10 лет. Что вы видите? Что бы вы хотели видеть?
  • Сформулируйте свою миссию — то, что вы ДАЕТЕ миру, а не берете у него
  • Составьте свою надгробную надпись. Часто это и будет вашей миссией
  • Четкие цели должны быть поставлены по всех важных сферах: семья, карьера, здоровье и т.д..

Глеб повторяет риторику Стивена Кови (он и ссылается на него) о важности проактивного подхода к жизни, то есть такого, при котором все, что с вами происходит зависит ОТ ВАС.

План на день

У вас обязательно должен быть план на грядущий день. В письменном виде. Пусть сколь угодно гибкий, но план.

Кому-то удобнее планировать день вечером. А кому-то утром. Это не так важно.

Ваш дневной план — это не закон, который нельзя нарушать. Он может меняться по ходу дня в зависимости от обстоятельств. Именно поэтому нам важна гибкость плана.

План должен быть мобильным — вы должны иметь возможность подглядывать в него, где бы вы ни были. Он должен быть удобным и красивым — вам должно доставлять довольствие работать с ним.

Глеб различает 3 типа задач, которые могут появиться в плане:

  • Жестко привязанные к сроку, например, «встреча с партнерами в 9-00»
  • Бюджетируемые задачи, которые не важно, когда начинать, но они занимают строго определенное время, например, «просмотр обучающего видео — 1 час»
  • Гибкие задачи — остальные

Перед вашими глазами должна быть почасовая сетка, а вообще дневной план по Глебу выглядит примерно так:

Ваши задачи по возможности должны быть нацелены на результат. Например:

  • Позвонить Максу — НЕПРАВИЛЬНО
  • Позвонить Максу, попросить переслать отчет — ПРАВИЛЬНО

При планировании не забывайте закладывать запасы времени на дорогу, пробки и т.д..

Перед поездкой соберите всю необходимую информацию на случай особых обстоятельств: адрес, карту проезда, телефоны встречающих и т.д..

Также перед выездом полезно позвонить и еще раз удостовериться, что все договоренности в силе.

Дневной план, Еженедельный, Ежемесячный

У вас должно быть три вкладки: дела на день, на неделю и на месяц. Каждый день мы, как ловкий жонглер, перемещаем задачи из одной вкладки в другую по мере их «дозревания».

Приоритеты задач

У задач бывает разный приоритет. По автору книги это выглядит так:

  1. Направляющие задачи, формирующие повестку дня. Например, «позвонить Ивану и спросить, к какому клиенту ехать». Эти задачи делаются в первую очередь, потому что, они определяют план на весь день.
  2. Безотлагательные задачи. Здесь все понятно.
  3. Остальные задачи с разными приоритетами — выполняются в соответствии с планом на день

Кайросы

Контексты выполняемых задач — must have любой эффективной системы ТМ. Есть они, конечно, и у Глеба Архангельского. Он называет их «кайросы».

Что такое «кайрос»? Это подходящее время.

Например:

  • Задача: Полить цветы. Кайрос: Дом. Вы не можете полить цветы, когда вы едите в маршрутке
  • Задача: Посетить Мавзолей. Кайрос: Поездка в Москву. Вы не сможете посетить Мавзолей, будучи в Омске.

Но кайрос — это не только место, но и самый широкий спектр обстоятельств. Например, вы не выспались и чувствуете себя полностью разбитым. В таком случае у вас может быть кайрос «Не работается», в котором будут сложены всякие мелкие не слишком важные дела, до которых не доходили руки.

Например, вам «не работается», то можно «позвонить Леше, спросить, как у него дела — давно не общались» и т.д..

Важно выработать привычку АВТОМАТИЧЕСКИ просматривать свой план при смене кайроса! Допустим, вы пришли домой — сразу смотрим кайрос «Дом». Или вы сели в машину — смотрим кайрос «Машина».

Одна и так же задача может иметь сразу несколько кайросов. Например, задача «поговорить с Иван Петровичем» может иметь кайросы «В машине» и «Иван Петрович».

Экономим наше время

Планирование — это хорошо, но что делать с потерями времени, вещами, которые постоянно отвлекают нас от нашего плана? Советы:

  • Научитесь говорить «Нет». В России это воспринимается сложнее, чем на Западе, а потому надо научиться говорить «нет» строго, но дипломатично. Глеб дает несколько советов, как это сделать.
  • Сидите на низкоинформационной «диете» — не стоит получать информацию, которая вас никак не касается и на что вы повлиять никак не можете, например, на революцию в Египте.
  • Покупайте время — нанимайте людей, чтобы они выполняли вашу работу. Иными словами — делегируйте!
  • Используйте электронную почту вместо телефонных звонков
  • Уберите напоминание о новых письмах
  • Автоматизируйте сортировку писем
  • Начните вести хронометраж всего, чем вы занимаетесь за день. Вы сразу увидите всех «поглотителей» времени. Начинайте борьбу за уменьшение этих показателей
  • Много времени проводите в машине? Подготовьтесь к этому заранее. Вы можете слушать аудиокниги, совершать звонки через гарнитуру, совершать  мозговые штурмы и т.д..

Хранение и обработка информации

Глеб дает большое количество рекомендаций по работе с информацией. Многие из которые я услышал впервые.

Как организовать всю поступающую информацию: документы, визитки, чертежи?

Создайте организованный хаос:

  1. Пихайте все в одну папку
  2. Скоро вам станет некомфортно — ни черта же не найти!
  3. Создайте 1-2 подпапки по самым частым и нужным материалам
  4. Вам полегчает немного
  5. Но скоро созреет необходимость в новых подпапках
  6. Это и есть метод организованного хаоса

То есть вы создаете структуру хранения инфы не ДО, а  В ПРОЦЕССЕ.

Еще один важный совет: не забывайте делать регулярные резервные копии важной информации: контакты, документы, пароли!

Организация рабочего стола

Глеб очень глубоко затрагивает эту тему. Он говорит о зонах внимания человека и о том, что все на вашем столе должно отвечать этой концепции. Лучше слов скажут картинки:

Эффективное чтение

Вопреки обычаю подобной литературы, Глеб отрицательно отзывается о скорочтении. Он за неспешное, но качественное чтение. Также он предлагает читателям выписывать, в процессе чтения, понравившиеся мысли, строки, цитаты. И держать это в своей системе хранения информации.

Также он говорит о том, что читать все подряд — неэффективно, лучше невзначай спрашивать у людей, которые являются для вас серьезными авторитетами, о том, какие книги их любимые. И потом просто добавлять их в свой список для прочтения.

Кстати, у Глеба есть свой список книг, которые он планирует прочитать. Книги в этом списке расположены в порядке приоритета.

Совещания

Так уж повелось, что совещания — один из главных «пожирателей» времени современного россиянина. Совещания затягиваются, они превращаются в, по сути, обычные посиделки. Чтобы это изменить, Глеб предлагает вам проделать следующее:

  • У каждого совещания должен быть свой ведущий, которые бы координировал повестку
  • Должен быть также секретарь совещания, записывающий принятые решения и ведущий хронометраж
  • Заранее определите список вопросов и материалов совещания и перед встречей разошлите его всем участникам
  • Попросите участников прислать решения рассматриваемых вопросов заранее
  • После совещания разошлите всем участникам копии принятых решений

ТМ-бацилла

Сложно быть эффективным, если вокруг все наоборот. Как заразить окружающих теми же идеалами:

  • Влияем на шефа: покажите ему, что ваш ТМ приносит ЕМУ деньги. Это его впечатлит и он будет идти вашим новым начинаниями на встречу
  • Влияем на подчиненных: подавайте им пример, уважайте их время

Семья

Несколько советов от Глеба о том, как наладить семейную жизнь:

  • Не бойтесь проговаривать или даже прописывать основные договоренности
  • Давайте друг другу время побыть в одиночестве
  • Начинайте прививать проактивность своим детей с самого раннего возраста
  • И ТМ (для совсем маленьких это можно организовать в форме игры)
  • Давайте пример!

Мои мысли

Мне понравилось, как Глеб рассказывает о тайм-менеджменте не просто в контексте личных достижений, но и в более широком смысле. Он говорит об эффективности и упущенных возможностях страны, вообще человечества.

Далеко не в каждой книге по ТМ вы увидите столько рекомендаций ценить не только свое, но и ЧУЖОЕ время. Это, к сожалению, совсем не принято в нашей стране.

Резюме

 9/10 (Мой рейтинг книг здесь)

Читать: да. Хорошая живая качественная литература от отечественного автора.

Источник: http://n-man.ru/time-drive/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.